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北京數(shù)字綠土科技股份有限公司，2012年9月成立，是一家由海歸專(zhuān)家團(tuán)隊(duì)創(chuàng)辦的高新技術(shù)企業(yè)，目前已在美國(guó)、武漢、深圳、廣州、廣西、成都等地設(shè)立分公司。作為地理信息行業(yè)的專(zhuān)精特新小巨人企業(yè)，數(shù)字綠土的業(yè)務(wù)范圍覆蓋全國(guó)。業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中，工作人員需要前往各地出差，如在湖南省十八洞村三維復(fù)刻地理地形建筑，在新疆某地進(jìn)行數(shù)字城市規(guī)劃建設(shè)，在內(nèi)蒙古某地的公路無(wú)人化巡檢平臺(tái)運(yùn)維配置等。多地且長(zhǎng)期的出差任務(wù)背后，帶來(lái)的報(bào)銷(xiāo)壓力也不容小覷。

01.報(bào)銷(xiāo)無(wú)管控，流程低效運(yùn)轉(zhuǎn)

企業(yè)工程師經(jīng)常奔波于國(guó)內(nèi)各地出差，長(zhǎng)期出差導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)報(bào)銷(xiāo)，報(bào)銷(xiāo)周期往往滯后于消費(fèi)發(fā)生日期幾個(gè)月。報(bào)銷(xiāo)周期較長(zhǎng)，個(gè)人墊資金額高，影響資金周轉(zhuǎn)，體驗(yàn)感不好。

對(duì)財(cái)務(wù)來(lái)說(shuō)，由于員工在外出差報(bào)銷(xiāo)不及時(shí)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)月結(jié)需手工預(yù)提費(fèi)用，增加工作量。數(shù)字綠土信息化系統(tǒng)較多，業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)不互通，財(cái)務(wù)輾轉(zhuǎn)多個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。

對(duì)管理層來(lái)說(shuō)，企業(yè)費(fèi)用申請(qǐng)通過(guò)釘釘完成，缺乏事前消費(fèi)的精準(zhǔn)預(yù)算管控，經(jīng)常出現(xiàn)超標(biāo)情況。報(bào)表則需財(cái)務(wù)月底手工加工產(chǎn)出，時(shí)效性滯后，分析深度不足。更重要的是，企業(yè)按照項(xiàng)目及合同維度核算費(fèi)用，目前仍通過(guò)excel手工歸集處理，內(nèi)控弱，風(fēng)險(xiǎn)高。

02.多系統(tǒng)并行，數(shù)據(jù)不同源難歸集

企業(yè)內(nèi)部多套數(shù)據(jù)，多個(gè)系統(tǒng)同步運(yùn)行。釘釘用于日常費(fèi)用申請(qǐng)、考勤等，而銷(xiāo)售項(xiàng)目相關(guān)數(shù)據(jù)如項(xiàng)目、訂單、合同等則儲(chǔ)存在紛享銷(xiāo)客CRM中。供應(yīng)鏈及總賬數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在U9中，出納支付需要登錄CBS進(jìn)行付款。一筆單據(jù)要在多個(gè)系統(tǒng)提交，查詢(xún)數(shù)據(jù)也需要多平臺(tái)反復(fù)登錄查找，數(shù)據(jù)不同源導(dǎo)致分析需要財(cái)務(wù)手動(dòng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)線(xiàn)下處理，效率低下。

03.采購(gòu)業(yè)務(wù)多依靠人工判斷，支出難歸集

企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目運(yùn)行繁亂，采購(gòu)申請(qǐng)規(guī)則不統(tǒng)一，缺乏標(biāo)準(zhǔn)表單及流程，采購(gòu)需求合理性難判斷。供應(yīng)商準(zhǔn)入無(wú)規(guī)則，均為人工判斷，在缺乏采購(gòu)知識(shí)和明確標(biāo)準(zhǔn)的前提下，供應(yīng)商優(yōu)劣難辨。采購(gòu)合同無(wú)付款提醒，付款&開(kāi)票進(jìn)度無(wú)法及時(shí)了解，難以統(tǒng)籌安排公司資金。

基于以上痛點(diǎn)，合思深入分析企業(yè)情況，定制適合數(shù)字綠土的費(fèi)控解決方案。實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)一體化，流程管理標(biāo)準(zhǔn)化，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)化、規(guī)范化管理，從而提升各類(lèi)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管控水平。

