6月18日-19日，ARCHE-2025 第四屆上海智慧檔案展覽會(huì)暨智慧檔案發(fā)展大會(huì)即將召開，合思入圍優(yōu)秀案例實(shí)踐獎(jiǎng)，合思智能票檔事業(yè)部負(fù)責(zé)人柴曉男現(xiàn)場(chǎng)分享企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案單套管理的探索與實(shí)踐。
以下為合思《企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案單套管理的探索與實(shí)踐》全文：
01
電子會(huì)計(jì)檔案單套管理政策技術(shù)背景
近年來，國(guó)家政策層面已構(gòu)建起覆蓋法律法規(guī)、電子會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范到技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的完整框架體系。以《會(huì)計(jì)改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》為行動(dòng)指引，財(cái)政部會(huì)同相關(guān)部門持續(xù)推進(jìn)電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，著力實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)憑證開具、接收、入賬和歸檔全程數(shù)字化和無紙化。
同時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案管理真正落地得益于版式文件（如OFD）、系統(tǒng)集成與接口標(biāo)準(zhǔn)化、OCR識(shí)別、RPA、數(shù)字簽名、人工智能等關(guān)鍵技術(shù)的成熟。依照《電子憑證會(huì)計(jì)檔案封裝技術(shù)要求》（GB/T 44555-2024）規(guī)范電子會(huì)計(jì)檔案封裝格式、數(shù)據(jù)和保存技術(shù)，確保電子憑證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和可追溯性。這其中最為關(guān)鍵的是數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)化，即通過OFD、XML、PDF/A等確保電子會(huì)計(jì)檔案的長(zhǎng)期可讀性和兼容性，便于后續(xù)解析與認(rèn)證。
02
數(shù)電票時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)
管理成本高昂
隨著時(shí)間的流逝，我們迎來了2024年的年中時(shí)刻。在這個(gè)充滿挑戰(zhàn)與機(jī)遇的半傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式導(dǎo)致企業(yè)面臨高昂的顯性成本，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是物資消耗成本，憑證打印會(huì)消耗大量的紙張、印墨及裝訂材料，其成本隨業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)而攀升；二是倉(cāng)儲(chǔ)管理成本，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)不僅占用物理存儲(chǔ)空間，還涉及檔案庫(kù)房建設(shè)、存儲(chǔ)維護(hù)等費(fèi)用；三是人工成本，紙質(zhì)憑證收集整理需完全依靠人工；四是異地運(yùn)輸成本，由于紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的物理屬性限制，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生地、檔案存儲(chǔ)地與信息查閱地間存在地理區(qū)隔時(shí)，需通過實(shí)體傳輸方式（如快遞等）完成跨區(qū)域流轉(zhuǎn)。而且不僅產(chǎn)生較高費(fèi)用，還存在遺失、毀損風(fēng)險(xiǎn)。年里，我們欣喜所取得的成績(jī)，反思我們的不足，以及規(guī)劃未來的發(fā)展方向。
管理流程低效
會(huì)計(jì)資料人工翻找查閱效率低，部門間調(diào)閱審批流轉(zhuǎn)復(fù)雜，信息交互遲滯，且紙質(zhì)檔案無法多人共享查閱，制約檔案資源利用。另一方面，管理流程雙軌化困境加劇效能損耗。數(shù)電票等電子憑證的廣泛應(yīng)用已實(shí)現(xiàn)前端業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)數(shù)字化，但歸檔流程仍形成“線上提交-線下打印-雙套歸檔”的冗余管理模式，致使效能的額外損耗。
管理意識(shí)與制度薄弱
企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理存在管理意識(shí)淡薄與制度體系不健全的問題。在日常管理中，企業(yè)多以紙質(zhì)憑證、電子憑證打印件為核心，存在 "重紙質(zhì)" 的慣性思維，缺乏電子憑證 "原生態(tài)" 管理，忽視元數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)溯源、數(shù)據(jù)挖掘等方面的價(jià)值，導(dǎo)致其管理缺失。多數(shù)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理制度體系建設(shè)滯后，難以確保電子會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性、安全性與長(zhǎng)期可用性。
