4月19日，合思品牌升級暨春季產(chǎn)品發(fā)布會召開，在易快報進入市場8年后，正式升級為合思，開啟財務(wù)收支管理領(lǐng)域的全新戰(zhàn)略布局。作為自2014年成立以來的最大品牌煥新舉措，這場發(fā)布會不僅見證了合思品牌戰(zhàn)略的全新里程碑，更以全新產(chǎn)品矩陣和多元服務(wù)體系服務(wù)未來財務(wù)人，也幫助企業(yè)在AI時代更好的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。會上，合思標桿客戶代表，中交水運規(guī)劃設(shè)計院有限公司（以下簡稱“水規(guī)院”）財務(wù)資金部副總經(jīng)理雷云發(fā)表演講《加速推進會計檔案無紙化》。
紙電混合階段，電子會計檔案落地難，企業(yè)整理存檔及時性、規(guī)范性與利用性等方面面臨困難。在雷云看來，“應(yīng)用合思檔案后，通過數(shù)據(jù)連查穿透等功能，讓檔案利用的耗時大大減少。更加值得一提的是，合思檔案落地了單套制，切實減少了打印存儲的成本，在剛剛結(jié)束的審計工作檢查中，公司審計人員通過電子會計檔案系統(tǒng)，批量導出電子發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，便于審計分析工作。”
以下為演講實錄（有精簡）
水規(guī)院成立于1951年，注冊資本8.18億元，是新中國設(shè)立的第一家水運勘察、規(guī)劃與設(shè)計機構(gòu)，是交通行業(yè)內(nèi)唯一由國家發(fā)改委、交通運輸部同時認定的代部項目審查機構(gòu)，是國家科技部、中國科學院、中關(guān)村科技園管委會共同認定的中關(guān)村科技園區(qū)百家創(chuàng)新型試點企業(yè)，培育出信息中心、中交鐵道院等品牌。
2021至2022年，水規(guī)院獲得技術(shù)成果獎103項，包括國際級獎2項，詹天佑獎2項。擁有員工900多人，其中國家級勘察設(shè)計大師2名，享受政府特殊津貼專家2名。
在2021年，中交集團展開了堅持“統(tǒng)一規(guī)劃、分步實施、重點突破”的指導原則和統(tǒng)建的整體思路，按照“一個大體系、一個大平臺（一朵云）一個大資金池、一張表，一本賬”，搭建一個開放的財務(wù)云生態(tài)平臺，促進業(yè)財一體化，我們的財務(wù)工作也在加快財務(wù)數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，持續(xù)提升財務(wù)管理信息化水平，加快數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)，構(gòu)建智慧智能的財務(wù)信息化體系。
但是，在電子會計檔案這個細分領(lǐng)域，我們也遇到了諸多的挑戰(zhàn)。雙套制的電子會計檔案管理,不僅使得一部分的電子數(shù)據(jù)散落在各處，增加了管理成本和調(diào)閱難度，實物管一套、電子管一套的雙套制方式，工作量比傳統(tǒng)方式更高、流程也更復雜。
挑戰(zhàn)一
2020年,《 財政部、國家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中明確提到，單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。同時，《會計檔案管理辦法》中也明確要求，“電子會計檔案移交時應(yīng)當將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交。”這也就意味著，會計憑證原文件為電子形式的，無論如何都需要保存。
挑戰(zhàn)二
隨著電子會計憑證愈發(fā)普及，公司已到了必須考慮“如何管理電子會計憑證”的問題，迫切需要從傳統(tǒng)會計檔案管理中脫離開來。因此，在紙質(zhì)和電子原文件混合階段，電子會計檔案系統(tǒng)已經(jīng)成為了重要的選擇之一。
挑戰(zhàn)三
電子紙質(zhì)檔案匹配，及時性也受到挑戰(zhàn)。財務(wù)共享中心模式下，水規(guī)院負責提單、歸檔，共享中心負責審單、支付、制證；在跨月付款，跨月制證等異步作業(yè)的場景下，水規(guī)院需要等待共享中心記賬憑證完成后，匹配紙質(zhì)原始單據(jù)才能裝訂；歸檔時匹配原始單據(jù)耗用大量人工，且時效難以保證。
挑戰(zhàn)四
會計檔案利用難，數(shù)字化成果無法發(fā)揮。雖然已經(jīng)在ERP系統(tǒng)中存在了大量電子會計憑證，但是在導出、借閱、移交、查詢、銷毀等方面，無法滿足線上應(yīng)用的需求，電子會計檔案也很難進行穿透聯(lián)查和支持跨組織使用。
針對這些挑戰(zhàn)，我們使用了合思檔案，啟動了水規(guī)院電子會計檔案項目建設(shè)。
