10月12日，以「省」為主題的合思未來財(cái)務(wù)人大會(huì)暨秋季產(chǎn)品發(fā)布會(huì)在杭州正式召開，大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)400位企業(yè)CEO、CFO、CIO與主流媒體共同參會(huì)。會(huì)上，合思首席產(chǎn)品架構(gòu)師佟佩澤正式發(fā)布了“合思更省計(jì)劃”，并由此實(shí)現(xiàn)“三省”——全員參與的“省錢”、全流程優(yōu)化的“省事”、化整為零的“省心”。
合思首席產(chǎn)品架構(gòu)師佟佩澤
佟佩澤表示，“合思更省計(jì)劃為企業(yè)構(gòu)建起一套以業(yè)務(wù)為中心的財(cái)務(wù)管理解決方案。這也基于合思的全鏈路產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)。第一，通過無(wú)需報(bào)銷、核算自動(dòng)化幫助財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員從繁復(fù)的報(bào)賬記賬算賬工作中解放出來；第二，通過合思檔案單套制，實(shí)現(xiàn)了對(duì)紙電混合時(shí)代的全面兼容，讓過渡期走的更加順暢；第三，通過易商卡、付款、收款覆蓋企業(yè)收支的各種場(chǎng)景，在數(shù)電票時(shí)代下結(jié)合數(shù)電票的新特性、新態(tài)勢(shì)優(yōu)化企業(yè)業(yè)財(cái)全流程；第四，通過對(duì)象會(huì)計(jì)與合思BI，整合全流程中沉淀下來的收支數(shù)據(jù)，又可以分別在微觀與宏觀上讓經(jīng)營(yíng)效果得到實(shí)時(shí)呈現(xiàn)，讓人人都是經(jīng)營(yíng)者，進(jìn)一步降低企業(yè)的共識(shí)決策成本。”
以下為佟佩澤現(xiàn)場(chǎng)演講實(shí)錄（有精簡(jiǎn)）：
在春季發(fā)布會(huì)的時(shí)候，我們講了一個(gè)案例。一家做軟件的客戶，每年支出高達(dá)十個(gè)億。但是相應(yīng)的，他們年收入在11億左右，400人有一個(gè)多億的利潤(rùn)?？雌饋沓杀竞芨?、毛利率很低，但是考慮到他們的業(yè)態(tài)，這其實(shí)是一個(gè)很不錯(cuò)的數(shù)據(jù)。誠(chéng)然，在開源越來越困難的情況下，節(jié)省是個(gè)不錯(cuò)的提升利潤(rùn)的手段。但如果過分追求管控而限制了員工的積極性，限制了業(yè)務(wù)的動(dòng)力，反而適得其反。所以，要做到有效的節(jié)省，就要找到真正的浪費(fèi)。
01
要做到有效的節(jié)省，就要找到真正的浪費(fèi)
在過去一年里，未來財(cái)務(wù)人研究院聯(lián)手合思，調(diào)研近萬(wàn)家來自不同行業(yè)、性質(zhì)、規(guī)模的企業(yè)，并綜合分析合思財(cái)務(wù)收支管理平臺(tái)數(shù)據(jù)，編制了《2023費(fèi)控及差旅趨勢(shì)分析報(bào)告》（以下簡(jiǎn)稱為“報(bào)告”）。在這一過程中，我們找到了企業(yè)真正浪費(fèi)的真相。
越來越費(fèi)錢的差旅消費(fèi)
報(bào)告數(shù)據(jù)所示，相比2022年，有62.21%的企業(yè)差旅成本或日常費(fèi)用明顯上漲，有71.08%的企業(yè)出差頻次明顯提高。在這兩者綜合作用下，超標(biāo)訂單量同比增加199%。超標(biāo)訂單陡增意味著企業(yè)“事前控不好，事后不好控”，管理層陷入了多重糾結(jié)：超標(biāo)單給不給批？哪些該花？哪些不該花？在越來越大的成本壓力下，控差旅成本是在給企業(yè)系上安全帶還是給業(yè)務(wù)踩剎車？
越來越費(fèi)事的紙電混合
根據(jù)財(cái)會(huì)【2020】6號(hào)文《財(cái)政部國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》明確：電子發(fā)票報(bào)銷入賬，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子憑證，電子會(huì)計(jì)檔案可不在另以紙質(zhì)形式保存。