03
電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理實(shí)施路徑
1、電子會(huì)計(jì)檔案單套制“三重構(gòu)”實(shí)施路徑探析
（1）重構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理思路
隨著時(shí)間的流逝，我們迎來了2024年的年中時(shí)刻。在這個(gè)充滿挑戰(zhàn)與機(jī)遇的半傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式導(dǎo)致企業(yè)面臨高昂的顯性成本，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是物資消耗成本，憑證打印會(huì)消耗大量的紙張、印墨及裝訂材料，其成本隨業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)而攀升；二是倉(cāng)儲(chǔ)管理成本，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)不僅占用物理存儲(chǔ)空間，還涉及檔案庫(kù)房建設(shè)、存儲(chǔ)維護(hù)等費(fèi)用；三是人工成本，紙質(zhì)憑證收集整理需完全依靠人工；四是異地運(yùn)輸成本，由于紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證的物理屬性限制，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生地、檔案存儲(chǔ)地與信息查閱地間存在地理區(qū)隔時(shí)，需通過實(shí)體傳輸方式（如快遞等）完成跨區(qū)域流轉(zhuǎn)。而且不僅產(chǎn)生較高費(fèi)用，還存在遺失、毀損風(fēng)險(xiǎn)。年里，我們欣喜所取得的成績(jī)，反思我們的不足，以及規(guī)劃未來的發(fā)展方向。
（2）重構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)象
順應(yīng)電子會(huì)計(jì)憑證數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建以“元數(shù)據(jù)+原文件”為核心的雙元驅(qū)動(dòng)體系，將管理重心從線下接收的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案資料轉(zhuǎn)移到前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)元數(shù)據(jù)與電子憑證。圍繞企業(yè)采購(gòu)、銷售等各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，系統(tǒng)性梳理電子會(huì)計(jì)檔案完整證據(jù)鏈的歸檔資料，依據(jù)業(yè)務(wù)屬性、存檔原生性、系統(tǒng)來源等多維度特征建立結(jié)構(gòu)化歸檔清單（涵蓋業(yè)務(wù)類型、所屬類別、資料名稱、原生介質(zhì)狀態(tài)、數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)等核心字段），完成管理對(duì)象從物理載體向數(shù)據(jù)要素的范式重構(gòu)，為自動(dòng)化歸檔、智能校驗(yàn)等流程重構(gòu)奠定基礎(chǔ)。
（3）重構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理流程
明確電子會(huì)計(jì)檔案管理目標(biāo)并嵌入企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化戰(zhàn)略，推進(jìn)業(yè)財(cái)檔數(shù)據(jù)貫通與流程自動(dòng)化。以“全要素?cái)?shù)字化、全流程自動(dòng)化、全場(chǎng)景智能化”為核心架構(gòu)，打造電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理框架：以會(huì)計(jì)檔案管理制度為保障、以智能化電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)為載體，實(shí)現(xiàn)從原始憑證生成、數(shù)據(jù)采集處理到檔案存儲(chǔ)利用、價(jià)值釋放的全生命周期閉環(huán)管理，形成覆蓋檔案管理各環(huán)節(jié)的智能化運(yùn)作體系與流程，為企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型筑牢數(shù)據(jù)治理根基。
2、“采、制、管、用”四方協(xié)同落地電子會(huì)計(jì)檔案單套管理
（1）多源采集
