根據(jù)Frost&Sullivan數(shù)據(jù)，2022年中國休閑零食行業(yè)總體零售額約為1.56萬億元，其中線下零售額達(dá)1.3萬億元，占比83%。作為快消品市場中的活躍行業(yè)，零食的銷售模式正在發(fā)生快速更迭，販量連鎖店一路“狂飆”。
作為一家十分年輕且擁有超2000家門店的零食連鎖企業(yè)、合思中西南大區(qū)的標(biāo)桿客戶，湖南零食很忙商業(yè)連鎖有限公司（以下簡稱“零食很忙”）一路創(chuàng)新，以超越傳統(tǒng)的姿態(tài)，開辟全新零食銷售模式，僅4年多時(shí)間成長為湖南本土零食連鎖行業(yè)前列品牌，一年接待消費(fèi)者超180,000,000人次。
作為一家專注線下的零食連鎖經(jīng)營企業(yè)，零食很忙的直營店、加盟門店主要分布在湖南、湖北、江西、廣西等地，總部則采用“線上遠(yuǎn)程+線下指導(dǎo)”的督導(dǎo)管理模式，對所有加盟店提供連鎖經(jīng)營管理支持，包括選址開店、統(tǒng)一培訓(xùn)、開業(yè)指導(dǎo)、門店運(yùn)營培訓(xùn)等?；谶@一管理模式，零食很忙的差旅需求十分旺盛，但由于差旅報(bào)銷流程繁瑣、差旅管控手段落后、多系統(tǒng)數(shù)據(jù)孤島等因素，財(cái)務(wù)部門積極探索財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型予以應(yīng)對。
近2000家門店需要巡店、督導(dǎo)，這導(dǎo)致零食很忙的差旅需求十分旺盛，然而員工差旅申請與事后報(bào)銷不在同一系統(tǒng)，缺乏關(guān)聯(lián)關(guān)系。時(shí)常出現(xiàn)同一行程分兩次報(bào)銷、出差申請和報(bào)銷行程不完全一致等情況；資金支付速度要求高、財(cái)務(wù)科目多，導(dǎo)致財(cái)務(wù)“復(fù)核+做賬”作業(yè)壓力大。
各門店的報(bào)銷統(tǒng)一由總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)。經(jīng)出納支付后，門店業(yè)務(wù)員常因繁忙，不能及時(shí)回復(fù)消息，導(dǎo)致發(fā)票回收慢；在發(fā)票稽核環(huán)節(jié)，大量發(fā)票由財(cái)務(wù)統(tǒng)一登錄發(fā)票校驗(yàn)平臺逐張驗(yàn)真，工作量大。同時(shí)，系統(tǒng)無法解決電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷問題。
私車公用的場景下，系統(tǒng)無法根據(jù)道路交通情況智能變更路線；由于補(bǔ)貼規(guī)則單一，無法滿足不同業(yè)務(wù)部門的不同需求，如拓展組的巡店職責(zé)是從起點(diǎn)到終點(diǎn)圍繞店鋪周圍開車轉(zhuǎn)圈，系統(tǒng)無法記錄識別。難以規(guī)避私車公用辦私事、虛報(bào)公里數(shù)等問題。
業(yè)務(wù)高速發(fā)展，企業(yè)雖然引入較多信息化系統(tǒng)，如企微、北森、用友NCC等，但是各個(gè)系統(tǒng)有自己的數(shù)據(jù)體系，由于系統(tǒng)間數(shù)據(jù)缺乏聯(lián)動(dòng)，形成了多個(gè)獨(dú)立的“數(shù)據(jù)孤島”，給后續(xù)的數(shù)據(jù)分析、財(cái)務(wù)做賬帶來巨大挑戰(zhàn)。
在財(cái)務(wù)數(shù)字化的背景下，零食很忙亟須建立起一套規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、透明化，涵蓋“預(yù)算管理、費(fèi)用報(bào)銷、連接消費(fèi)、臺賬報(bào)表管理、憑證對接”等功能的商旅費(fèi)控系統(tǒng)，通過科學(xué)合理的管控手段降低企業(yè)差旅成本。
同時(shí)，作為一家高成長的創(chuàng)業(yè)企業(yè)，零食很忙積極擁抱SaaS模式，在門店管理、供應(yīng)鏈管理、財(cái)務(wù)管理、經(jīng)營管理等多個(gè)數(shù)字化建設(shè)方面堅(jiān)持“全云化”。基于彈性敏捷、廣泛連接、高安全性、高性價(jià)比的優(yōu)勢，零食很忙選擇與國內(nèi)領(lǐng)先的全鏈路L4級無需報(bào)銷解決方案提供商——合思，合作共建了敏捷的數(shù)字化差旅報(bào)銷平臺，實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)系統(tǒng)互聯(lián)互通、差旅報(bào)銷流程重塑，讓費(fèi)用管理更精細(xì)、發(fā)票處理更高效、數(shù)據(jù)利用更充分，充分解放員工、財(cái)務(wù)，更好地讓數(shù)據(jù)服務(wù)于企業(yè)決策。
