千家門店的發(fā)票回收，有效追溯避免丟票；巡店、督導等私車公用場景自動核算里程補貼數(shù)，保障真實+合規(guī)；廣泛連接業(yè)務(wù)系統(tǒng)，助力連鎖經(jīng)營企業(yè)建立財務(wù)共享中心。
門店數(shù)量
總部財務(wù)編制
月均憑證數(shù)
“自2022年10月啟動合思項目以來，在貴方實施團隊的大力配合和支持下，該項目推進順利，且較原計劃實現(xiàn)全公司上線和推廣，內(nèi)部用戶在使用過程中遇到問題，貴方實施團隊都能給予高效解決及耐心講解，使用效果較好，也較大提升了工作效率，加快了公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程。”
湖南零食很忙商業(yè)連鎖有限公司
湖南鳴鳴很忙商業(yè)連鎖有限公司（簡稱：鳴鳴很忙集團）專注于線下專業(yè)零食的連鎖品牌，旗下現(xiàn)有“零食很忙”、“趙一鳴零食”兩大品牌。 其中，“零食很忙”起步于2017年，總部位于湖南長沙，全國門店數(shù)超5400家?！摆w一鳴零食”起步于2019年，總部位于江西宜春，全國門店數(shù)超4600家。鳴鳴很忙集團以“成為人民的零食品牌”為企業(yè)愿景，以“幫消費者省錢、幫加盟商賺錢、幫員工更值錢”為企業(yè)使命，定位于服務(wù)普通老百姓，通過“薄利多銷”的經(jīng)營理念，滿足大眾零食剛需，打造老百姓家門口的零食連鎖品牌。
近2000+門店，巡店、督導等差旅需求旺盛。員工申請與報銷在不同系統(tǒng)，缺乏關(guān)聯(lián)關(guān)系。常出現(xiàn)同一行程分兩次報銷、出差申請和報銷行程不完全一致等情況。資金支付速度要求高，財務(wù)科目多，導致復核+做賬壓力大。
1.移動端隨時隨地申請，費標+差標自動校驗，報銷必須關(guān)聯(lián)申請，OCR智能識別，發(fā)票自動驗真查重。
2.合思商城訂購差旅，月底統(tǒng)一核算時， 支持多賬戶模式的不同法人實體獨立核算入賬，大大提高財務(wù)人員做賬效率。
了解 合思費控>門店報銷統(tǒng)一由總部財務(wù)負責。出納支付后，門店業(yè)務(wù)員日常繁忙，不能經(jīng)常回復消息，發(fā)票回收慢。發(fā)票稽核環(huán)節(jié)，大量發(fā)票均由財務(wù)登錄發(fā)票校驗平臺逐個驗真，無法解決電子發(fā)票重復報銷問題。
1.發(fā)票袋歸集發(fā)票，發(fā)票自動與單據(jù)關(guān)聯(lián)，免貼票，報銷單免打印。
2.地稅發(fā)票通過RPA機器人連接湖南地稅查驗平臺，財務(wù)無需離開系統(tǒng)二次操作即可完成地稅發(fā)票的查驗工作。
3.異地單據(jù)寄收管理，單據(jù)審核至寄送節(jié)點時，系統(tǒng)向門店發(fā)起待寄送提醒，業(yè)務(wù)員將快遞單號填寫至系統(tǒng)中，財務(wù)收到快遞掃描單號，即可實現(xiàn)發(fā)票與單據(jù)的自動匹配，高效完成異地單據(jù)的收單確認。
了解 合思費控>私車公用無法根據(jù)道路交通情況智能變更路線，補貼規(guī)則單一，無法滿足不同業(yè)務(wù)部門的不同需求，如拓展組巡店是從起點到終點圍繞店鋪周圍開車轉(zhuǎn)圈，系統(tǒng)無法記錄。難以規(guī)避私車公用辦私事，公里數(shù)多報等情況。
