近年來(lái)，全國(guó)各地區(qū)同步開(kāi)啟了檔案管理無(wú)紙化試點(diǎn)，無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔政策也如雨后春筍，撲面而來(lái)。為解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，2023年上半年財(cái)政部會(huì)計(jì)司聯(lián)合9部委發(fā)布了《電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（試行版）的通知》。在一系列政策指引下，企業(yè)迫切需要向無(wú)紙化管理更進(jìn)一步。作為企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的最后一公里，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的建設(shè)至關(guān)重要。
近日，合思聯(lián)合未來(lái)財(cái)務(wù)人研究院推出的「企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型100問(wèn)」欄目中，邀請(qǐng)餐飲零售O2O界頭部SaaS供應(yīng)商——餐道財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的張婷對(duì)話合思智能票檔事業(yè)部負(fù)責(zé)人柴曉男，共同揭秘了餐道在數(shù)電票時(shí)期如何實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)憑證合規(guī)管理。
以下為直播對(duì)話內(nèi)容實(shí)錄（有精簡(jiǎn)）：
合思：餐道在規(guī)模化發(fā)展過(guò)程中，數(shù)字化建設(shè)做了哪些設(shè)計(jì)？
張婷：近年來(lái)，餐飲外賣(mài)行業(yè)迎來(lái)蓬勃發(fā)展，到2022年我國(guó)外賣(mài)行業(yè)已達(dá)1.1萬(wàn)億。餐道成立于2014年，總部位于廣州，在北京、上海等地設(shè)有分公司，成都、無(wú)錫、青島等地設(shè)有運(yùn)營(yíng)中心。公司作為國(guó)內(nèi)最早一批涉足餐飲SaaS系統(tǒng)的企業(yè)，擁有超20年的餐飲系統(tǒng)實(shí)戰(zhàn)研發(fā)經(jīng)驗(yàn)，致力于為國(guó)內(nèi)餐飲及零售企業(yè)提供總部＆區(qū)域管理的應(yīng)用、門(mén)店端管理的應(yīng)用、騎手配送＆運(yùn)力管理的應(yīng)用、生態(tài)服務(wù)商應(yīng)用的管理、CDBI、全渠道代運(yùn)營(yíng)等一體化的O2O解決方案。截至2023年8月，餐道已對(duì)接了83個(gè)流量平臺(tái)，53個(gè)物流配送平臺(tái)，193個(gè)系統(tǒng)及應(yīng)用工具，服務(wù)于國(guó)內(nèi)外連鎖品牌超過(guò)5000個(gè)，覆蓋了全國(guó)400多個(gè)城市的350,000多家門(mén)店，包括麥當(dāng)勞、漢堡王、DQ、棒約翰、COSTA、吉野家、西貝、老鄉(xiāng)雞、周黑鴨、奈雪的茶、一點(diǎn)點(diǎn)、真功夫、望湘園、鹿港小鎮(zhèn)等眾多知名連鎖餐飲集團(tuán)，以及京東便利店、殼牌便利店、城市菜園等新零售企業(yè)提供服務(wù)。同時(shí)與眾多知名外賣(mài)品牌、物流配送公司、第三方公司達(dá)成戰(zhàn)略合作，幫助眾多客戶運(yùn)營(yíng)效率提升30%以上。
伴隨著企業(yè)規(guī)?；l(fā)展，數(shù)字化工具在這一進(jìn)程中發(fā)揮提質(zhì)增效的重要作用。例如在銷(xiāo)售業(yè)務(wù)時(shí)，餐道的云企系統(tǒng)整合銷(xiāo)售運(yùn)營(yíng)的轉(zhuǎn)化數(shù)據(jù)，將原先線下人工作業(yè)轉(zhuǎn)為線上系統(tǒng)處理，大幅降低出錯(cuò)率；業(yè)財(cái)協(xié)同的前端，餐道引入合思費(fèi)控系統(tǒng)全面管控全公司、跨區(qū)域的各類(lèi)費(fèi)用?；诤纤紡V泛連接的產(chǎn)品特性，與金蝶的核算系統(tǒng)無(wú)縫連接，助力財(cái)務(wù)輕松完成自動(dòng)記賬和制證等工作。后端連接合思檔案系統(tǒng)，對(duì)不同系統(tǒng)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔和存儲(chǔ)，形成無(wú)紙化閉環(huán)管理。