在項目的初始，我們就制定了五個目標：
一是，安全合規(guī)存儲，滿足國家財會六號文要求；
二是，以單套制推進會計檔案無紙化進程。在財務(wù)檔案電子化的落地過程中，占據(jù)財務(wù)工作量最大的是記賬憑證，建立單套制后記賬憑證不再打印，實現(xiàn)單據(jù)混序裝和銀行回單分類保管；
三是，實現(xiàn)會計檔案的本地化和數(shù)字化。不僅助力水規(guī)院實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)本地備份，并將財務(wù)檔案進行數(shù)字化，為進一步挖掘數(shù)據(jù)價值做好準備；
四是，廣泛連接現(xiàn)有業(yè)財系統(tǒng)。對接財務(wù)云，抓取財務(wù)云中的電子發(fā)票影像、原始單據(jù)影像、銀行回單等影像；
五是，高效應(yīng)用全面合規(guī)。充分發(fā)揮電子會計檔案智能性、連接性、共享性、高效性、便捷性的特點，實現(xiàn)全業(yè)務(wù)鏈條可展示、可追溯、可查詢、可共享。
為了達成這個目標，我們周密計劃、統(tǒng)籌兼顧，展開了各項具體工作。2022年11月項目簽約后；通過1個多月的系統(tǒng)建設(shè)和上線；2023年2月，我們確認了線上全套完整的單套制的執(zhí)行方案，在2023年3月，對總部8個月的歷史檔案，通過混序歸檔、掃描裝盒完成了上架。通過總共4個月的項目時間，給單套制實踐畫上了一個完整的句號。
我首先解釋一下什么叫單套制，單套制就是對“線上”和“線下”檔案制定了不同的策略。
對于“線上”，要求全套歸檔。應(yīng)收盡收所有的電子會計檔案和紙質(zhì)檔案擬態(tài)化影像，通過自動批量處理，實現(xiàn)電子會計檔案的歸集，和核心檔案內(nèi)容的數(shù)字化結(jié)構(gòu)化；
對于“線下”，實行必要少量歸檔。在實踐中，我們采用了穩(wěn)健的執(zhí)行策略。在系統(tǒng)上線初期，先減少一部分電子會計檔案原文件的打印，后續(xù)，再慢慢過渡到“符合國家法律法規(guī)所要求條件的電子會計檔案”均不打印。
我們可以看到，對于來自于財務(wù)總賬、司庫模塊、網(wǎng)報模塊、債權(quán)債務(wù)模塊、資產(chǎn)模塊、HR系統(tǒng)中單據(jù)信息，我們可以通過系統(tǒng)集成，將其對接到電子會計檔案系統(tǒng)中，實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化結(jié)構(gòu)化，形成電子會計檔案的全套存儲。在“線上完整”的基礎(chǔ)上，支持如智能檢索、在線借閱、統(tǒng)計分析、遷移、銷毀等檔案管理的必要功能。
對于線下必須保存的紙質(zhì)原始憑證原件和少量的其他紙質(zhì)會計資料，我們依托技術(shù)手段，通過到單確認、掃碼匹配、裝盒上架的方式，實現(xiàn)紙質(zhì)會計檔案和線上擬態(tài)化影像檔案的匹配。這樣，就保證了混序組裝的紙質(zhì)會計檔案，也可以定位到其對應(yīng)的實物存檔位置，最終實現(xiàn)線下文檔輔助備查的目的。
通過建立電子文件的“單套制”，記賬憑證不打印，電子文件、紙質(zhì)文件全部實行電子歸檔，僅保留紙質(zhì)原文件及具有永久保存價值的電子會計檔案紙質(zhì)打印件作為備查。在現(xiàn)有單套制之下，公司保留了完整的電子文件運行方式和電子文件存儲狀態(tài)，用于未來整個企業(yè)檔案的使用、配合外部審計稽查等相關(guān)工作。
合思檔案落地后，在滿足“財會6號文”涵蓋的電子原文件合規(guī)性管理的基礎(chǔ)上，檔案組裝的耗時比上線前大大提升；電子會計檔案采用標準的合規(guī)性檢測方式，判斷檔案在“采制存用”各階段的合規(guī)性，也因為對于電子會計檔案實現(xiàn)了數(shù)字化結(jié)構(gòu)化存儲，不僅實現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，也通過數(shù)據(jù)連查穿透的功能，讓檔案利用的耗時大大減少。
更加值得一提的是，單套制有效支撐了無紙化政策的落地，切實減少了打印存儲的成本，系統(tǒng)上線后檔案整理耗時、存儲空間和耗材的成本均有顯著減少；另外，在剛剛結(jié)束的審計工作檢查中，公司審計人員通過電子會計檔案系統(tǒng)，批量導出電子發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，支持其進行審計分析工作，審計人員對電子會計檔案系統(tǒng)所帶來的便利性和安全性給予了肯定。
我們也相信水規(guī)院在電子會計檔案上的成功實踐，也僅僅是一個開始，后續(xù)將會有更多更好的方案來簡化財務(wù)人員的負擔，期待合思為我們帶來更多驚喜。
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