車輛臺賬，實現(xiàn)私車、租車、公車公用費用報銷精細化管理。員工提交報銷時，可直接關(guān)聯(lián)該輛汽車，查看車輛報銷標準，車輛油耗等信息；行程中支持靈活打卡；行程結(jié)束后，補貼金額自動計算。
了解 合思費控>業(yè)務(wù)高速發(fā)展，企業(yè)引入較多信息化系統(tǒng)。企微、北森、用友NCC各個系統(tǒng)有自己的數(shù)據(jù)體系，相互間缺乏聯(lián)動。對于數(shù)據(jù)分析、財務(wù)做賬來說非常困難。
1.廣泛連接企微，員工可通過企業(yè)微信單點登錄合思，不改變使用習慣，消息待辦也可通過企微進行處理。
2.廣泛連接北森，組織架構(gòu)信息及消息提醒同步合思，出差申請單自動同步至北森考勤。人員入離職HR僅需維護1次信息。
3.廣泛連接NCC，獲取供應(yīng)商、客戶、收款信息等。出納付款通過銀企直連在合思內(nèi)完成，付款狀態(tài)回寫NCC系統(tǒng)并自動生成憑證。
了解 合思費控>零食很忙總部采用“線上遠程+線下指導”的督導管理模式對所有加盟店提供連鎖經(jīng)營管理支持，包括選址開店、統(tǒng)一培訓、開業(yè)指導、門店運營培訓等。在這樣的業(yè)務(wù)模式下，零食很忙有非常旺盛的差旅需求，但差旅報銷流程卻繁瑣冗長，員工滿意度較低。
零食很忙在全國范圍內(nèi)有近20000+門店，巡店、督導等差旅需求旺盛，高頻報銷近500人。但目前報銷還處在傳統(tǒng)的手工報銷方式，員工在很忙e家系統(tǒng)（自研）申請費用，報銷在企微提交，并且要貼一張從很忙e家的申請截圖。申請與報銷缺乏關(guān)聯(lián)關(guān)系，常出現(xiàn)同一行程分兩次報銷、出差申請和報銷行程不完全一致、有協(xié)同人員出差未在出差申請中備注，差標超標等情況。大量報銷單的背后，財務(wù)復核壓力巨大， 即使在不停的增添編制，也不能解決問題。同時，業(yè)務(wù)開展過程中，資金支付速度要求高+復雜性導致財務(wù)科目多，財務(wù)做賬壓力大。
門店的報銷統(tǒng)一由總部的財務(wù)負責，出納支付后，需要回收發(fā)票。但是地方門店的業(yè)務(wù)員日常工作繁忙，也不能經(jīng)?？词謾C回復消息，導致回收速率慢，且存在發(fā)票丟失，或者抬頭錯誤的情況。在發(fā)票稽核環(huán)節(jié)，大量發(fā)票全部由財務(wù)人工審核，登錄驗真平臺手工逐個查重，時間成本巨大，且無法解決電子發(fā)票重復報銷的問題。
目前私車公用的管理，通過系統(tǒng)推薦路線核算里程數(shù)，但無法根據(jù)道路交通情況智能變更路線，員工自行變更路線則不被記錄。補貼規(guī)則單一，無法滿足不同業(yè)務(wù)部門的不同需求，如拓展組巡店是從起點到終點圍繞店鋪周圍開車轉(zhuǎn)圈，系統(tǒng)無法記錄。難以規(guī)避私車公用辦私事，公里數(shù)多報等情況。
業(yè)務(wù)高速發(fā)展，引入了非常多的信息化系統(tǒng)。企微、泛微協(xié)同平臺、郵件系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、帆軟BI、用友NCC，易點易動等，各個系統(tǒng)有自己的數(shù)據(jù)體系，相互間缺乏聯(lián)動。財務(wù)數(shù)據(jù)沒有統(tǒng)一出口，對于數(shù)據(jù)分析、財務(wù)做賬來說非常困難。