合思：近些年，全國(guó)各地區(qū)同步開(kāi)啟了檔案管理無(wú)紙化試點(diǎn)，無(wú)紙化報(bào)銷(xiāo)、入賬、歸檔政策也如雨后春筍，撲面而來(lái)。為解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，今年上半年財(cái)政部會(huì)計(jì)司聯(lián)合9部委發(fā)布了《電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（試行版）的通知》。餐道是出于何種因素考量，主動(dòng)選擇建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)？
張婷：從2023年1月1號(hào)開(kāi)始，餐道對(duì)外開(kāi)具的發(fā)票都是數(shù)電票。對(duì)企業(yè)開(kāi)票方而言，數(shù)電票節(jié)省了快遞、線上線下管理等諸多成本。從2023年開(kāi)始，我們每個(gè)季度都會(huì)統(tǒng)計(jì)接收的各類(lèi)發(fā)票的趨勢(shì)情況，其中電子發(fā)票的接收量越來(lái)越大，占到總發(fā)票量的 85% 。再加上其他系統(tǒng)內(nèi)的電子對(duì)賬單、其他電子化原始憑證，占比已超過(guò)90% 。
當(dāng)歸檔資料電子化率達(dá)到90%，我們需要選擇更高效的電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。電子會(huì)計(jì)檔案能勾稽到每個(gè)付款流，關(guān)聯(lián)到報(bào)銷(xiāo)單、發(fā)票、銀行回單以及其他憑證附件。2023年8月開(kāi)始，餐道就已經(jīng)完成了電子會(huì)計(jì)憑證歸檔合規(guī)管理，包括全部電子會(huì)計(jì)憑證、后端電子銀行回單、采購(gòu)合同以及其他佐證資料。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)上線后，從節(jié)省成本的角度看，我們節(jié)省了大量的快遞費(fèi)、紙質(zhì)打印的紙張耗材費(fèi)用，同時(shí)也節(jié)省了會(huì)計(jì)歸檔的時(shí)間成本。
合思：當(dāng)下很多企業(yè)都在降本增效，選擇信息數(shù)字化供應(yīng)商時(shí)，都想把錢(qián)花在刀刃上。餐道在啟動(dòng)費(fèi)控和檔案項(xiàng)目時(shí)是如何決策的？
張婷：以費(fèi)控系統(tǒng)選型為例，我們接觸了很多大大小小的軟件廠商。對(duì)于財(cái)務(wù)人員，費(fèi)控產(chǎn)品的內(nèi)控性比較完整，容易接受；但是對(duì)于非財(cái)務(wù)人員，很多費(fèi)控產(chǎn)品缺乏靈活性，使用起來(lái)不方便。對(duì)于餐道而言，公司更傾向SaaS產(chǎn)品，以更小的花費(fèi)實(shí)現(xiàn)盡可能的內(nèi)部流程的簡(jiǎn)化與效率的提升。
因此，餐道在2021年就選擇了合思費(fèi)控，尤其是對(duì)于非財(cái)務(wù)人員，它的靈活性更高。今年，我們?cè)谶x擇電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)時(shí)，也參考了很多產(chǎn)品，但綜合考慮合思費(fèi)控產(chǎn)品使用情況、后續(xù)系統(tǒng)對(duì)接時(shí)數(shù)據(jù)抽取和功能模塊抽取等，選擇合思旗下系列產(chǎn)品——合思檔案，大幅提升整體財(cái)務(wù)工作效率、節(jié)省人力成本。此外，通過(guò)合思費(fèi)控項(xiàng)目的協(xié)作經(jīng)驗(yàn)、全面的售前方案和快速響應(yīng)的售后服務(wù)，讓我們更加篤定選擇合思檔案這一產(chǎn)品。
合思：餐道建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的核心原因是什么？合思檔案上線后，餐道最顯著的變化是什么？
