隨著企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程加快，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案也開(kāi)始進(jìn)入到了數(shù)字管理時(shí)代，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理方式正在逐漸向電子會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)。依照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)強(qiáng)調(diào)文件的“原生性”，也就是，原生形態(tài)為電子文件的會(huì)計(jì)檔案，僅以打印紙質(zhì)存檔不再合規(guī)。這也就意味著，企業(yè)“化電為紙”的傳統(tǒng)管理方式終將會(huì)被拋棄。不過(guò)，在企業(yè)上線電子會(huì)計(jì)檔案后，“紙質(zhì)文件依然不敢扔”成為普遍存在的現(xiàn)象。
“電子會(huì)計(jì)檔案上線之后，紙張完全不留存，一旦電子會(huì)計(jì)檔案故障了怎么辦？”
“電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)被人為損壞或病毒入侵了怎么辦？”
“電子會(huì)計(jì)檔案中的數(shù)據(jù)和資料，可以永久保存不丟失嗎？”
很多企業(yè)不敢丟棄紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的前提是，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案這一新生事物的可靠性信賴不高。事實(shí)上，與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案易篡改、丟失、腐蝕、起火/浸水等諸多不確定因素相比，會(huì)計(jì)檔案電子化之后可具備更高的安全系數(shù)。如何保障“電子”如何比“紙質(zhì)”更安全？在會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，管理制度和管理平臺(tái)是影響電子會(huì)計(jì)檔案安全性的兩大關(guān)鍵。建議企業(yè)從這兩方面入手：
管理制度方面，在搭建檔案的管理平臺(tái)時(shí)，要先去梳理企業(yè)的檔案管理流程，健全我們檔案管理的制度，盡可能要從制度的層面去規(guī)范人員的管理行為，這樣我們可以最大可能去規(guī)避掉人為因素，導(dǎo)致電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的不完整以及損壞。同時(shí)，需制定明確的備份制度和數(shù)據(jù)恢復(fù)制度，保證在遇到極端情況時(shí)，數(shù)據(jù)可及時(shí)恢復(fù)并極速提供使用。
管理平臺(tái)方面，企業(yè)對(duì)檔案管理平臺(tái)的疑惑通常集中在——檔案管理平臺(tái)是否會(huì)遇見(jiàn)網(wǎng)絡(luò)中斷，使用過(guò)程當(dāng)中是否會(huì)無(wú)法點(diǎn)開(kāi)查詢，以及檔案數(shù)據(jù)在電子形式下存儲(chǔ)是否會(huì)丟失等方面。因此，電子會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)對(duì)檔案的生成、整理、備份等一系列環(huán)節(jié)都應(yīng)有明確標(biāo)準(zhǔn)，并由此生成電子會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)運(yùn)行的底層邏輯。
基于科學(xué)的管理制度和完善的電子會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，企業(yè)上線電子會(huì)計(jì)檔案后，企業(yè)可獲得穩(wěn)定可靠的會(huì)計(jì)檔案電子化成效。那么，怎樣的電子會(huì)計(jì)檔案能真正做到穩(wěn)定可靠、萬(wàn)無(wú)一失？
答案是：需有完備的安全機(jī)制。電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的底層邏輯中，應(yīng)包含防篡改、防惡意損壞、靈活備份等相關(guān)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)入到檔案系統(tǒng)后的安全性、完整性?；诖?，數(shù)據(jù)在系統(tǒng)運(yùn)行中即便遇到了外部入侵、網(wǎng)絡(luò)中斷、系統(tǒng)崩潰等特殊情況，數(shù)據(jù)也不會(huì)丟失——通過(guò)管理制度中設(shè)定的分布式存儲(chǔ)、災(zāi)備制度等備份機(jī)制，以及智能化的數(shù)據(jù)恢復(fù)入口，可保障系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)秒級(jí)數(shù)據(jù)恢復(fù)。這正是合思·易會(huì)檔的優(yōu)勢(shì)所在。
電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)故障的原因通常集中在三種極端情形：人為惡意損壞、病毒訪問(wèn)、網(wǎng)絡(luò)中斷。
作為電子會(huì)計(jì)檔案全生命周期專屬管家，合思·易會(huì)檔基于電子檔案管理平臺(tái)內(nèi)置的加密，檔案系統(tǒng)底層防篡改、防損害等一系列相應(yīng)機(jī)制，保障電子會(huì)計(jì)檔案全生命周期穩(wěn)定運(yùn)行，可預(yù)防90%的惡意損壞和病毒訪問(wèn)等情況發(fā)生。
一旦發(fā)生極端情況怎么辦？合思·易會(huì)檔靈活有效的災(zāi)備機(jī)制，搭配企業(yè)預(yù)先設(shè)定的電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，可對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全維備份。此外，區(qū)塊鏈技術(shù)也可為電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)帶來(lái)“雙重保護(hù)”。
一重保護(hù)：在多區(qū)塊的運(yùn)營(yíng)模式之下，同時(shí)會(huì)有多個(gè)節(jié)點(diǎn)在對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。每個(gè)節(jié)點(diǎn)都會(huì)使用同一套數(shù)據(jù)，并通過(guò)自身加密算法實(shí)時(shí)驗(yàn)證數(shù)據(jù)是否被篡改、損壞。
二重保護(hù)：區(qū)塊鏈上有多個(gè)節(jié)點(diǎn)，除檔案系統(tǒng)管理機(jī)制的災(zāi)備系統(tǒng)外，區(qū)塊鏈的多節(jié)點(diǎn)存儲(chǔ)也可以起到數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等災(zāi)備效果。每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都會(huì)備份同一套數(shù)據(jù)，而這個(gè)數(shù)據(jù)即使電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)在突破了管理制度，也有系統(tǒng)底層邏輯承接，一旦本地災(zāi)備數(shù)據(jù)發(fā)生丟失，區(qū)塊鏈上的數(shù)據(jù)也可響應(yīng)恢復(fù)。
基于電子文件“單軌制+單套制”，合思·易會(huì)檔實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的核心應(yīng)用價(jià)值——會(huì)計(jì)檔案不打印。在合思·易會(huì)檔在企業(yè)內(nèi)部全面落地后，電子文件、紙質(zhì)文件將全部實(shí)行電子歸檔，僅保留紙質(zhì)原文件及少量的具有永久保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)檔案紙質(zhì)打印件，作為備查。
與此同時(shí)，為極致保障數(shù)據(jù)安全，合思·易會(huì)檔將在提供科學(xué)的管理制度規(guī)劃、完備的管理平臺(tái)之外，更將區(qū)塊鏈的技術(shù)與電子會(huì)計(jì)檔案深度結(jié)合，讓企業(yè)應(yīng)用電子會(huì)計(jì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)降至最低，真正做到電子會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)長(zhǎng)久存儲(chǔ)、安全利用。
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