千家門(mén)店的發(fā)票回收,有效追溯避免丟票;巡店、督導(dǎo)等私車(chē)公用場(chǎng)景自動(dòng)核算里程補(bǔ)貼數(shù),保障真實(shí)+合規(guī);廣泛連接業(yè)務(wù)系統(tǒng),助力連鎖經(jīng)營(yíng)企業(yè)建立財(cái)務(wù)共享中心。
門(mén)店數(shù)量
總部財(cái)務(wù)編制
月均憑證數(shù)
“自2022年10月啟動(dòng)合思項(xiàng)目以來(lái),在貴方實(shí)施團(tuán)隊(duì)的大力配合和支持下,該項(xiàng)目推進(jìn)順利,且較原計(jì)劃實(shí)現(xiàn)全公司上線(xiàn)和推廣,內(nèi)部用戶(hù)在使用過(guò)程中遇到問(wèn)題,貴方實(shí)施團(tuán)隊(duì)都能給予高效解決及耐心講解,使用效果較好,也較大提升了工作效率,加快了公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程?!?/p>
湖南零食很忙商業(yè)連鎖有限公司
湖南鳴鳴很忙商業(yè)連鎖有限公司(簡(jiǎn)稱(chēng):鳴鳴很忙集團(tuán))專(zhuān)注于線(xiàn)下專(zhuān)業(yè)零食的連鎖品牌,旗下現(xiàn)有“零食很忙”、“趙一鳴零食”兩大品牌。 其中,“零食很忙”起步于2017年,總部位于湖南長(zhǎng)沙,全國(guó)門(mén)店數(shù)超5400家?!摆w一鳴零食”起步于2019年,總部位于江西宜春,全國(guó)門(mén)店數(shù)超4600家。鳴鳴很忙集團(tuán)以“成為人民的零食品牌”為企業(yè)愿景,以“幫消費(fèi)者省錢(qián)、幫加盟商賺錢(qián)、幫員工更值錢(qián)”為企業(yè)使命,定位于服務(wù)普通老百姓,通過(guò)“薄利多銷(xiāo)”的經(jīng)營(yíng)理念,滿(mǎn)足大眾零食剛需,打造老百姓家門(mén)口的零食連鎖品牌。
近2000+門(mén)店,巡店、督導(dǎo)等差旅需求旺盛。員工申請(qǐng)與報(bào)銷(xiāo)在不同系統(tǒng),缺乏關(guān)聯(lián)關(guān)系。常出現(xiàn)同一行程分兩次報(bào)銷(xiāo)、出差申請(qǐng)和報(bào)銷(xiāo)行程不完全一致等情況。資金支付速度要求高,財(cái)務(wù)科目多,導(dǎo)致復(fù)核+做賬壓力大。
1.移動(dòng)端隨時(shí)隨地申請(qǐng),費(fèi)標(biāo)+差標(biāo)自動(dòng)校驗(yàn),報(bào)銷(xiāo)必須關(guān)聯(lián)申請(qǐng),OCR智能識(shí)別,發(fā)票自動(dòng)驗(yàn)真查重。
2.合思商城訂購(gòu)差旅,月底統(tǒng)一核算時(shí), 支持多賬戶(hù)模式的不同法人實(shí)體獨(dú)立核算入賬,大大提高財(cái)務(wù)人員做賬效率。
了解 合思費(fèi)控>門(mén)店報(bào)銷(xiāo)統(tǒng)一由總部財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)。出納支付后,門(mén)店業(yè)務(wù)員日常繁忙,不能經(jīng)?;貜?fù)消息,發(fā)票回收慢。發(fā)票稽核環(huán)節(jié),大量發(fā)票均由財(cái)務(wù)登錄發(fā)票校驗(yàn)平臺(tái)逐個(gè)驗(yàn)真,無(wú)法解決電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷(xiāo)問(wèn)題。
1.發(fā)票袋歸集發(fā)票,發(fā)票自動(dòng)與單據(jù)關(guān)聯(lián),免貼票,報(bào)銷(xiāo)單免打印。
2.地稅發(fā)票通過(guò)RPA機(jī)器人連接湖南地稅查驗(yàn)平臺(tái),財(cái)務(wù)無(wú)需離開(kāi)系統(tǒng)二次操作即可完成地稅發(fā)票的查驗(yàn)工作。
