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合思×帆書:業(yè)務(wù)高增長企業(yè)為何一定要上電子會(huì)計(jì)檔案?
2024-03-05 行業(yè)洞察

文化是一個(gè)國家、一個(gè)民族的靈魂。在文化強(qiáng)國戰(zhàn)略方針指引下,文化教育事業(yè)迎來全新篇章,更有不少企業(yè)乘政策之東風(fēng),一躍成為行業(yè)翹楚、聲名遠(yuǎn)播。人生如海,好書是帆,帆書(原樊登讀書)就是新閱讀開創(chuàng)者。

作為頭部數(shù)字閱讀品牌,帆書(原樊登讀書)經(jīng)過10年的成長蛻變,APP注冊(cè)用戶已突破7000萬。在這一過程中,帆書的組織規(guī)模不斷壯大,為更好實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)全流程管理,帆書2021年開啟財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,并著手布局業(yè)財(cái)融合。由于報(bào)銷方式依賴于手工處理、流程繁瑣復(fù)雜,財(cái)務(wù)耗費(fèi)大量時(shí)間從事低價(jià)值的基礎(chǔ)性工作,同年,帆書與合思展開財(cái)務(wù)數(shù)字化合作,先后上線合思費(fèi)控、合思商城及合思檔案等產(chǎn)品,一步步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

近日,合思聯(lián)合未來財(cái)務(wù)人研究院推出的「企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型100問」欄目中,邀請(qǐng)帆書財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)總監(jiān)謝葭思,與合思智能票檔事業(yè)部負(fù)責(zé)人柴曉男共同探討——用戶年增1000萬,帆書APP為何一定要上電子會(huì)計(jì)檔案?

以下為直播對(duì)話內(nèi)容實(shí)錄(有精簡(jiǎn)):

合思:成立10年以來,帆書引領(lǐng)了“書籍精華解讀”的新閱讀模式,逐步成長為閱讀推廣服務(wù)的頭部企業(yè)。從初創(chuàng)到快速擴(kuò)張,帆書如何靈活開展組織變革以適配企業(yè)發(fā)展的不同階段?

謝葭思:帆書成立10年,做閱讀與書相關(guān)的產(chǎn)品及服務(wù),其中核心產(chǎn)品是聽書應(yīng)用——帆書APP。帆書引領(lǐng)了“聽書”的新閱讀模式,通過精選好書與深入淺出的解讀方式,為書友帶來實(shí)用新知與智慧啟發(fā)。此外,圍繞書籍,也提供課程、訓(xùn)練營等服務(wù),并拓展出版、圖書銷售、書店等領(lǐng)域。

2019年伴隨線上紅利和銷量全面爆發(fā),帆書的組織規(guī)模、業(yè)務(wù)規(guī)模也快速擴(kuò)張。但當(dāng)時(shí)公司在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方面并未過多投入,直到2021年財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)擴(kuò)容,引入了一些數(shù)字化工具替代原先的手工采集工作。財(cái)務(wù)手工工作雖然很辛苦,但做出來的效果遠(yuǎn)達(dá)不到審計(jì)要求,尤其是各種單據(jù)之間核對(duì)不清晰、不準(zhǔn)確。另外,我們的業(yè)務(wù)場(chǎng)景較多,系統(tǒng)間數(shù)據(jù)不通、分拆不對(duì)。因此,我建議公司一定要成立數(shù)字化團(tuán)隊(duì),重構(gòu)新系統(tǒng)。

從2022年開始,我們啟動(dòng)了財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的人才招聘及優(yōu)化工作,引進(jìn)了更多具有審計(jì)背景和數(shù)字化思維的人。歷時(shí)了一年,我們成立了專門的產(chǎn)研團(tuán)隊(duì)、大數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)以及財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì),所有的環(huán)節(jié)基本都要求系統(tǒng)化。2023年4月初,公司根據(jù)數(shù)字化藍(lán)圖開始實(shí)施,6月底上線了訂單中臺(tái)。盡管我們的數(shù)字化轉(zhuǎn)型開始的較晚,但在審計(jì)層面上數(shù)據(jù)應(yīng)用更高效。

合思:帆書如何規(guī)劃企業(yè)數(shù)字化建設(shè)路徑,設(shè)定了怎樣目標(biāo)?

謝葭思:“流程合規(guī)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、提升效率”,帆書的數(shù)字化藍(lán)圖圍繞這三個(gè)目標(biāo)展開。由于公司業(yè)務(wù)場(chǎng)景較多、外部渠道廣泛,如果將所有的外部平臺(tái)的訂單拉通,就會(huì)涉及跨渠道的訂單組合、銷售分拆,以及在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)了公允價(jià)值分?jǐn)?,這既要求我們懂財(cái)務(wù),也得懂技術(shù)。

在企業(yè)數(shù)字化建設(shè)過程中,財(cái)務(wù)的主要角色是定制規(guī)則:分解不同的業(yè)務(wù)場(chǎng)景和流程,再通過數(shù)字化輸出標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、智能化的作業(yè)流程,比如做賬、財(cái)務(wù)分析及決策。帆書在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)上分部分,一是自研系統(tǒng),二是外采系統(tǒng),而如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)外系統(tǒng)的互聯(lián)互通、打破數(shù)據(jù)孤島,非??简?yàn)供應(yīng)商的產(chǎn)品能力。

合思:您如何看待業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間的關(guān)系?通過財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化,需要解決哪些難題?

