文化是一個(gè)國家、一個(gè)民族的靈魂。在文化強(qiáng)國戰(zhàn)略方針指引下，文化教育事業(yè)迎來全新篇章，更有不少企業(yè)乘政策之東風(fēng)，一躍成為行業(yè)翹楚、聲名遠(yuǎn)播。人生如海，好書是帆，帆書（原樊登讀書）就是新閱讀開創(chuàng)者。
作為頭部數(shù)字閱讀品牌，帆書（原樊登讀書）經(jīng)過10年的成長蛻變，APP注冊(cè)用戶已突破7000萬。在這一過程中，帆書的組織規(guī)模不斷壯大，為更好實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)全流程管理，帆書2021年開啟財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并著手布局業(yè)財(cái)融合。由于報(bào)銷方式依賴于手工處理、流程繁瑣復(fù)雜，財(cái)務(wù)耗費(fèi)大量時(shí)間從事低價(jià)值的基礎(chǔ)性工作，同年，帆書與合思展開財(cái)務(wù)數(shù)字化合作，先后上線合思費(fèi)控、合思商城及合思檔案等產(chǎn)品，一步步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
近日，合思聯(lián)合未來財(cái)務(wù)人研究院推出的「企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型100問」欄目中，邀請(qǐng)帆書財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)總監(jiān)謝葭思，與合思智能票檔事業(yè)部負(fù)責(zé)人柴曉男共同探討——用戶年增1000萬，帆書APP為何一定要上電子會(huì)計(jì)檔案？
以下為直播對(duì)話內(nèi)容實(shí)錄（有精簡(jiǎn)）：
謝葭思：帆書成立10年，做閱讀與書相關(guān)的產(chǎn)品及服務(wù)，其中核心產(chǎn)品是聽書應(yīng)用——帆書APP。帆書引領(lǐng)了“聽書”的新閱讀模式，通過精選好書與深入淺出的解讀方式，為書友帶來實(shí)用新知與智慧啟發(fā)。此外，圍繞書籍，也提供課程、訓(xùn)練營等服務(wù)，并拓展出版、圖書銷售、書店等領(lǐng)域。
2019年伴隨線上紅利和銷量全面爆發(fā)，帆書的組織規(guī)模、業(yè)務(wù)規(guī)模也快速擴(kuò)張。但當(dāng)時(shí)公司在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面并未過多投入，直到2021年財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)擴(kuò)容，引入了一些數(shù)字化工具替代原先的手工采集工作。財(cái)務(wù)手工工作雖然很辛苦，但做出來的效果遠(yuǎn)達(dá)不到審計(jì)要求，尤其是各種單據(jù)之間核對(duì)不清晰、不準(zhǔn)確。另外，我們的業(yè)務(wù)場(chǎng)景較多，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不通、分拆不對(duì)。因此，我建議公司一定要成立數(shù)字化團(tuán)隊(duì)，重構(gòu)新系統(tǒng)。
從2022年開始，我們啟動(dòng)了財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的人才招聘及優(yōu)化工作，引進(jìn)了更多具有審計(jì)背景和數(shù)字化思維的人。歷時(shí)了一年，我們成立了專門的產(chǎn)研團(tuán)隊(duì)、大數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)以及財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)，所有的環(huán)節(jié)基本都要求系統(tǒng)化。2023年4月初，公司根據(jù)數(shù)字化藍(lán)圖開始實(shí)施，6月底上線了訂單中臺(tái)。盡管我們的數(shù)字化轉(zhuǎn)型開始的較晚，但在審計(jì)層面上數(shù)據(jù)應(yīng)用更高效。
謝葭思：“流程合規(guī)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、提升效率”，帆書的數(shù)字化藍(lán)圖圍繞這三個(gè)目標(biāo)展開。由于公司業(yè)務(wù)場(chǎng)景較多、外部渠道廣泛，如果將所有的外部平臺(tái)的訂單拉通，就會(huì)涉及跨渠道的訂單組合、銷售分拆，以及在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)了公允價(jià)值分?jǐn)?，這既要求我們懂財(cái)務(wù)，也得懂技術(shù)。