原以為成箱的憑證將隨著電子發(fā)票的普及成為歷史，但實(shí)際上，依然在檔案室里堆積如山。由于火車票、銀行回單等紙質(zhì)憑證的存在，我們又不得不打印電子化的發(fā)票、報(bào)銷單、憑證、銀行回單等。原先線下的工作一個(gè)都沒少，線上的工作又增加了。
越來越費(fèi)心的經(jīng)營(yíng)管理
合思上海地區(qū)一客戶僅BI系統(tǒng)就采購(gòu)了三套，但是沒人能解釋同樣的系統(tǒng)為什么要買三遍。在高歌猛進(jìn)的時(shí)代，原先的粗放經(jīng)營(yíng)都被增量抹平。經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的放緩，也使得企業(yè)賺錢越來越難，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率問題被放大。如果采購(gòu)一臺(tái)2000元的顯示器都需要企業(yè)一號(hào)位管理者親力親為，勢(shì)必會(huì)影響更重要的經(jīng)營(yíng)決策。
關(guān)于上述企業(yè)“費(fèi)錢、費(fèi)事、費(fèi)心”的難題，合思在過去一年里找到了一些解法，也取得了一些成效。過去一年，合思幫助客戶企業(yè)節(jié)省了493年的審批時(shí)間；通過商城補(bǔ)貼與優(yōu)惠，直接節(jié)約客戶企業(yè)差旅費(fèi)6000萬(wàn)元；通過無(wú)紙化存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，節(jié)省紙質(zhì)檔案打印、存儲(chǔ)89億張，如果這些檔案被打印出來，可以鋪滿77個(gè)西湖。取得這些“省”的成績(jī)離不開合思無(wú)需報(bào)銷解決方案與合思檔案的單套制檔案管理解決方案。
02
全流程優(yōu)化的“省事”
以一次無(wú)需報(bào)銷的出差為例，員工填寫申請(qǐng)后，可直接在合思商城里線上消費(fèi)。下訂單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)檢查消費(fèi)是否超預(yù)算，是否有超過費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)；合思商城還為員工提供實(shí)時(shí)同屏比價(jià)，推薦更低價(jià)的同類服務(wù)；訂購(gòu)?fù)瓿?，員工就可以愉快地出差；差旅結(jié)束后，員工無(wú)需填單，更不用貼發(fā)票。無(wú)需報(bào)銷在解放員工的同時(shí)，也將財(cái)務(wù)人最痛苦、最耗時(shí)間的發(fā)票、對(duì)賬、結(jié)算、記賬等環(huán)節(jié)進(jìn)行了高度的自動(dòng)化處理，超過90%的發(fā)票工作被節(jié)省，記賬環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)幾乎0投入。發(fā)票自動(dòng)化、支付自動(dòng)化、記賬自動(dòng)化，真正解放雙手，釋放人的創(chuàng)造力。
但在實(shí)際出差場(chǎng)景中，因公消費(fèi)支付場(chǎng)景除了TMC平臺(tái)，還會(huì)用到微信、支付寶、信用卡等。在線下消費(fèi)場(chǎng)景中，使用者需要向商家索票，行程結(jié)束后再進(jìn)行內(nèi)部報(bào)銷。這樣的報(bào)銷流程，不僅與前后“行程”斷聯(lián)，而且填寫報(bào)銷單據(jù)更加繁瑣。財(cái)務(wù)審核這類報(bào)銷單據(jù)更加謹(jǐn)慎、費(fèi)時(shí)費(fèi)力。那該如何處理這一高頻場(chǎng)景的需求？
合思無(wú)需報(bào)銷2.0版本——易商卡，應(yīng)運(yùn)而生。