電子會(huì)計(jì)檔案管理體系建設(shè)應(yīng)采取分階段漸進(jìn)式推進(jìn)策略，往往需分范圍、分階段，并隨著業(yè)務(wù)拓展或業(yè)務(wù)系統(tǒng)更替而進(jìn)行多期規(guī)劃與建設(shè)，這勢(shì)必要求電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)需具備可靈活擴(kuò)展的歸檔業(yè)務(wù)模型搭建能力，自動(dòng)封裝數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化開放交互接口，適配多途徑、多系統(tǒng)的各類介質(zhì)會(huì)計(jì)資料數(shù)據(jù)集成。在數(shù)據(jù)交互層建立全鏈路安全管控機(jī)制，涵蓋訪問權(quán)限動(dòng)態(tài)配置、傳輸過程實(shí)時(shí)監(jiān)控、異常操作日志追溯等能力，確保數(shù)據(jù)接口的保密性與安全性。
另一方面，針對(duì)無系統(tǒng)承載的原始憑證建立手工補(bǔ)錄入口，以便捷性為核心，運(yùn)用RPA技術(shù)實(shí)現(xiàn)大業(yè)務(wù)量離線數(shù)據(jù)自動(dòng)化歸集，結(jié)合OCR智能解析、OFD文件解析工具等完成電子文件數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，并配備標(biāo)準(zhǔn)化Excel模板支撐結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入。實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)資料的應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，最終覆蓋企業(yè)全業(yè)務(wù)場(chǎng)景的電子會(huì)計(jì)檔案管理。
（2）智能制檔
通過多維協(xié)同，建立“三位一體”的電子會(huì)計(jì)檔案規(guī)范制檔體系，基礎(chǔ)層構(gòu)建“元數(shù)據(jù)+原文件”雙驅(qū)動(dòng)機(jī)制，依托版式文件生成服務(wù)實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)與原文件的智能轉(zhuǎn)化，將結(jié)構(gòu)化元數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化原文件。
在證據(jù)鏈構(gòu)建層，針對(duì)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中證據(jù)鏈結(jié)構(gòu)，采用規(guī)則引擎技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能關(guān)聯(lián)。通過配置業(yè)務(wù)要素關(guān)聯(lián)方案，自動(dòng)組裝電子會(huì)計(jì)資料證據(jù)鏈，實(shí)現(xiàn)跨類別的檔案信息字段映射與標(biāo)簽賦值，賦予會(huì)計(jì)資料多維檢索屬性。
在檢測(cè)監(jiān)控層，建立針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性四性保障體系。重點(diǎn)強(qiáng)化完整性驗(yàn)證，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案的證據(jù)鏈特性，構(gòu)建可配置的業(yè)務(wù)檢測(cè)機(jī)制：例如銀行存款類憑證強(qiáng)制關(guān)聯(lián)電子回單并校驗(yàn)金額一致性，應(yīng)收賬款憑證需匹配合同條款等。確保其歸檔資料組裝的正確性與完整性，形成閉環(huán)質(zhì)量管控。該體系通過規(guī)范數(shù)據(jù)、自動(dòng)關(guān)聯(lián)、質(zhì)量監(jiān)控的三維聯(lián)動(dòng)，為電子會(huì)計(jì)檔案智能制檔提供體系化解決方案。
（3）主動(dòng)管理
電子會(huì)計(jì)檔案管理正面臨著從“被動(dòng)存儲(chǔ)”向“主動(dòng)智控”的管理模式轉(zhuǎn)型。在實(shí)體檔案協(xié)同管控層面，構(gòu)建以“電子”管理“紙質(zhì)”新模式，通過智能區(qū)分標(biāo)記出原生態(tài)為“紙質(zhì)”的會(huì)計(jì)檔案資料，采用二維碼等標(biāo)簽作為唯一標(biāo)識(shí)，線上生成待接收實(shí)體檔案清單列表，當(dāng)紙質(zhì)檔案入庫(kù)時(shí)，通過掃描自動(dòng)觸發(fā)電子檔案的“到單-裝盒-上架”過程狀態(tài)更新，同步記錄操作人員、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及存儲(chǔ)坐標(biāo)，有效解決當(dāng)前“紙電混合”時(shí)期的管理混亂難題。
在數(shù)據(jù)權(quán)限管控維度，構(gòu)建場(chǎng)景化動(dòng)態(tài)RBAC（基于角色的訪問控制）體系：建立"人員-操作-數(shù)據(jù)"三維權(quán)限矩陣模型，針對(duì)不同職務(wù)人員配置差異化權(quán)限策略。根據(jù)用戶所屬部門、項(xiàng)目組及業(yè)務(wù)階段動(dòng)態(tài)調(diào)整數(shù)據(jù)訪問范圍與權(quán)限操作范圍，實(shí)現(xiàn)“事前授權(quán)精準(zhǔn)化、事中操作可記錄、事后審計(jì)可溯源”的全周期管控。
（4）多維應(yīng)用