在財務(wù)數(shù)字化的背景下，零食很忙渴求更規(guī)范化、標準化、透明化的費用管控流程，建立一套涵蓋“預算管理、費用報銷、連接消費、臺賬報表管理、憑證對接”等功能的商旅費控系統(tǒng)，通過合理的管控降低差旅成本。經(jīng)過與合思的通力合作，費控管理流程重塑，解放了員工、財務(wù)，更好的讓數(shù)據(jù)服務(wù)于企業(yè)決策。
移動端申請，費用標準、差標自動校驗，支持添加同行人，超標有提示，申請即合規(guī)。報銷必須關(guān)聯(lián)申請，OCR智能識別拍照導入發(fā)票，自動驗真查重。差標控制精細且靈活，如飛機控制艙型、火車票控制坐席，住宿可按照地區(qū)/職級/金額控制等。差旅出行在合思商城訂購，月底統(tǒng)一核算時， 合思商城支持多賬戶模式的不同法人實體獨立核算入賬，大大提高財務(wù)人員做賬效率。
車輛臺賬，實現(xiàn)私車、租車、公車公用費用報銷精細化管理。員工提交報銷時，可直接關(guān)聯(lián)該輛汽車，查看車輛報銷標準，車輛油耗等信息；行程中支持靈活打卡；行程結(jié)束后，補貼金額自動計算，并自動添加數(shù)據(jù)至車輛臺賬，管理層財務(wù)多端可查，數(shù)據(jù)可追溯。
發(fā)票袋歸集發(fā)票，免貼票，報銷單免打印。發(fā)票回收統(tǒng)一使用總部提供的帶編碼的發(fā)票袋，提交報銷單時店長填寫發(fā)票袋編碼，發(fā)票自動與單據(jù)關(guān)聯(lián)；財務(wù)收到發(fā)票后通過掃描儀識別發(fā)票袋二維碼，自動識別單據(jù)，發(fā)票復核狀態(tài)一目了然。
企業(yè)存在部分地稅發(fā)票。合思通過RPA機器人連接湖南地稅查驗平臺，財務(wù)無需離開系統(tǒng)二次操作即可完成地稅發(fā)票的查驗工作，結(jié)果回寫單據(jù)。此外，合思提供多種多樣的發(fā)票校驗規(guī)則，如發(fā)票敏感字識別，保障企業(yè)發(fā)票安全。
異地單據(jù)寄收管理，單據(jù)審核至寄送節(jié)點時，系統(tǒng)向門店發(fā)起待寄送提醒，業(yè)務(wù)員將快遞單號填寫至系統(tǒng)中，財務(wù)收到快遞掃描單號，即可實現(xiàn)發(fā)票與單據(jù)的自動匹配，高效完成異地單據(jù)的收單確認。
廣泛連接企微，員工可通過企業(yè)微信單點登錄合思，不改變使用習慣，消息待辦也可通過企微進行處理。
廣泛連接北森，組織架構(gòu)信息及消息提醒同步合思，出差申請單自動同步至北森考勤。人員入離職HR僅需維護1次信息。
廣泛連接NCC，獲取供應(yīng)商、客戶、收款信息等。出納付款通過銀企直連在合思內(nèi)完成，付款狀態(tài)回寫NCC系統(tǒng)并自動生成憑證。
在合思方案的加持下，零食很忙總部僅靠7人就完成了全國2000家門店的核算工作，建立財務(wù)共享中心，實現(xiàn)了更高效率的財務(wù)數(shù)字化建設(shè)。未來，合思將與零食很忙共同探索財務(wù)數(shù)字化的更多新可能。在國家《十四·五規(guī)劃與2035年遠景目標綱要》加快數(shù)字化發(fā)展、建設(shè)數(shù)字中國的引導下，未來合思將以全鏈路L4級無需報銷解決方案為核心，助力更多企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，幫助中國企業(yè)建設(shè)世界一流的財務(wù)管理體系。