謝葭思:業(yè)務(wù)是財(cái)務(wù)的基礎(chǔ),企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的根源,而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反映了業(yè)務(wù)活動(dòng)的結(jié)果。財(cái)務(wù)作為公司的后臺(tái)部門,需要給業(yè)務(wù)提供支持、反哺,幫助他們做成本控制、財(cái)務(wù)分析支持。關(guān)于業(yè)財(cái)一體化,優(yōu)先體系建設(shè)與支持業(yè)務(wù)發(fā)展,是一個(gè)博弈的過程。很多人會(huì)質(zhì)疑:如果業(yè)務(wù)還沒有做好,為什么要搞這個(gè)數(shù)字化建設(shè)?畢竟數(shù)字化建設(shè)也是需要投入人力和精力的。當(dāng)時(shí),帆書就遇到了一個(gè)大困難,業(yè)務(wù)認(rèn)為由于我們系統(tǒng)功能不全,導(dǎo)致他們做不了很新穎的活動(dòng)。而如果活動(dòng)數(shù)據(jù)無法留痕,那么財(cái)務(wù)審計(jì)也過不了關(guān)。因此,業(yè)務(wù)說的最多是“我們之前都能做,為什么現(xiàn)在不能做?”

經(jīng)過一年的努力,我們做了進(jìn)一步的優(yōu)化,比如實(shí)時(shí)地把業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享,業(yè)務(wù)能知道自己到底是賺了多少錢,從而提高了決策的效率和準(zhǔn)確性。另外帆書的渠道平臺(tái)較多,外部店鋪有幾十家,同一種產(chǎn)品在不同的渠道的編碼或者名稱也不同,這會(huì)導(dǎo)致在統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的時(shí)無法厘清同一商品在各個(gè)渠道到底賣了多少貨?但上了新系統(tǒng)后,對(duì)同一個(gè)商品進(jìn)行了統(tǒng)一編碼、統(tǒng)一核算,我們就能很快拉出某一產(chǎn)品在全渠道賣了多少錢,輔助業(yè)務(wù)決策。在系統(tǒng)支持下,財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的雙方相輔相成,達(dá)到了目前這樣一個(gè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的良好運(yùn)營狀態(tài),也算是取得了較大進(jìn)步。

合思:近些年,全國各地區(qū)同步開啟了檔案管理無紙化試點(diǎn),無紙化報(bào)銷、入賬、歸檔政策也如雨后春筍撲面而來。為解決數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,今年上半年財(cái)政部會(huì)計(jì)司聯(lián)合9部委發(fā)布了《電子憑證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(試行版)的通知》。帆書選擇上線電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng),背后考量的因素有哪些?

謝葭思:從外部因素看,國家出臺(tái)了“十四五”數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃,全民的數(shù)字經(jīng)濟(jì)來了。另一個(gè)舉措是金稅四期上線,實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息聯(lián)網(wǎng)核查和“以數(shù)治稅”。而數(shù)電票、無紙化報(bào)銷-入賬-歸檔的政策都指引企業(yè)往電子會(huì)計(jì)檔案方向進(jìn)行信息化建設(shè)。

從內(nèi)部因素看,帆書的憑證量非常大,此前一個(gè)月裝訂將近30多本,2019年帆書迎來高速發(fā)展時(shí)期,由于財(cái)務(wù)的崗位擴(kuò)編沒跟上,積攢了兩年的憑證裝訂工作量。這也為后來審計(jì)、稅務(wù)局、統(tǒng)計(jì)局查找資料造成一定困擾,效率也大打折扣。痛定思痛后,我們招了8個(gè)實(shí)習(xí)生,裝訂了半年,才把前兩年的裝訂補(bǔ)齊,但還是發(fā)現(xiàn)有一些發(fā)票、合同丟失了;另一方面,公司在2022年搬遷時(shí),規(guī)劃并設(shè)計(jì)了一個(gè)很大的檔案室,倉儲(chǔ)成本昂貴且浪費(fèi)。

面對(duì)過去遭遇的問題與成本考量,我們逐步接觸到電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品,發(fā)現(xiàn)它不僅能節(jié)省倉儲(chǔ)成本和紙張成本,同時(shí)還可大幅節(jié)省人力成本,資料電子化后查找也會(huì)變得更簡(jiǎn)單、更便捷。綜合內(nèi)外部因素,我們選擇了上線電子會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)品。

合思:從啟動(dòng)電子會(huì)計(jì)檔案項(xiàng)目,到選定合思作為供應(yīng)商,這中間是如何篩選與決策?