3.異地單據(jù)寄收管理,單據(jù)審核至寄送節(jié)點(diǎn)時(shí),系統(tǒng)向門(mén)店發(fā)起待寄送提醒,業(yè)務(wù)員將快遞單號(hào)填寫(xiě)至系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)收到快遞掃描單號(hào),即可實(shí)現(xiàn)發(fā)票與單據(jù)的自動(dòng)匹配,高效完成異地單據(jù)的收單確認(rèn)。
了解 合思費(fèi)控>私車(chē)公用無(wú)法根據(jù)道路交通情況智能變更路線(xiàn),補(bǔ)貼規(guī)則單一,無(wú)法滿(mǎn)足不同業(yè)務(wù)部門(mén)的不同需求,如拓展組巡店是從起點(diǎn)到終點(diǎn)圍繞店鋪周?chē)_(kāi)車(chē)轉(zhuǎn)圈,系統(tǒng)無(wú)法記錄。難以規(guī)避私車(chē)公用辦私事,公里數(shù)多報(bào)等情況。
車(chē)輛臺(tái)賬,實(shí)現(xiàn)私車(chē)、租車(chē)、公車(chē)公用費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)精細(xì)化管理。員工提交報(bào)銷(xiāo)時(shí),可直接關(guān)聯(lián)該輛汽車(chē),查看車(chē)輛報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn),車(chē)輛油耗等信息;行程中支持靈活打卡;行程結(jié)束后,補(bǔ)貼金額自動(dòng)計(jì)算。
了解 合思費(fèi)控>業(yè)務(wù)高速發(fā)展,企業(yè)引入較多信息化系統(tǒng)。企微、北森、用友NCC各個(gè)系統(tǒng)有自己的數(shù)據(jù)體系,相互間缺乏聯(lián)動(dòng)。對(duì)于數(shù)據(jù)分析、財(cái)務(wù)做賬來(lái)說(shuō)非常困難。
1.廣泛連接企微,員工可通過(guò)企業(yè)微信單點(diǎn)登錄合思,不改變使用習(xí)慣,消息待辦也可通過(guò)企微進(jìn)行處理。
2.廣泛連接北森,組織架構(gòu)信息及消息提醒同步合思,出差申請(qǐng)單自動(dòng)同步至北森考勤。人員入離職HR僅需維護(hù)1次信息。
3.廣泛連接NCC,獲取供應(yīng)商、客戶(hù)、收款信息等。出納付款通過(guò)銀企直連在合思內(nèi)完成,付款狀態(tài)回寫(xiě)NCC系統(tǒng)并自動(dòng)生成憑證。
了解 合思費(fèi)控>零食很忙總部采用“線(xiàn)上遠(yuǎn)程+線(xiàn)下指導(dǎo)”的督導(dǎo)管理模式對(duì)所有加盟店提供連鎖經(jīng)營(yíng)管理支持,包括選址開(kāi)店、統(tǒng)一培訓(xùn)、開(kāi)業(yè)指導(dǎo)、門(mén)店運(yùn)營(yíng)培訓(xùn)等。在這樣的業(yè)務(wù)模式下,零食很忙有非常旺盛的差旅需求,但差旅報(bào)銷(xiāo)流程卻繁瑣冗長(zhǎng),員工滿(mǎn)意度較低。
零食很忙在全國(guó)范圍內(nèi)有近20000+門(mén)店,巡店、督導(dǎo)等差旅需求旺盛,高頻報(bào)銷(xiāo)近500人。但目前報(bào)銷(xiāo)還處在傳統(tǒng)的手工報(bào)銷(xiāo)方式,員工在很忙e家系統(tǒng)(自研)申請(qǐng)費(fèi)用,報(bào)銷(xiāo)在企微提交,并且要貼一張從很忙e家的申請(qǐng)截圖。申請(qǐng)與報(bào)銷(xiāo)缺乏關(guān)聯(lián)關(guān)系,常出現(xiàn)同一行程分兩次報(bào)銷(xiāo)、出差申請(qǐng)和報(bào)銷(xiāo)行程不完全一致、有協(xié)同人員出差未在出差申請(qǐng)中備注,差標(biāo)超標(biāo)等情況。大量報(bào)銷(xiāo)單的背后,財(cái)務(wù)復(fù)核壓力巨大, 即使在不停的增添編制,也不能解決問(wèn)題。同時(shí),業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中,資金支付速度要求高+復(fù)雜性導(dǎo)致財(cái)務(wù)科目多,財(cái)務(wù)做賬壓力大。