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型深入推進(jìn)的當(dāng)下，企業(yè)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用的高效性、精準(zhǔn)性與便捷性提出了更高要求。針對(duì)企業(yè)內(nèi)外部不同職責(zé)與角色間多維度、多視角、多渠道的電子會(huì)計(jì)檔案查閱需求，需構(gòu)建全面、立體的解決方案，全面覆蓋各類應(yīng)用場(chǎng)景，提升檔案查閱的效率與精準(zhǔn)度，強(qiáng)化企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理與利用。
04
從理論到實(shí)踐：驗(yàn)證方案效果與價(jià)值
在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮下，A公司直面?zhèn)鹘y(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式凸顯出的矛盾：報(bào)銷、采購(gòu)付款等業(yè)務(wù)流程深度依賴紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)，涵蓋打印、多層級(jí)溝通審核、跨部門郵寄等環(huán)節(jié)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理時(shí)效性不足，單次流程平均耗時(shí)7-10個(gè)工作日，后續(xù)整理歸檔工作繁重；檔案庫(kù)房管理、借閱流程繁瑣，人力與倉(cāng)儲(chǔ)成本居高不下；電子憑證資料歸檔不規(guī)范，人工歸檔缺乏系統(tǒng)管控，難以滿足《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法規(guī)要求，存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；檔案查詢耗時(shí)耗力，嚴(yán)重制約財(cái)務(wù)分析與決策效率。
為此，A公司實(shí)施電子會(huì)計(jì)檔案單套管理改造工程，系統(tǒng)梳理報(bào)銷、應(yīng)付、應(yīng)收等七大核心業(yè)務(wù)的全流程節(jié)點(diǎn)，精準(zhǔn)界定各環(huán)節(jié)所需歸檔會(huì)計(jì)資料。通過 API 接口與數(shù)據(jù)庫(kù)直連技術(shù)，實(shí)現(xiàn)與前端4個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交互，構(gòu)建自動(dòng)化數(shù)據(jù)采集與歸集體系?；跇I(yè)務(wù)邏輯與法規(guī)要求，明確檔案證據(jù)鏈關(guān)聯(lián)規(guī)則，通過搭建憑證組裝關(guān)聯(lián)引擎，完成憑證間的自主關(guān)聯(lián)匹配，完整還原每筆業(yè)務(wù)的證據(jù)溯源鏈條。
實(shí)踐表明，該轉(zhuǎn)型工程取得顯著成效：會(huì)計(jì)檔案收集整理工作量銳減90%以上，業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)全線上閉環(huán)管理，處理周期壓縮至1-2個(gè)工作日；95%以上的原始憑證及會(huì)計(jì)憑證實(shí)現(xiàn)電子化原生存儲(chǔ)，徹底取代紙質(zhì)打印，釋放線下存儲(chǔ)空間；年度外審工作中，依托系統(tǒng)權(quán)限分級(jí)管控機(jī)制，審計(jì)人員可自主調(diào)取電子檔案，查詢效率提升200%，完全替代傳統(tǒng)專人協(xié)同模式；電子會(huì)計(jì)檔案單套制的全面推行，推動(dòng)企業(yè)無紙化辦公進(jìn)程，經(jīng)測(cè)算年度直接與間接成本降低超30萬元，顯著優(yōu)化企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率與成本結(jié)構(gòu)，為同類企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了可量化、可復(fù)制的實(shí)踐范式。
05
結(jié)論與展望
本文圍繞電子會(huì)計(jì)檔案單套制管理的探索與實(shí)施，從政策認(rèn)可、技術(shù)支撐、企業(yè)現(xiàn)狀及實(shí)施路徑展開系統(tǒng)分析。面對(duì)傳統(tǒng)雙套制管理面臨成本高昂、流程低效、管理意識(shí)薄弱等挑戰(zhàn)，通過“重構(gòu)管理思路、對(duì)象、流程”的“三重構(gòu)”路徑，結(jié)合“采、制、管、用”四方協(xié)同機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了從紙質(zhì)依賴到電子原生的范式轉(zhuǎn)型。
會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的核心數(shù)據(jù)載體，未來要加深探索人工智能深度賦能電子會(huì)計(jì)檔案的多元應(yīng)用場(chǎng)景，通過機(jī)器學(xué)習(xí)算法挖掘會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)中隱含的業(yè)務(wù)特征，構(gòu)建智能預(yù)測(cè)分析模型輔助企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策，推動(dòng)電子會(huì)計(jì)檔案從“數(shù)據(jù)存儲(chǔ)”向“價(jià)值創(chuàng)造”躍遷。