謝葭思:帆書對(duì)采購供應(yīng)商的選擇有一套專門的應(yīng)對(duì)機(jī)制,即從相關(guān)行業(yè)里面挑出幾家知名供應(yīng)商,請(qǐng)他們過來做訪談、自我介紹,并對(duì)他們打分。在這個(gè)過程中,我們首先考量這類產(chǎn)品的靈活配置能力,例如憑證一定要集合同、發(fā)票、銀行回單等結(jié)算依據(jù),與企業(yè)自身的諸多系統(tǒng)逐一耦合,合思在這些方面優(yōu)勢(shì)明顯。

另一方面,帆書此前已經(jīng)接入了合思費(fèi)控系統(tǒng),內(nèi)部反饋比較滿意。在此基礎(chǔ)上,再選擇合思檔案產(chǎn)品連接起來更加順暢,效果更好。另外,在與合思團(tuán)隊(duì)配合方面我們也已經(jīng)磨合得非常好了,此前上線時(shí)我們提出了各種的定制功能,合思都一一滿足。

合思:合思檔案系統(tǒng)上線后帶來了哪些變化和實(shí)際效益?

謝葭思:在檔案儲(chǔ)存方面,實(shí)現(xiàn)電子化管理后倉儲(chǔ)需求減少60%-70%;在裝訂的人力成本方面,此前雇了較多的實(shí)習(xí)生,現(xiàn)在僅需1名實(shí)習(xí)生就能全部搞定;在檔案利用方面,此前找齊一份材料需要翻閱多個(gè)紙質(zhì)憑證,花費(fèi)幾個(gè)小時(shí),現(xiàn)在通過電子檔案系統(tǒng)搜索、調(diào)閱,幾分鐘就能完成,且不用拍照復(fù)印,傳閱更方便;在審計(jì)抽查時(shí),電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)支持靈活的賬戶權(quán)限配置,審計(jì)通過專用的賬號(hào)下載所需要的電子原文件,審計(jì)效率大大提升。

合思:帆書下一階段的財(cái)務(wù)數(shù)字化規(guī)劃是怎樣的?

謝葭思:帆書下一階段的財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)仍是以自研為主,在業(yè)務(wù)系統(tǒng)側(cè)收入端已經(jīng)覆蓋差不多,但成本側(cè)的業(yè)務(wù)場(chǎng)景復(fù)雜,接下來會(huì)繼續(xù)圍繞成本側(cè)進(jìn)行搭建,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。考慮到公司基礎(chǔ)資源有限和2023年的成功經(jīng)驗(yàn),公司后續(xù)的數(shù)字化工作堅(jiān)持一步一個(gè)腳印,扎實(shí)落地、用得起來、用得很好。

合思:數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代,財(cái)務(wù)人才培養(yǎng)也至關(guān)重要。您如何看待財(cái)務(wù)人與IT技術(shù)、專業(yè)能力之間關(guān)系?未來財(cái)務(wù)人應(yīng)具備哪些能力?

謝葭思:首先是思維轉(zhuǎn)變,財(cái)務(wù)人要從核算思維轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾硭季S,其次是培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)力。帆書管理風(fēng)格是“橫到邊、縱到底”。例如我們上線一個(gè)新活動(dòng)玩法,在業(yè)務(wù)開始有想法時(shí),財(cái)務(wù)就介入進(jìn)去,一直到整個(gè)項(xiàng)目結(jié)束和復(fù)盤,在整個(gè)過程中起到統(tǒng)籌的角色。同時(shí),我覺得一名財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者還要有非標(biāo)作業(yè)的體系搭建能力,尤其是民營企業(yè)的數(shù)字化基礎(chǔ)比較薄弱,財(cái)務(wù)一定要有從0到1的搭建財(cái)務(wù)體系能力,并能結(jié)合企業(yè)實(shí)際的各種經(jīng)營情況來優(yōu)化改善。

第二,實(shí)踐能力。比如核算這類的基礎(chǔ)工作,企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型后系統(tǒng)就能夠勝任,企業(yè)更需要財(cái)務(wù)能把業(yè)務(wù)場(chǎng)景根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求,轉(zhuǎn)化成IT語言和規(guī)則,讓產(chǎn)研聽得懂,并輸出有價(jià)值的結(jié)果。

第三,洞察能力。帆書是一家互聯(lián)網(wǎng)企業(yè),會(huì)隨著市場(chǎng)環(huán)境變化上線各種的新業(yè)務(wù)。我們的財(cái)務(wù)一定要幫助企業(yè)業(yè)務(wù),實(shí)時(shí)地了解公司狀況,并對(duì)實(shí)時(shí)活動(dòng)進(jìn)行分析并制定相應(yīng)策略,助力企業(yè)取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。


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