在企業(yè)數(shù)字化建設(shè)過程中，財(cái)務(wù)的主要角色是定制規(guī)則：分解不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景和流程，再通過數(shù)字化輸出標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、智能化的作業(yè)流程，比如做賬、財(cái)務(wù)分析及決策。帆書在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上分部分，一是自研系統(tǒng)，二是外采系統(tǒng)，而如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)外系統(tǒng)的互聯(lián)互通、打破數(shù)據(jù)孤島，非?？简?yàn)供應(yīng)商的產(chǎn)品能力。
謝葭思：業(yè)務(wù)是財(cái)務(wù)的基礎(chǔ)，企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的根源，而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反映了業(yè)務(wù)活動(dòng)的結(jié)果。財(cái)務(wù)作為公司的后臺(tái)部門，需要給業(yè)務(wù)提供支持、反哺，幫助他們做成本控制、財(cái)務(wù)分析支持。關(guān)于業(yè)財(cái)一體化，優(yōu)先體系建設(shè)與支持業(yè)務(wù)發(fā)展，是一個(gè)博弈的過程。很多人會(huì)質(zhì)疑：如果業(yè)務(wù)還沒有做好，為什么要搞這個(gè)數(shù)字化建設(shè)？畢竟數(shù)字化建設(shè)也是需要投入人力和精力的。當(dāng)時(shí)，帆書就遇到了一個(gè)大困難，業(yè)務(wù)認(rèn)為由于我們系統(tǒng)功能不全，導(dǎo)致他們做不了很新穎的活動(dòng)。而如果活動(dòng)數(shù)據(jù)無法留痕，那么財(cái)務(wù)審計(jì)也過不了關(guān)。因此，業(yè)務(wù)說的最多是“我們之前都能做，為什么現(xiàn)在不能做？”
經(jīng)過一年的努力，我們做了進(jìn)一步的優(yōu)化，比如實(shí)時(shí)地把業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享，業(yè)務(wù)能知道自己到底是賺了多少錢，從而提高了決策的效率和準(zhǔn)確性。另外帆書的渠道平臺(tái)較多，外部店鋪有幾十家，同一種產(chǎn)品在不同的渠道的編碼或者名稱也不同，這會(huì)導(dǎo)致在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)無法厘清同一商品在各個(gè)渠道到底賣了多少貨？但上了新系統(tǒng)后，對(duì)同一個(gè)商品進(jìn)行了統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一核算，我們就能很快拉出某一產(chǎn)品在全渠道賣了多少錢，輔助業(yè)務(wù)決策。在系統(tǒng)支持下，財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的雙方相輔相成，達(dá)到了目前這樣一個(gè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的良好運(yùn)營狀態(tài)，也算是取得了較大進(jìn)步。
謝葭思：從外部因素看，國家出臺(tái)了“十四五”數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃，全民的數(shù)字經(jīng)濟(jì)來了。另一個(gè)舉措是金稅四期上線，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息聯(lián)網(wǎng)核查和“以數(shù)治稅”。而數(shù)電票、無紙化報(bào)銷-入賬-歸檔的政策都指引企業(yè)往電子會(huì)計(jì)檔案方向進(jìn)行信息化建設(shè)。
從內(nèi)部因素看，帆書的憑證量非常大，此前一個(gè)月裝訂將近30多本，2019年帆書迎來高速發(fā)展時(shí)期，由于財(cái)務(wù)的崗位擴(kuò)編沒跟上，積攢了兩年的憑證裝訂工作量。這也為后來審計(jì)、稅務(wù)局、統(tǒng)計(jì)局查找資料造成一定困擾，效率也大打折扣。痛定思痛后，我們招了8個(gè)實(shí)習(xí)生，裝訂了半年，才把前兩年的裝訂補(bǔ)齊，但還是發(fā)現(xiàn)有一些發(fā)票、合同丟失了；另一方面，公司在2022年搬遷時(shí)，規(guī)劃并設(shè)計(jì)了一個(gè)很大的檔案室，倉儲(chǔ)成本昂貴且浪費(fèi)。
面對(duì)過去遭遇的問題與成本考量，我們逐步接觸到電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品，發(fā)現(xiàn)它不僅能節(jié)省倉儲(chǔ)成本和紙張成本，同時(shí)還可大幅節(jié)省人力成本，資料電子化后查找也會(huì)變得更簡(jiǎn)單、更便捷。綜合內(nèi)外部因素，我們選擇了上線電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品。