亮點(diǎn)一：無(wú)需報(bào)銷(xiāo)助力差旅出行，員工免墊資，財(cái)務(wù)統(tǒng)一核算

員工：移動(dòng)端提交差旅申請(qǐng)，申請(qǐng)單自動(dòng)校驗(yàn)申請(qǐng)人差標(biāo)，行程是否重疊等，行程規(guī)劃后，回傳合思商城報(bào)價(jià)可智能預(yù)估行程費(fèi)用，多種校驗(yàn)規(guī)則智能校驗(yàn)單據(jù)，提交即占預(yù)算，申請(qǐng)即合規(guī)。審批通過(guò)后，前往合思商城免墊資訂購(gòu)機(jī)酒火，受差標(biāo)+申請(qǐng)單雙重管控，前后兩小時(shí)低價(jià)航班推薦，酒店可篩選同事住過(guò)等，超標(biāo)一鍵發(fā)起審批。免墊資開(kāi)票，從申請(qǐng)到訂購(gòu)絲滑出行。

財(cái)務(wù)&管理層：財(cái)務(wù)免去了繁重的審單據(jù)審票工作。首先，財(cái)務(wù)月底會(huì)收到一張由合思商場(chǎng)開(kāi)具的對(duì)賬單，行程、消費(fèi)信息一目了然，申請(qǐng)人部門(mén)、成本中心等同步帶出。通過(guò)對(duì)賬結(jié)算中心自動(dòng)拆分子對(duì)賬單，拆分工作已提前在系統(tǒng)預(yù)置好，拆分成功后自動(dòng)分發(fā)給對(duì)應(yīng)成本中心負(fù)責(zé)人審批，財(cái)務(wù)可在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)時(shí)追蹤進(jìn)度，滯后一鍵催辦，全部子對(duì)賬單審批結(jié)束后，結(jié)算單自動(dòng)創(chuàng)建，紙質(zhì)發(fā)票可通過(guò)掃描儀批量錄入并自動(dòng)綁定至消費(fèi)明細(xì)。

全流程系統(tǒng)操作，財(cái)務(wù)每月僅需操作1次，即可完成全公司的差旅對(duì)賬工作。管理層每月也僅需審核1次。合思提供實(shí)時(shí)更新的差旅數(shù)據(jù)，合思BI有預(yù)置的差旅分析看板，供企業(yè)分析差旅數(shù)據(jù)情況。

亮點(diǎn)二：項(xiàng)目臺(tái)賬自動(dòng)歸集費(fèi)用，報(bào)銷(xiāo)引用，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)

搭建項(xiàng)目臺(tái)賬，以合同和項(xiàng)目為主線(xiàn)，多維度歸集成本，付款進(jìn)度實(shí)時(shí)可查，單據(jù)可追溯。業(yè)務(wù)在申請(qǐng)費(fèi)用時(shí)，必須引用該項(xiàng)目，審批通過(guò)后項(xiàng)目臺(tái)賬自動(dòng)計(jì)算并扣減金額，數(shù)據(jù)可視化呈現(xiàn)。單據(jù)、臺(tái)賬之間信息穿透，便捷可查。項(xiàng)目臺(tái)賬、供應(yīng)商臺(tái)賬、合同臺(tái)賬互相穿透，并與付款單互相關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)一筆付款可追溯至單據(jù)、合同、供應(yīng)商、項(xiàng)目，四位一體高效聯(lián)動(dòng)。

亮點(diǎn)三：深度定制系統(tǒng)集成方案，不影響其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)使用習(xí)慣，1張單據(jù)協(xié)同多套系統(tǒng)

作為廣泛連接的橋梁，合思上承紛享銷(xiāo)售項(xiàng)目數(shù)據(jù)，下接U9系統(tǒng)推送項(xiàng)目、發(fā)票、單據(jù)等數(shù)據(jù)。項(xiàng)目統(tǒng)一入口仍在紛享銷(xiāo)客不變，供應(yīng)商統(tǒng)一入口在合思費(fèi)控，合思推送賬目數(shù)據(jù)至U9完成憑證生成、賬目歸檔。

亮點(diǎn)四：提供科學(xué)有效的采購(gòu)費(fèi)用管理流程，落地管控規(guī)則

合思梳理數(shù)字綠土過(guò)往采購(gòu)類(lèi)支出數(shù)據(jù)，企業(yè)判斷合理性后保留采購(gòu)明細(xì)類(lèi)，并進(jìn)行分組，最終保留10大類(lèi)費(fèi)用類(lèi)型，從源頭上規(guī)范采購(gòu)流程。同時(shí)，建立集采和自采物資管理臺(tái)賬，實(shí)時(shí)更新庫(kù)存余量，企業(yè)內(nèi)資源最大化利用。

基于對(duì)地理信息行業(yè)的痛點(diǎn)分析，下鉆行業(yè)需求，真正落地去解決企業(yè)日常報(bào)銷(xiāo)、對(duì)公業(yè)務(wù)等問(wèn)題一直是合思堅(jiān)守的道路。相信在未來(lái)，合思會(huì)攜手?jǐn)?shù)字綠土共創(chuàng)更多符合企業(yè)實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景的解決方案，保證企業(yè)內(nèi)控有效落地，數(shù)據(jù)檔案同源，更好服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)及成長(zhǎng)。