作為輕醫(yī)美直營連鎖領(lǐng)域的頭部品牌，和顏一美自 2017 年在北京開設(shè)首家分院以來，便以 “專注?規(guī)范?克制” 的價值觀穩(wěn)步擴張，截至 2024 年已在全國 5 城布局 28 家分院，其中北京 14 家、沈陽 8 家、大連 3 家、天津 2 家、西安 1 家，均扎根于萬象城、大悅城等高端商圈。隨著門店數(shù)量從最初的 2 家躍升至 28 家，以及累計服務(wù)人次突破 20 萬、治療次數(shù)超 50 萬次，業(yè)務(wù)規(guī)模的快速增長直接帶動了合同數(shù)量的爆發(fā)式增長。場地租賃合同、醫(yī)療設(shè)備采購合同、供應(yīng)商合作合同..這些合同分散在 5 城 28 家門店，成為連接門店業(yè)務(wù)與總部財務(wù)的關(guān)鍵紐帶。
然而，在引入合思合同臺賬自動化解決方案前，和顏一美的合同管理模式卻難以適配連鎖擴張的節(jié)奏。彼時，各門店采用 “Excel 臺賬 + 紙質(zhì)檔案” 的傳統(tǒng)方式記錄合同信息，這種分散式管理帶來了多重痛點：總部財務(wù)團隊每月需花費 5 個工作日收集、核對 28 家門店的合同數(shù)據(jù)，僅整理沈陽 8 家門店的租賃合同就需 1.5 天；更關(guān)鍵的是，合同數(shù)據(jù)與門店業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完全割裂 —— 每家門店相關(guān)的費用成本需財務(wù)手動從合同臺賬摘抄后與睿美云系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)核對，單家門店的對賬工作就耗時 2 天，且差錯率高達 8%，嚴重影響業(yè)財分析的準確性。
2023 年，和顏一美與合思達成合作，引入合同臺賬自動化解決方案后，連鎖門店的合同管理效率迎來質(zhì)變。針對各門店合同分散的問題，系統(tǒng)通過 OCR 技術(shù)實現(xiàn) “上傳即錄入”：例如沈陽門店上傳場地租賃合同掃描件后，系統(tǒng) 10 秒內(nèi)自動提取合同編號、租賃期限、付款批次等關(guān)鍵信息，生成標準化電子臺賬，總部可通過 “門店 = 沈陽 + 合同類型 = 租賃” 的組合篩選，一鍵調(diào)取 8 家沈陽門店的所有租賃合同及付款進度，無需再等待紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)。
對于輕醫(yī)美行業(yè)普遍存在的分期合同管理難題，系統(tǒng)通過 “智能拆分 + 自動提醒” 機制實現(xiàn)精準管控。以進口設(shè)備采購合同為例，假設(shè)合同約定分 4 批支付 128 萬元貨款，系統(tǒng)會自動將每批付款金額、日期錄入臺賬，并關(guān)聯(lián)設(shè)備驗收單數(shù)據(jù) —— 當門店完成設(shè)備安裝調(diào)試后，系統(tǒng)自動標記 “首筆款可付”，避免提前付款風(fēng)險；同時可設(shè)定在付款日期前 3 天，系統(tǒng)向地區(qū)總部財務(wù)及大連門店負責(zé)人推送雙重提醒，避免逾期付款的出現(xiàn)。
更重要的是，系統(tǒng)打通了 “合同 - 付款 - 業(yè)務(wù)” 的全鏈路數(shù)據(jù)：基于合同臺賬的付款計劃，工作流引擎自動生成付款單，無需門店手動填報；付款單經(jīng)總部審批后，直接對接浦發(fā)銀行云資金系統(tǒng)完成線上支付，支付完成后，回單文件立即自動同步至臺賬并關(guān)聯(lián)對應(yīng)合同，替代了過去 “門店提單 - 財務(wù)制單 - 銀行付款 - 回單歸檔” 的 4 個手動環(huán)節(jié)。同時，合同數(shù)據(jù)與 K3C ERP 系統(tǒng)、睿美云業(yè)務(wù)系統(tǒng)實時聯(lián)動，財務(wù)可在系統(tǒng)中直接查看 “某份耗材采購合同的付款金額” 與 “對應(yīng)耗材產(chǎn)生的治療收入” 的匹配關(guān)系，業(yè)財對賬時間大大壓縮。
如今，和顏一美的 28 家門店已全面實現(xiàn)合同管理數(shù)字化：總部財務(wù)通過可視化狀態(tài)，能實時監(jiān)控各門店合同的 “已付 / 待付 / 逾期” 狀態(tài)；門店行政人員可專注于客戶服務(wù)與業(yè)務(wù)支持；即便是新開業(yè)的西安萬象城院，也能通過系統(tǒng)快速復(fù)用成熟門店的合同管理模板，縮短運營磨合周期。這種高效的業(yè)財協(xié)同模式，不僅支撐了現(xiàn)有 28 家門店的精細化運營，更為和顏一美未來向更多城市擴張奠定了堅實的數(shù)字化基礎(chǔ)，讓 “規(guī)范” 的價值觀在連鎖管理中得到更精準的落地。