謝葭思：帆書對(duì)采購供應(yīng)商的選擇有一套專門的應(yīng)對(duì)機(jī)制，即從相關(guān)行業(yè)里面挑出幾家知名供應(yīng)商，請(qǐng)他們過來做訪談、自我介紹，并對(duì)他們打分。在這個(gè)過程中，我們首先考量這類產(chǎn)品的靈活配置能力，例如憑證一定要集合同、發(fā)票、銀行回單等結(jié)算依據(jù)，與企業(yè)自身的諸多系統(tǒng)逐一耦合，合思在這些方面優(yōu)勢(shì)明顯。
另一方面，帆書此前已經(jīng)接入了合思費(fèi)控系統(tǒng)，內(nèi)部反饋比較滿意。在此基礎(chǔ)上，再選擇合思檔案產(chǎn)品連接起來更加順暢，效果更好。另外，在與合思團(tuán)隊(duì)配合方面我們也已經(jīng)磨合得非常好了，此前上線時(shí)我們提出了各種的定制功能，合思都一一滿足。
謝葭思：在檔案儲(chǔ)存方面，實(shí)現(xiàn)電子化管理后倉儲(chǔ)需求減少60%-70%；在裝訂的人力成本方面，此前雇了較多的實(shí)習(xí)生，現(xiàn)在僅需1名實(shí)習(xí)生就能全部搞定；在檔案利用方面，此前找齊一份材料需要翻閱多個(gè)紙質(zhì)憑證，花費(fèi)幾個(gè)小時(shí)，現(xiàn)在通過電子檔案系統(tǒng)搜索、調(diào)閱，幾分鐘就能完成，且不用拍照復(fù)印，傳閱更方便；在審計(jì)抽查時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)支持靈活的賬戶權(quán)限配置，審計(jì)通過專用的賬號(hào)下載所需要的電子原文件，審計(jì)效率大大提升。
謝葭思：帆書下一階段的財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)仍是以自研為主，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)側(cè)收入端已經(jīng)覆蓋差不多，但成本側(cè)的業(yè)務(wù)場(chǎng)景復(fù)雜，接下來會(huì)繼續(xù)圍繞成本側(cè)進(jìn)行搭建，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。考慮到公司基礎(chǔ)資源有限和2023年的成功經(jīng)驗(yàn)，公司后續(xù)的數(shù)字化工作堅(jiān)持一步一個(gè)腳印，扎實(shí)落地、用得起來、用得很好。
謝葭思：首先是思維轉(zhuǎn)變，財(cái)務(wù)人要從核算思維轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硭季S，其次是培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)力。帆書管理風(fēng)格是“橫到邊、縱到底”。例如我們上線一個(gè)新活動(dòng)玩法，在業(yè)務(wù)開始有想法時(shí)，財(cái)務(wù)就介入進(jìn)去，一直到整個(gè)項(xiàng)目結(jié)束和復(fù)盤，在整個(gè)過程中起到統(tǒng)籌的角色。同時(shí)，我覺得一名財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者還要有非標(biāo)作業(yè)的體系搭建能力，尤其是民營企業(yè)的數(shù)字化基礎(chǔ)比較薄弱，財(cái)務(wù)一定要有從0到1的搭建財(cái)務(wù)體系能力，并能結(jié)合企業(yè)實(shí)際的各種經(jīng)營情況來優(yōu)化改善。
第二，實(shí)踐能力。比如核算這類的基礎(chǔ)工作，企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型后系統(tǒng)就能夠勝任，企業(yè)更需要財(cái)務(wù)能把業(yè)務(wù)場(chǎng)景根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求，轉(zhuǎn)化成IT語言和規(guī)則，讓產(chǎn)研聽得懂，并輸出有價(jià)值的結(jié)果。
第三，洞察能力。帆書是一家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，會(huì)隨著市場(chǎng)環(huán)境變化上線各種的新業(yè)務(wù)。我們的財(cái)務(wù)一定要幫助企業(yè)業(yè)務(wù)，實(shí)時(shí)地了解公司狀況，并對(duì)實(shí)時(shí)活動(dòng)進(jìn)行分析并制定相應(yīng)策略，助力企業(yè)取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
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