近日,紹興市財政局實施的《深化電子憑證會計數(shù)據(jù)標準試點,助推企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)電子化標準化規(guī)范化應(yīng)用》,成功入選紹興市第一批營商環(huán)境最佳實踐案例。其中,作為紹興市試點企業(yè)代表、合思檔案客戶企業(yè)海亮教育集團已成功完成財政部制定的電子憑證試點線上驗證工作,并通過試點改造,推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型最后一公里建設(shè)。
紹興市財政局會議上,海亮教育集團財務(wù)管理中心副總監(jiān)&浙江皓亮智享信息技術(shù)咨詢有限公司總經(jīng)理魯麗軍分享電子會計檔案轉(zhuǎn)型實踐。魯麗軍介紹,2022年海亮教育集團正式啟動了合思電子會計檔案項目,2023年申請納入浙江省試點單位,一年累計電子憑證60萬+憑證量,銀行回單36萬+單據(jù)量,大大降低了打印成本。
魯麗軍表示,海亮教育集團財務(wù)會計檔案電子化改造后,大大節(jié)約了物理存儲空間和維護成本,有信心在2024年實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)自動化率97%以上。
海亮教育集團于1989年成立,2022年集團營業(yè)收入達到2200億,同時上榜世界500強、中國500強企業(yè)。隨著海亮教育蓬勃發(fā)展,財務(wù)共享的模式正式開啟。
? 2017年11月,海亮教育集團正式成立了財務(wù)共享中心;
? 2018年到2021年,完成費用報銷1.0到4.0的迭代升級;
? 2022年,正式啟動財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型并完成智能財務(wù)五大系統(tǒng)的全面上線,這一年,海亮教育集團選擇與合思共建電子會計檔案系統(tǒng),完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型的最后一塊拼圖;
? 同年,皓亮智享正式獨立公司化運營,財務(wù)共享中心承接的任務(wù)也實現(xiàn)爆發(fā)式增長,真正地做到“財務(wù)+科技”,讓財務(wù)變得更簡單;
? 2023年海亮教育集團申請納入浙江省試點單位,攜手合思檔案共同探索,大大降低了打印成本,在通往真正實現(xiàn)無紙化的道路上邁出關(guān)鍵一步。
在魯麗軍看來,科技賦能,體現(xiàn)在用先進的工具提升效率——從業(yè)務(wù)事項系統(tǒng)到智能財務(wù)系統(tǒng),再到目前的數(shù)字應(yīng)用平臺,海亮教育集團已完成了全鏈條打通。借助合思檔案,海亮教育集團的財務(wù)數(shù)字化系統(tǒng)升級到4.0版本,實現(xiàn)了全流程的優(yōu)化,極大提升了財務(wù)工作時效和質(zhì)量。
提到合思,魯麗軍的評價是,“敏捷、專業(yè)”?!袄缭诤纤假M控系統(tǒng)上線時,面對的是全集團1萬多名教職工,我們對于服務(wù)響應(yīng)要求時效是非常高的。上線前,很多財務(wù)同事都非常害怕在這個過程中我們的服務(wù)掉鏈子,過程中我們協(xié)同合思一同推進海亮教育的‘服務(wù)臺’,讓我們的教職工在第一時間能夠真正的找到我們?!?/p>
在財務(wù)產(chǎn)品與服務(wù)方面,海亮教育集團的財務(wù)部門有自己的特有理念——注重用戶體驗,真正站在用戶視角。因此,海亮教育集團建立了“用戶反饋機制”,確保用戶可以隨時找到財務(wù)。在海亮教育集團,服務(wù)時效、服務(wù)滿意度也納入財務(wù)部門考核指標,所有的財務(wù)人員都是服務(wù)人員,這也讓業(yè)務(wù)部門真正感受到財務(wù)共享帶來的便利與高效。對于常規(guī)問題、高頻問題,財務(wù)部門也不斷提煉,并構(gòu)建一擊即中的“問題知識庫”,確保用戶在第一時間能夠在服務(wù)臺中快速完成自助解決。
通過組織變革與量化運營,海亮教育集團財務(wù)部門引入小組積分激勵制度,量化運營維度,讓積分說話,讓激勵實時——積分激勵公開排名、公開表揚、公開激勵,考核激勵向績優(yōu)者傾斜,給“火車頭”加滿油。
此外,2023年,海亮教育集團正式啟動建設(shè)了皓亮智享的知識庫,將隱性知識顯性化,將儲存在部分同事頭腦中的知識充分共享,消除知識盲區(qū),打破部門認知隔閡,真正做到上下同心、組織共進。
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