門(mén)店的報(bào)銷(xiāo)統(tǒng)一由總部的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé),出納支付后,需要回收發(fā)票。但是地方門(mén)店的業(yè)務(wù)員日常工作繁忙,也不能經(jīng)??词謾C(jī)回復(fù)消息,導(dǎo)致回收速率慢,且存在發(fā)票丟失,或者抬頭錯(cuò)誤的情況。在發(fā)票稽核環(huán)節(jié),大量發(fā)票全部由財(cái)務(wù)人工審核,登錄驗(yàn)真平臺(tái)手工逐個(gè)查重,時(shí)間成本巨大,且無(wú)法解決電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷(xiāo)的問(wèn)題。
目前私車(chē)公用的管理,通過(guò)系統(tǒng)推薦路線(xiàn)核算里程數(shù),但無(wú)法根據(jù)道路交通情況智能變更路線(xiàn),員工自行變更路線(xiàn)則不被記錄。補(bǔ)貼規(guī)則單一,無(wú)法滿(mǎn)足不同業(yè)務(wù)部門(mén)的不同需求,如拓展組巡店是從起點(diǎn)到終點(diǎn)圍繞店鋪周?chē)_(kāi)車(chē)轉(zhuǎn)圈,系統(tǒng)無(wú)法記錄。難以規(guī)避私車(chē)公用辦私事,公里數(shù)多報(bào)等情況。
業(yè)務(wù)高速發(fā)展,引入了非常多的信息化系統(tǒng)。企微、泛微協(xié)同平臺(tái)、郵件系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、帆軟BI、用友NCC,易點(diǎn)易動(dòng)等,各個(gè)系統(tǒng)有自己的數(shù)據(jù)體系,相互間缺乏聯(lián)動(dòng)。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)沒(méi)有統(tǒng)一出口,對(duì)于數(shù)據(jù)分析、財(cái)務(wù)做賬來(lái)說(shuō)非常困難。
在財(cái)務(wù)數(shù)字化的背景下,零食很忙渴求更規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、透明化的費(fèi)用管控流程,建立一套涵蓋“預(yù)算管理、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、連接消費(fèi)、臺(tái)賬報(bào)表管理、憑證對(duì)接”等功能的商旅費(fèi)控系統(tǒng),通過(guò)合理的管控降低差旅成本。經(jīng)過(guò)與合思的通力合作,費(fèi)控管理流程重塑,解放了員工、財(cái)務(wù),更好的讓數(shù)據(jù)服務(wù)于企業(yè)決策。
移動(dòng)端申請(qǐng),費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、差標(biāo)自動(dòng)校驗(yàn),支持添加同行人,超標(biāo)有提示,申請(qǐng)即合規(guī)。報(bào)銷(xiāo)必須關(guān)聯(lián)申請(qǐng),OCR智能識(shí)別拍照導(dǎo)入發(fā)票,自動(dòng)驗(yàn)真查重。差標(biāo)控制精細(xì)且靈活,如飛機(jī)控制艙型、火車(chē)票控制坐席,住宿可按照地區(qū)/職級(jí)/金額控制等。差旅出行在合思商城訂購(gòu),月底統(tǒng)一核算時(shí), 合思商城支持多賬戶(hù)模式的不同法人實(shí)體獨(dú)立核算入賬,大大提高財(cái)務(wù)人員做賬效率。
