通過合思費控，員工報銷周期由年度結(jié)算變?yōu)榱嗽露冉Y(jié)算，財務(wù)工作量降低的同時，所產(chǎn)出的月報數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。
報銷效率提升
年度報銷轉(zhuǎn)
財務(wù)補貼核算效率提升
“財務(wù)部門是任何一家企業(yè)最重要的數(shù)據(jù)中心，也擔(dān)當(dāng)著為企業(yè)管理提供決策分析的重?fù)?dān)。隨著經(jīng)營管理對數(shù)據(jù)的依賴性越來越強，如何快速實現(xiàn)財務(wù)信息化已迫在眉睫?！?/p>
——江西中機財務(wù)部經(jīng)理李國華
江西奈爾斯-西蒙斯-赫根賽特中機有限公司（以下內(nèi)容簡稱：江西中機），是由江西中機科技產(chǎn)業(yè)有限公司與德國奈爾斯-西蒙斯-赫根賽特股份有限公司于2006年成立的中德合資企業(yè)，也是國家級高新技術(shù)企業(yè)。業(yè)務(wù)覆蓋了國內(nèi)地鐵、鐵路等多個領(lǐng)域。作為高端制造業(yè)的翹楚，同時也是全球軌道交通輪軸設(shè)備一流供應(yīng)商，江西中機始終堅持以創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，建設(shè)鐵路強國。利用創(chuàng)新的思維與富有創(chuàng)造力的行動，解決當(dāng)前快發(fā)展的軌道交通行業(yè)車輛輪在運行過程中出現(xiàn)的各種問題。
業(yè)務(wù)人員高頻次出差高額墊資，采用傳統(tǒng)線下報銷模式，手工填單并貼票，郵寄單據(jù)至本部報銷，紙質(zhì)單據(jù)流程常出現(xiàn)遺失等問題。財務(wù)需要手工處理報銷，人工計算餐補、住宿補等補貼，而后再手工導(dǎo)入Excel中。
費用標(biāo)準(zhǔn)控制，可實現(xiàn)單筆或累計控制。員工提報自動校驗，無需二次核查；針對一二三線不同城市消費水準(zhǔn)，有針對性地設(shè)定費控標(biāo)準(zhǔn)。消費超額時自動提示。
了解 無需報銷 > 免費試用>江西中機對審批管理“顆粒度”要求極高，需要落實到對每個項目直屬主管，項目推進(jìn)過程中存在新增、加簽等情況，整個審批流程設(shè)置復(fù)雜且繁瑣。
審批矩陣，實現(xiàn)移動化智能審批。支持員工、費用類型、部門、自定義檔案四個維度去配置審批條件；報銷申請可直接關(guān)聯(lián)到項目負(fù)責(zé)人，自動加簽識別審批人，滿足了報銷審批的精細(xì)管理。
了解 合思費控 > 免費試用>高端制造業(yè)是國家綜合實力的體現(xiàn)之一，在全球競爭環(huán)境日益嚴(yán)峻的當(dāng)下，高端制造業(yè)更成為了國家前行發(fā)展的基石。今天我們介紹的主角，江西奈爾斯西蒙斯赫根賽特中機有限公司，就是高端制造業(yè)中的佼佼者。
在江西中機看來，自從蒸汽機發(fā)明以來，技術(shù)就一直在取代人力勞動，科技讓改變成為常態(tài)化。創(chuàng)新源于放下過去，并以一種非常真實的方式展望未來，創(chuàng)新永遠(yuǎn)在路上。而在企業(yè)創(chuàng)新的道路中，財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以及財務(wù)費控系統(tǒng)建設(shè)起到了舉足輕重的作用。
對此，江西中機財務(wù)部經(jīng)理李國華表示，財務(wù)部門是任何一家企業(yè)最重要的數(shù)據(jù)中心，也擔(dān)當(dāng)著為企業(yè)管理提供決策分析的重?fù)?dān)。隨著經(jīng)營管理對數(shù)據(jù)的依賴性越來越強，如何快速實現(xiàn)財務(wù)信息化已迫在眉睫。
在實現(xiàn)財務(wù)信息化轉(zhuǎn)型中，關(guān)鍵點在于“人”的思想意識。上至企業(yè)管理層，下至每一名基層員工，都要對財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型抱有信心。江西中機不論是管理層還是每一名財務(wù)人，甚至是業(yè)務(wù)人員，都在積極擁抱財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。 李國華表示，江西中機管理層非常重視信息化建設(shè)，先后在完善網(wǎng)絡(luò)布局、引入信息化系統(tǒng)、培養(yǎng)信息化人才方面投入了大量人力財力。這其中，最為關(guān)鍵的一點是在2020年底時，引入了合思的財務(wù)費控系統(tǒng)。