易商卡既可以通過個(gè)人信用付款，也可以在授權(quán)之后直接從企業(yè)支付賬戶上扣款。即員工通過易商卡消費(fèi)，無(wú)需個(gè)人墊資，企業(yè)也能第一時(shí)間獲取消費(fèi)信息。同時(shí)，易商卡的付款能像合思商城一樣實(shí)現(xiàn)“事中管控”。尤其是數(shù)電票應(yīng)用，發(fā)票數(shù)據(jù)直接進(jìn)入企業(yè)稅務(wù)數(shù)字賬戶，再通過合思對(duì)賬引擎，根據(jù)消費(fèi)信息以及事中管控時(shí)填寫的管理信息，推斷出發(fā)票與消費(fèi)、銀行流水的對(duì)應(yīng)關(guān)系。如果這筆消費(fèi)沒問題，直接自動(dòng)記賬并歸檔。
無(wú)需報(bào)銷的基本原理是實(shí)現(xiàn)了線上預(yù)定、線下消費(fèi)、成本歸屬、對(duì)賬單統(tǒng)一由平臺(tái)系統(tǒng)自動(dòng)化處理。由原來員工的無(wú)數(shù)個(gè)賬單，變成企業(yè)與供應(yīng)商統(tǒng)一的賬單；由原來散落在員工手上無(wú)數(shù)張發(fā)票，變成供應(yīng)商統(tǒng)一提供票據(jù)，甚至是一張大票?，F(xiàn)在企業(yè)里運(yùn)行的報(bào)銷流程是紙質(zhì)報(bào)銷時(shí)代遺留下來的，隨著信息化數(shù)字化的推進(jìn)，不斷落地改良，不斷打補(bǔ)丁。而無(wú)需報(bào)銷則秉持了“消除比改善更重要”的理念，重構(gòu)企業(yè)費(fèi)用管理流程，而不是在舊流程上繼續(xù)打補(bǔ)丁。
個(gè)人報(bào)銷場(chǎng)景可以如此優(yōu)化，對(duì)公付款也可以。
以合思某服裝客戶為例，它的合同通過釘釘完成流程審批，在合思系統(tǒng)內(nèi)付款，制作衣服的原材料出入庫(kù)采用ERP系統(tǒng)。合同付款大部分要基于業(yè)務(wù)的里程碑來付款，財(cái)務(wù)到底依據(jù)什么信息才能付款？仍需要確認(rèn)入庫(kù)、金額、交易進(jìn)度等諸多信息。往往，由于供應(yīng)商眾多，付款不及時(shí)，導(dǎo)致關(guān)賬時(shí)出現(xiàn)票賬款不一致。這時(shí)，“業(yè)務(wù)”和“財(cái)務(wù)”之間嚴(yán)重脫節(jié)。
合思付款恰好可以解決這一問題，不論企業(yè)的合同散落在什么系統(tǒng)或人工管理的Word文檔、紙質(zhì)合同， 均能將這些合同數(shù)據(jù)歸集到“合思付款”的合同管理模塊中。企業(yè)再通過手工導(dǎo)入、API集成及自動(dòng)化工具將業(yè)務(wù)進(jìn)展數(shù)據(jù)歸集到合思平臺(tái)。而在合同上的業(yè)務(wù)管理主要分在四個(gè)階段：收票、預(yù)付款、付款結(jié)算以及資金計(jì)劃。
收票：合思付款時(shí)，可直接通過報(bào)賬單、發(fā)票錄入單，將供應(yīng)商的發(fā)票錄入到系統(tǒng)中。員工只要關(guān)聯(lián)了這個(gè)合同，對(duì)應(yīng)的發(fā)票信息進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。他們也可以關(guān)注到開票進(jìn)度，并基于開票額度核銷預(yù)付款、以及給供應(yīng)商打款。
預(yù)付款：當(dāng)財(cái)務(wù)基于訂單、入庫(kù)單的數(shù)據(jù)，確認(rèn)預(yù)付時(shí)應(yīng)關(guān)聯(lián)該合同，合同也會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)預(yù)付款金額、核銷進(jìn)展。
付款結(jié)算：在該合同下，可以根據(jù)合同約定的付款計(jì)劃進(jìn)行快速發(fā)起結(jié)算，系統(tǒng)按照計(jì)劃日期進(jìn)行提醒付款，防止漏付、錯(cuò)付。
資金計(jì)劃：在合思付款系統(tǒng)中統(tǒng)一對(duì)“付款計(jì)劃”進(jìn)行查看和管理，即非常直觀地看到計(jì)劃資金的未來利用情況，進(jìn)而合理安排資金配置。