車(chē)輛臺(tái)賬,實(shí)現(xiàn)私車(chē)、租車(chē)、公車(chē)公用費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)精細(xì)化管理。員工提交報(bào)銷(xiāo)時(shí),可直接關(guān)聯(lián)該輛汽車(chē),查看車(chē)輛報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn),車(chē)輛油耗等信息;行程中支持靈活打卡;行程結(jié)束后,補(bǔ)貼金額自動(dòng)計(jì)算,并自動(dòng)添加數(shù)據(jù)至車(chē)輛臺(tái)賬,管理層財(cái)務(wù)多端可查,數(shù)據(jù)可追溯。
發(fā)票袋歸集發(fā)票,免貼票,報(bào)銷(xiāo)單免打印。發(fā)票回收統(tǒng)一使用總部提供的帶編碼的發(fā)票袋,提交報(bào)銷(xiāo)單時(shí)店長(zhǎng)填寫(xiě)發(fā)票袋編碼,發(fā)票自動(dòng)與單據(jù)關(guān)聯(lián);財(cái)務(wù)收到發(fā)票后通過(guò)掃描儀識(shí)別發(fā)票袋二維碼,自動(dòng)識(shí)別單據(jù),發(fā)票復(fù)核狀態(tài)一目了然。
企業(yè)存在部分地稅發(fā)票。合思通過(guò)RPA機(jī)器人連接湖南地稅查驗(yàn)平臺(tái),財(cái)務(wù)無(wú)需離開(kāi)系統(tǒng)二次操作即可完成地稅發(fā)票的查驗(yàn)工作,結(jié)果回寫(xiě)單據(jù)。此外,合思提供多種多樣的發(fā)票校驗(yàn)規(guī)則,如發(fā)票敏感字識(shí)別,保障企業(yè)發(fā)票安全。
異地單據(jù)寄收管理,單據(jù)審核至寄送節(jié)點(diǎn)時(shí),系統(tǒng)向門(mén)店發(fā)起待寄送提醒,業(yè)務(wù)員將快遞單號(hào)填寫(xiě)至系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)收到快遞掃描單號(hào),即可實(shí)現(xiàn)發(fā)票與單據(jù)的自動(dòng)匹配,高效完成異地單據(jù)的收單確認(rèn)。
廣泛連接企微,員工可通過(guò)企業(yè)微信單點(diǎn)登錄合思,不改變使用習(xí)慣,消息待辦也可通過(guò)企微進(jìn)行處理。
廣泛連接北森,組織架構(gòu)信息及消息提醒同步合思,出差申請(qǐng)單自動(dòng)同步至北森考勤。人員入離職HR僅需維護(hù)1次信息。
廣泛連接NCC,獲取供應(yīng)商、客戶(hù)、收款信息等。出納付款通過(guò)銀企直連在合思內(nèi)完成,付款狀態(tài)回寫(xiě)NCC系統(tǒng)并自動(dòng)生成憑證。
在合思方案的加持下,零食很忙總部?jī)H靠7人就完成了全國(guó)2000家門(mén)店的核算工作,建立財(cái)務(wù)共享中心,實(shí)現(xiàn)了更高效率的財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)。未來(lái),合思將與零食很忙共同探索財(cái)務(wù)數(shù)字化的更多新可能。在國(guó)家《十四·五規(guī)劃與2035年遠(yuǎn)景目標(biāo)綱要》加快數(shù)字化發(fā)展、建設(shè)數(shù)字中國(guó)的引導(dǎo)下,未來(lái)合思將以全鏈路L4級(jí)無(wú)需報(bào)銷(xiāo)解決方案為核心,助力更多企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí),幫助中國(guó)企業(yè)建設(shè)世界一流的財(cái)務(wù)管理體系。