移動(dòng)端申請，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)前置、差標(biāo)自動(dòng)校驗(yàn)；支持添加同行人，超標(biāo)有提示，申請即合規(guī)；報(bào)銷必須關(guān)聯(lián)申請，OCR智能識別拍照導(dǎo)入發(fā)票，自動(dòng)驗(yàn)真查重；差標(biāo)控制精細(xì)且靈活，如飛機(jī)控制艙型、火車票控制座席，住宿可按照地區(qū)、職級、金額等因素進(jìn)行控制；差旅出行可在合思商城訂購，月底統(tǒng)一核算，同時(shí)，合思商城支持多賬戶模式的不同法人實(shí)體獨(dú)立核算，大大提高財(cái)務(wù)人員做賬效率。
建立車輛臺賬，實(shí)現(xiàn)私車、租車、公車公用費(fèi)用報(bào)銷精細(xì)化管理。員工提交報(bào)銷時(shí)，可直接關(guān)聯(lián)該輛汽車，查看車輛報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，車輛油耗等信息；行程中支持靈活打卡；行程結(jié)束后，補(bǔ)貼金額自動(dòng)計(jì)算，并自動(dòng)添加數(shù)據(jù)至車輛臺賬，管理層財(cái)務(wù)多端可查，數(shù)據(jù)可追溯。
發(fā)票回收統(tǒng)一使用總部提供的帶編碼的發(fā)票袋，提交報(bào)銷單時(shí)店長填寫發(fā)票袋編碼，發(fā)票自動(dòng)與單據(jù)關(guān)聯(lián)；財(cái)務(wù)收到發(fā)票后通過掃描儀識別發(fā)票袋二維碼，自動(dòng)識別單據(jù)，發(fā)票復(fù)核狀態(tài)一目了然。
企業(yè)存在部分地稅發(fā)票，合思通過RPA機(jī)器人連接湖南地稅查驗(yàn)平臺，財(cái)務(wù)無需離開系統(tǒng)二次操作即可完成地稅發(fā)票的查驗(yàn)工作，結(jié)果回寫單據(jù)。此外，合思提供多種多樣的發(fā)票校驗(yàn)規(guī)則，如發(fā)票敏感字識別，保障企業(yè)發(fā)票安全；異地單據(jù)寄收管理，單據(jù)審核至寄送節(jié)點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)向門店發(fā)起待寄送提醒，業(yè)務(wù)員將快遞單號填寫至系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)收到快遞掃描單號，即可實(shí)現(xiàn)發(fā)票與單據(jù)的自動(dòng)匹配，高效完成異地單據(jù)的收單確認(rèn)。
廣泛連接企微，員工可通過企業(yè)微信單點(diǎn)登錄合思，不改變使用習(xí)慣，消息待辦也可通過企微進(jìn)行處理；廣泛連接北森，組織架構(gòu)信息及消息提醒同步合思，出差申請單自動(dòng)同步至北森考勤，人員入離職HR僅需維護(hù)1次信息；廣泛連接NCC，獲取供應(yīng)商、客戶、收款信息等。出納付款通過銀企直連在合思內(nèi)完成，付款狀態(tài)回寫NCC系統(tǒng)并自動(dòng)生成憑證。
在合思數(shù)字化解決方案加持下，零食很忙總部僅靠7人就完成了全國2000家門店的核算工作，建立財(cái)務(wù)共享中心，公司相關(guān)負(fù)責(zé)人表示：“在《十四·五規(guī)劃與2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》與建設(shè)數(shù)字中國等宏觀政策指引下，零食很忙將與合思持續(xù)合作，以全鏈路L4級無需報(bào)銷解決方案為核心，將企業(yè)消費(fèi)場景和費(fèi)控場景深度融合，實(shí)現(xiàn)聚合消費(fèi)、費(fèi)用報(bào)銷、導(dǎo)入驗(yàn)票、智能審批、自動(dòng)支付、財(cái)務(wù)記賬、數(shù)據(jù)歸檔的全鏈路數(shù)字化閉環(huán)，幫助企業(yè)的費(fèi)用管控真正實(shí)現(xiàn)由‘事后’控制向‘事前’、‘事中’控制轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)更高效率的財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)。”
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