有付必有收。在收款方面，合思費(fèi)控與眾多銀行有直聯(lián)產(chǎn)品，這些產(chǎn)品與銀行賬戶捆綁。授權(quán)給賬戶后，使用原有的技術(shù)鏈路，可以將賬戶的收入流水、回單整合到“合思收款”產(chǎn)品內(nèi)。再通過規(guī)則配置到系統(tǒng)，只要產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的流水入賬，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)基于這些規(guī)則，把銀行流水?dāng)?shù)據(jù)寫入到預(yù)先準(zhǔn)備的實(shí)收數(shù)據(jù)池中，這極大提高了收入認(rèn)領(lǐng)效率。
當(dāng)企業(yè)接收到的電子化原始憑證越來越多，企業(yè)在紙電混合的過渡期，普遍采用雙套制。這既是對(duì)舊流程的無(wú)奈妥協(xié)，也是與國(guó)家倡導(dǎo)的數(shù)字化、無(wú)紙化相背離。合思檔案提倡單套制，會(huì)計(jì)檔案不打印。通過線上一套完整的電子檔案數(shù)據(jù)，保證了企業(yè)財(cái)務(wù)檔案證據(jù)鏈完整，全面反映單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況檔案之間已經(jīng)在數(shù)字世界中建立了完整的勾稽關(guān)系，相互可穿透查詢，所有檔案都在數(shù)字世界里有了一個(gè)身份。
另外，企業(yè)會(huì)計(jì)資料大多數(shù)來源不同的業(yè)財(cái)系統(tǒng)集成，例如發(fā)票來源票據(jù)系統(tǒng)，銀行回單來源資金系統(tǒng)，業(yè)務(wù)單據(jù)來源OA、費(fèi)控系統(tǒng)，記賬憑證、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿來源核算系統(tǒng)。會(huì)計(jì)資料來源系統(tǒng)繁多復(fù)雜，各系統(tǒng)的工作流相互之間又是獨(dú)立的，很難保障最終生成的檔案一定完整合規(guī)。而電子憑證的流轉(zhuǎn)又完全不經(jīng)過任何人，也就缺少了監(jiān)控與核查。因此，合思檔案專門提供了「業(yè)務(wù)完整性檢測(cè)」功能，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料歸檔前的最后一環(huán)自查自檢，有效補(bǔ)充了前端業(yè)財(cái)系統(tǒng)疏忽遺漏，保障財(cái)務(wù)整理存檔前的會(huì)計(jì)資料齊全完整，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。
通過單套制的合思檔案，今年上半年合思客戶免打印的發(fā)票數(shù)量同比增加108%、銀行回單同比增加80%、財(cái)務(wù)憑證60%。低碳環(huán)保是國(guó)家長(zhǎng)久戰(zhàn)略，相信隨著整個(gè)社會(huì)面財(cái)稅數(shù)字化持續(xù)推進(jìn)，電子原生態(tài)文件的比例將會(huì)越來越大，單套制也將會(huì)逐漸過渡到全面在線化、全面數(shù)字化。
03
化整為零的“省心”
企業(yè)真正的省還需要“化整為零”，合思通過對(duì)象會(huì)計(jì)理念與合思BI的分析能力，賦能每個(gè)員工及整個(gè)組織，彈性地追蹤、核算、管控每個(gè)經(jīng)營(yíng)主體。
例如，一家公司的每名銷售人員都負(fù)責(zé)一定數(shù)量的客戶項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目可以通過合思收付款、合思費(fèi)控采集項(xiàng)目的收入、支出流水，并核算出每個(gè)項(xiàng)目的收入、支出、利潤(rùn)。通過項(xiàng)目與銷售人員的關(guān)系，企業(yè)又可以將項(xiàng)目利潤(rùn)匯總到銷售人員（即一個(gè)分利主體）。而每個(gè)銷售人員都有明確的薪酬成本，各自承擔(dān)更上層主體的分?jǐn)偝杀?。由此，企業(yè)就能在銷售人員這一顆粒度上核算出他個(gè)人創(chuàng)造出的收益。