張婷：檔案系統(tǒng)上線前，餐道采用的是線下歸檔的管理方式。這種管理方式有天然缺陷，例如檔案資料會(huì)隨著搬家或資料轉(zhuǎn)移時(shí)發(fā)生遺失，人員離職后，會(huì)計(jì)資料也無(wú)法追蹤溯源。另一方面，餐道財(cái)務(wù)部門(mén)在每年的上半年會(huì)非常忙。首先雙重審計(jì)，由于母公司在香港、總部在內(nèi)地，我們需要進(jìn)行內(nèi)地審計(jì)和香港審計(jì)。同時(shí)，還會(huì)有匯算清繳、各類(lèi)補(bǔ)貼申報(bào)等等。申報(bào)事項(xiàng)多，導(dǎo)致抽查相關(guān)的會(huì)計(jì)憑證資料特別頻繁，而財(cái)務(wù)大部分時(shí)間都在整理憑證、復(fù)印憑證、拆裝等等瑣碎工作上。
因此，上一套電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，至少可以按需設(shè)置我們的歸檔原則，同時(shí)后端能看到歸檔負(fù)責(zé)人的工作成果。并且，合思檔案可實(shí)現(xiàn)四性檢測(cè)，可追溯原始文件，抽查更加方便。預(yù)計(jì)在2024年上半年，我們?cè)诔椴檎{(diào)閱這些檔案文件時(shí)會(huì)更加省時(shí)，一是可直接從線上抽取電子文件直接預(yù)覽，二是將電子文件直接給到相關(guān)部門(mén)，不再一級(jí)一級(jí)地拆分整理。
合思：此前，餐道銀行回單的管理現(xiàn)狀是怎么樣的？在上線之后解決了哪些關(guān)鍵問(wèn)題？
張婷：此前銀行回單管理是靠人工歸檔，每周固定時(shí)間復(fù)盤(pán)檢查，時(shí)常出現(xiàn)憑證附件不全或丟失情況，后期會(huì)由出納統(tǒng)一補(bǔ)齊。現(xiàn)在有了電子會(huì)計(jì)檔案，付款流可從從合思費(fèi)控系統(tǒng)抽取單據(jù)、回單和相關(guān)附件，收款流也可通過(guò)OCR識(shí)別導(dǎo)入。明年，餐道希望通過(guò)某種方式將相關(guān)收款流回單的完整性關(guān)聯(lián)起來(lái)，出納不再需要OCR識(shí)別導(dǎo)入銀行回單，直接通過(guò)某些系統(tǒng)抽取，無(wú)須手工操作，為實(shí)現(xiàn)一鍵生成相關(guān)報(bào)表打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。同時(shí)，電子銀行回單關(guān)聯(lián)后，憑證的完整性得到保證，提高了整體作業(yè)效率，讓相關(guān)崗位體現(xiàn)其工作價(jià)值。
合思：數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，財(cái)務(wù)人才培養(yǎng)也至關(guān)重要。從您的專業(yè)角度與豐富的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，如何看待財(cái)務(wù)人與IT技術(shù)、專業(yè)能力之間關(guān)系？未來(lái)財(cái)務(wù)人應(yīng)該具備哪些能力？
張婷：此前，財(cái)務(wù)一直是較為傳統(tǒng)的行業(yè)，更多精力專注在專業(yè)能力的培養(yǎng)?，F(xiàn)在，進(jìn)入數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，財(cái)務(wù)更應(yīng)該思考如何利用數(shù)字化系統(tǒng)使工作更高效，同時(shí)不斷積累數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)培養(yǎng)系統(tǒng)化的思維，從財(cái)務(wù)端走向一線業(yè)務(wù)，利用數(shù)據(jù)分析能力賦能企業(yè)經(jīng)營(yíng)。核算能力是財(cái)務(wù)人的基礎(chǔ)能力，但未來(lái)隨著人工智能等技術(shù)發(fā)展，核算的很大部分工作都會(huì)被系統(tǒng)取代。
因此，未來(lái)財(cái)務(wù)人在轉(zhuǎn)型時(shí)應(yīng)當(dāng)具備系統(tǒng)思維、經(jīng)營(yíng)分析能力，同時(shí)擁抱技術(shù)變化，學(xué)會(huì)駕馭技術(shù)，而不是被技術(shù)替代，并積極嘗試將新應(yīng)用、新工具投入工作，提升工作效率。
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