在企業(yè)數(shù)字化升級轉(zhuǎn)型過程中，越來越多人意識到會計電子檔案系統(tǒng)的重要性。這其中，有的企業(yè)因為沒有找到合適的會計電子檔案系統(tǒng)而遲遲沒有引進，有的企業(yè)雖引進了會計電子檔案系統(tǒng)，但是實用性不高被束之高閣。
提到現(xiàn)在常用的會計電子檔案系統(tǒng)，大多數(shù)是，“雙軌制+雙套制”的管理模式，這看似安全，但是在實際工作中，不僅使得一部分的電子數(shù)據(jù)散落在各處、增加了管理成本和調(diào)閱難度，實物管一套，電子管一套的雙軌制方式，也使工作量比傳統(tǒng)方式更高、流程也更復(fù)雜，實用性并不高。
為解決這樣的窘境，合思會計檔案系統(tǒng)采用“單軌制+單套制”的電子會計檔案管理模式，通過“無紙化”辦公產(chǎn)生和收集的電子文件，直接以電子方式歸檔，不再以“紙質(zhì)+電子”方式歸檔保存。
合思會計檔案系統(tǒng)所采用的的單軌制+單套制解決方案，則徹底打破了“雙軌制+雙套制”的弊端，讓工作更高效。據(jù)悉，合思會計檔案系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部全面落地后，電子文件、紙質(zhì)文件將全部實行電子歸檔，僅保留紙質(zhì)原文件及少量的具有永久保存價值的電子會計檔案紙質(zhì)打印件，作為備查。無可否認，合思會計檔案系統(tǒng)所采用的“單軌制+單套制”是企業(yè)電子會計檔案管理的最高形態(tài)，也是未來發(fā)展趨勢。
在合思會計檔案管理系統(tǒng)落地過程中，我們意識到，電子發(fā)票完全可以不打印的，甚至高達70%以上的其他財務(wù)文件均可不打印，在管理思維上完成轉(zhuǎn)變后，加之一套完備的、可真正落地單軌制+單套制方案的電子會計檔案，即可實現(xiàn)企業(yè)會計檔案管理電子化的最終目標。
與其他管理系統(tǒng)相比，合思會計檔案管理系統(tǒng)有明顯不同。通過全面閉環(huán)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，合思會計檔案管理系統(tǒng)可以讓企業(yè)電子會計文件始終以電子狀態(tài)平穩(wěn)運行。合思會計檔案管理系統(tǒng)以電子存檔方式最終完成歸檔，以數(shù)字化思維去管理、利用檔案，保證電子會計檔案準確性、完整性、可用性、安全性全面落地。
在檔案采集方面，合思會計電子檔案系統(tǒng)通過電子原文件校驗、業(yè)務(wù)質(zhì)檢、四性檢測等檢測方案,保障檔案數(shù)據(jù)的真實完整和合規(guī),支撐企業(yè)可以主動在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)選擇不打印,始終以電子狀態(tài)運行,更簡單，更高效。
在整理制檔方面，合思會計電子檔案系統(tǒng)以元數(shù)據(jù)管理和規(guī)則引擎的組合應(yīng)用替換人工整理組裝,制檔過程防篡改和數(shù)據(jù)泄露,實現(xiàn)制檔環(huán)節(jié)“無紙化”,完成電子會計資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訒嫏n案的線上整理工作。
在數(shù)據(jù)安全方面，合思會計電子檔案系統(tǒng)在線備份、異地備份、容災(zāi)備份、定期檢測、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等安全機制,確保電子會計檔案電子化存儲安全。
在調(diào)取利用方面，合思會計電子檔案系統(tǒng)利用環(huán)節(jié)以線上利用為主,紙檔只做備查。非必要環(huán)節(jié),不再僅依賴紙質(zhì)檔案的提供,化被動管理為主動利用,讓電子會計檔案真正發(fā)揮高效、共享、全面的價值。
合思會計電子檔案系統(tǒng)幫助企業(yè)實現(xiàn)了財務(wù)檔案全量數(shù)字化,數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)更完善、智能采集更精準、檔案調(diào)取/利用更絲滑、數(shù)據(jù)更完整透明，大大減少了財務(wù)人員的工作量，解放了財務(wù)人員雙手，同時也有效規(guī)避了檔案管理的風(fēng)險，高效助推企業(yè)發(fā)展。
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