引入費控系統(tǒng)不僅是要完成財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，助推企業(yè)良性健康發(fā)展，更是要解決眼下的難題。李國華表示，江西中機在全國各地都有服務(wù)站點，業(yè)務(wù)人員出差頻次較高，差旅費報銷頻繁，且報銷金額較高。
在過去，江西中機采取的是線下報銷模式。業(yè)務(wù)人員需要手工填寫報銷單并貼票，隨后單據(jù)傳遞到南昌本部報銷，紙質(zhì)單據(jù)在流轉(zhuǎn)中也容易出現(xiàn)遺失等問題。財務(wù)需要手工計算差旅報銷金額，以及各類餐補、住宿補貼、節(jié)假日補貼等金額。隨后，再一筆一筆計算并導(dǎo)入到Excel模板中。整個過程不僅員工報銷周期慢、財務(wù)工作量大、容易出錯，且業(yè)財之間溝通成本較高。李國華坦言，過去企業(yè)一年內(nèi)所有報銷都是在12月份集中處理，而此時財務(wù)不僅需要處理日常事務(wù)，還需要集中處理年內(nèi)積壓的報銷問題，財務(wù)人員需要連續(xù)數(shù)周加班，甚至是借調(diào)人員參與幫忙。
因此，江西中機亟需一款費控管理系統(tǒng)，實現(xiàn)報銷及付款從填寫-申請-報銷-入賬-歸檔的線上化流轉(zhuǎn)，全面優(yōu)化企業(yè)費控工作效率。
目前江西中機的財務(wù)費控系統(tǒng)已經(jīng)形成“戰(zhàn)斗力”，但回顧整個合作過程卻是充滿了挑戰(zhàn)。 李國華表示，行業(yè)報銷費控產(chǎn)品發(fā)展參差不齊，江西中機最早接觸的一家費控產(chǎn)品，就因為功能無法滿足需求而最終“擱置”。后來發(fā)現(xiàn)了合思，并且了解了“無需報銷”解決方案，非常符合當(dāng)下企業(yè)費控管理訴求。在深入了解后還發(fā)現(xiàn)，合思在江西當(dāng)?shù)匾延卸嗉页晒?yīng)用案例，進(jìn)而決定開展合作。
李國華表示，江西中機報銷審批流程不同于其他企業(yè)僅需要部門內(nèi)審批。江西中機對審批管理“顆粒度”要求極高，需要落實到對每個項目了如指掌的直屬主管，整個審批流程設(shè)置復(fù)雜且繁瑣。
針對這個問題，交付團(tuán)隊利用高度靈活的“審批流”功能，實現(xiàn)所有報銷申請可直接關(guān)聯(lián)到項目負(fù)責(zé)人，滿足了報銷審批的精細(xì)管理。李國華說，交付團(tuán)隊成員劉澤鈺利用周末時間，將所有審批流程錄入系統(tǒng)中，并進(jìn)行多次調(diào)整，最終確保了項目的順利快速交付。
隨著2021年1月，項目的順利正式運營。江西中機的報銷不用再堆積到年底集中處理，日常工作中一名財務(wù)即可輕松應(yīng)對。而且大部分報銷申請次月就能處理完成。員工報銷周期由年度結(jié)算變?yōu)榱嗽露冉Y(jié)算，財務(wù)工作量降低的同時，所產(chǎn)出的月報數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確 。
合思系統(tǒng)中的費用類型可一一對照到現(xiàn)有財務(wù)ERP系統(tǒng)會計科目中，通過設(shè)置好進(jìn)項稅，所形成的的報銷數(shù)據(jù)相比此前手工入賬數(shù)據(jù)也更加精準(zhǔn)，降低了返工修改的概率。
此外，報銷過程中每筆報銷單據(jù)都會形成唯一編碼，紙質(zhì)發(fā)票在傳遞過程中自動嵌入報銷電子審批流中，業(yè)務(wù)人員通過手機即可輕松查看并跟蹤自己報銷狀態(tài)與審批環(huán)節(jié)，再也不用擔(dān)心錯報、漏報等情況。
值得一提的是，目前江西中機的差旅標(biāo)準(zhǔn)管控已越發(fā)精細(xì)化。李國華表示，合思交付團(tuán)隊根據(jù)我們的需求，針對一線、二線、三線不同城市消費水準(zhǔn)，有針對性地設(shè)定了相應(yīng)的費控標(biāo)準(zhǔn)。消費超額時自動提示，更好的滿足了降本增效訴求。
在系統(tǒng)上，所有差旅費、辦公費各項費用的發(fā)生可自動快速生成分析報表，公司管理層對每月費用波動一目了然，在決策之前有了更好的數(shù)據(jù)依據(jù)。
正如發(fā)展需要健康有序的市場環(huán)境一樣，企業(yè)的財務(wù)數(shù)字化建設(shè)，更需要政策導(dǎo)向支持。李國華展望，未來隨著國家進(jìn)一步推廣支持，電子專票、電子會計檔案普及率將會越來越高。江西中機也將與合思深入合作，利用“無需報銷”解決方案，優(yōu)化財務(wù)服務(wù)職能，更好的滿足降本增效，幫助企業(yè)全面完成財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