通過合思的業(yè)務(wù)對(duì)象能力，企業(yè)可以輕松地搭建更加復(fù)雜且多層次的核算結(jié)構(gòu)。在任意層級(jí)的對(duì)象上，企業(yè)都可以設(shè)置面向?qū)ο蟮墓芸匾?guī)則，從而保障每個(gè)創(chuàng)利主體或者分利主體的運(yùn)營(yíng)都在一個(gè)可靠的損益線上，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更加精細(xì)的管理。
從最宏觀的層面看，這些收支數(shù)據(jù)都會(huì)被合思BI自動(dòng)化抓取，形成一套實(shí)時(shí)的業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)集。再通過低代碼、拖拉拽的方式，無(wú)需編程即可搭建各式各樣的數(shù)據(jù)報(bào)表。財(cái)務(wù)不再需要在各個(gè)系統(tǒng)之間用Excel搬運(yùn)數(shù)據(jù)，也無(wú)需月底為出管報(bào)表而焦頭爛額。
綜上，在微觀上，我們通過對(duì)象會(huì)計(jì)可以助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)化整為零的ROI核算。在宏觀上，通過合思BI形成全組織的實(shí)時(shí)收支全景大圖。至此，從一線的門店長(zhǎng)、項(xiàng)目經(jīng)理，到區(qū)域、分公司，到高管、CEO，全組織共享同一份業(yè)財(cái)數(shù)據(jù)。每個(gè)人的貢獻(xiàn)都可以核算，都可以層層向上透明，人人都是經(jīng)營(yíng)者。
04
全員參與的“省錢”
通過無(wú)需報(bào)銷解決方案，我們將組織的因公消費(fèi)聚合在一個(gè)完整的平臺(tái)；
通過合力省，讓員工幫助企業(yè)省錢、自身獲益；
通過合思商城與易商卡的事前、事中管控代替事后管控，通過發(fā)票自動(dòng)采集與自動(dòng)匹配，讓員工無(wú)需報(bào)銷。統(tǒng)一對(duì)賬服務(wù)結(jié)合對(duì)賬引擎，極大解放了財(cái)務(wù)對(duì)賬核算工作；
通過業(yè)財(cái)融合的收付款，讓銷售到收款、采購(gòu)到付款的過程協(xié)同更加流暢；
通過單套制的合思檔案，實(shí)現(xiàn)了對(duì)紙電混合時(shí)代的全面兼容；
通過費(fèi)控、收付款沉淀下來的收支數(shù)據(jù)，借由對(duì)象會(huì)計(jì)與合思BI，從最微觀的員工個(gè)體到宏觀的全組織，在每個(gè)層級(jí)上都讓經(jīng)營(yíng)效果得到實(shí)時(shí)呈現(xiàn)，讓人人都是經(jīng)營(yíng)者，進(jìn)一步降低企業(yè)的共識(shí)決策成本。
這就是合思「更省」計(jì)劃的全部嗎？
要做到更省，不能光靠財(cái)務(wù)自己，更需要組織內(nèi)的每位成員，組織外的每個(gè)伙伴，團(tuán)結(jié)一切可以團(tuán)結(jié)的力量。合思「更省」計(jì)劃的最后一塊拼圖：
合力?。嘿?gòu)買合思任一產(chǎn)品，合思商城即按比例為企業(yè)設(shè)置獎(jiǎng)勵(lì)紅包池，激勵(lì)員工主動(dòng)降低商務(wù)消費(fèi)成本，企業(yè)無(wú)需自掏腰包；
買貴賠：甄選產(chǎn)品買貴即賠，讓企業(yè)的每筆消費(fèi)花得更放心；
銀行補(bǔ)：通過合思的銀行生態(tài)連接指定財(cái)資系統(tǒng)，可獲得合思產(chǎn)品和銀行財(cái)資產(chǎn)品的雙重補(bǔ)貼權(quán)益。
合思「更省」計(jì)劃不僅賦能每一位財(cái)務(wù)人，更賦能組織里的每個(gè)人，讓人人成為經(jīng)營(yíng)者，助力企業(yè)“比省更省”。
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