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連鎖經營 上市公司 會計檔案管理
合思x金牌廚柜 | 多系統數據互聯,實現檔案數據信息化、智能化、數字化三步走

打破低效的檔案管理現狀,解決連鎖企業(yè)會計檔案散落各系統,檔案數據未得到有效利用的痛點。通過合思檔案實現數據共享,一站式查閱,以聚合化,結構化,業(yè)務化的檔案數據呈現會計資料的結構樹,查閱業(yè)務全貌便捷高效。

  • 84%↓

    檔案匹配耗時減少

  • 80%↓

    檔案查詢耗時減少

  • 30萬+↓

    每年預估節(jié)省成本

公司介紹

金牌廚柜家居科技股份有限公司成立于1999年,股票代碼603180,是國內高端整體廚柜及定制家居的專業(yè)服務商。金牌廚柜擁有國家認定廚房工業(yè)設計中心,是國家認定“智能制造示范企業(yè)”,專業(yè)從事整體廚柜及定制家居的研發(fā)、設計、生產、銷售、安裝及售后整體服務,打造家居產品的全屋智能定制。

業(yè)務挑戰(zhàn)
挑戰(zhàn)一
低效的檔案管理現狀,人工環(huán)節(jié)占比多

整理環(huán)節(jié)逐一打印,手工匹配、組裝、裝訂、上架。 保管環(huán)節(jié)財務臨時保管1年,1年后移交綜合檔案處管理。 存儲環(huán)節(jié)紙質檔案獨立檔案室管理,電子檔案各系統分散儲存,不利于全局分析。 紙質檔案管理為主,需要每年提供實物稽查,人工逐一翻查。實物翻閱效率低、易損壞、易丟失。

解決方案
線上、線下關聯檢索,實物檔案全流程管理定位

"紙電混合"階段,基于會計檔案原文件保管要求,檔案系統需要在具備實物檔案線上化管理能力的同時,實現線上線下關聯檢索。合思檔案支持通過二維碼完成實物檔案全流程管理及定位,服務實物檔案全流程線上化管理,會計資料的建立、查閱、借閱、銷毀全生命周期可控,有效減低財務管控風險。

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挑戰(zhàn)二
會計檔案散落各系統,檔案數據未得到有效利用

企業(yè)多個信息化系統同時運行,分別管理著不同類型的單據、憑證等。費用報銷單、借款單、對公付款到票單、付款單、設備驗收單存儲在藍凌EKP中;財務付款單、客戶退貨訂單等存儲在維濤ERP中;招商CBS負責管理銀行回單,金蝶云星空負責管理憑證及附件。

解決方案
數據共享,一站式查閱

合思檔案提供開放式OpenAPI接口,支持多種異構系統的開放式對接,企業(yè)可自定義擴展定制化的接口方案,自動獲取業(yè)務系統中待歸檔檔案的電子原文件及結構化數據。財務檔案數據以“結構樹”方式呈現,查閱業(yè)務全貌便捷高效。

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挑戰(zhàn)三
業(yè)財數據缺乏勾稽關聯,無法雙向核查

由于業(yè)務數據與財務數據分散管理,業(yè)財數據缺乏勾稽關系,無法從業(yè)務鏈完整性的角度核查檔案數據、金額是否匹配。當檔案數據與業(yè)務數據脫離時,企業(yè)也無法利用檔案數據對業(yè)務狀態(tài)進行分析,無法助力企業(yè)業(yè)務決策。

解決方案
業(yè)財一體雙向穿透,準確、快速還原業(yè)務全貌

業(yè)務檢測方案服務于財務視角,符合“四流合一”要求,能快速核查檔案關系鏈條是否完整匹配,數據金額是否準確匹配。 支持業(yè)財數據跨系統調閱,跨系統調閱完整業(yè)務鏈條檔案數據。打造以業(yè)務為核心的證據鏈條。

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金牌廚柜家居科技股份公司成立于1999年,是專注于廚柜及整家定制產品的研發(fā)、制造、銷售和服務一體化的專業(yè)服務商。2017年5月,金牌廚柜在上海證券交易所主板掛牌上市。[股票代碼:603180]


在中國,金牌廚柜與眾多知名開發(fā)商在高端住宅、豪華別墅等精裝工程方面形成戰(zhàn)略合作伙伴,目前在全球有超3000家高端品牌專賣店。至今,金牌廚柜在海內外共建有五大專業(yè)生產基地。其中廈門總部生產基地總規(guī)模近350畝;江蘇泗陽生產基地規(guī)劃總規(guī)模1000畝,現已建成640畝;泰國生產基地總規(guī)模近30畝;成都雙流生產基地規(guī)劃總規(guī)模200畝;湖北黃岡紅安基地規(guī)劃350畝。五大基地累計已建廠房及配套設施60多萬平方米,在建和擬建廠房及配套設施90多萬平方米。另外為更好服務北美用戶,特在北美設東西部中心倉。


作為一家擁有超3000家連鎖門店的家居品牌,隨著業(yè)務的擴張與企業(yè)發(fā)展,金牌的財務效率卻發(fā)力不足。企業(yè)意識到財務數字化轉型的急迫性與重要性,決心發(fā)起金牌廚柜的數字化轉型,實現企業(yè)信息化、智能化、數字化三步走,最終實現生產效率的提高。


如何完成金牌的數字化轉型?要從金牌的業(yè)務模式說起。

作為家居定制行業(yè)的龍頭企業(yè),金牌的業(yè)務核心在于為客戶提供大規(guī)模的個性化定制,為客戶提供產品的同時,也要提供整體的設計方案即全流程的跟進及售后服務。這決定了每套廚柜產品都是不同的,其交付周期長,服務鏈條長、管理難度大,從獲客到設計到拆單、生產、物流、安裝等,每個環(huán)節(jié)都是一個獨立板塊。將一個定制化的櫥柜產品看成一個項目,項目運轉通過很多部門,時間周期長,其中會產生非常多的費用、單據、發(fā)票等。數據散落各系統且由不同的崗位負責,很長一段時間,聚合數據并進行項目利潤分析是一個很大的痛點。


在意識到這個問題后,金牌進行了財務數字化轉型。搭建統一的財務共享平臺,通過財務共享概念,實現業(yè)財一體化管理。引入“互聯網+”的概念,通過云+協同、智能機器人的方式,連接各類異構業(yè)財系統,聚合管理企業(yè)全部的財務數據,并輻射到各個區(qū)域門店,全流程監(jiān)控項目,透明化運營。

在財務數字化轉型后,企業(yè)發(fā)現還有一個很重要的環(huán)節(jié)沒有處理。那就是企業(yè)的財務檔案。不僅需要耗費大量的人力資源整理、組裝、上架,同時大量的紙質檔案儲存也給企業(yè)帶來了非常大的壓力。金牌接觸到合思檔案,了解到單套制管理方案,一拍即合進行合作。談到引入合思檔案的動因,金牌坦言主要是因為政策驅動及內部管理驅動。


1.政策驅動:數電票引入,為了滿足財務合規(guī)的要求,企業(yè)需要專業(yè)的電子會計檔案系統對數電票進行管理。

2.管理驅動:當前時代,降本增效是企業(yè)的必然選擇。壓縮成本提高效率,才能更好的搶占市場。對于金牌來說,為了檔案管理所付出的人力成本、時間成本、紙張儲存成本,都需要盡快的被優(yōu)化提效。


綜上,合思檔案成為了金牌財務數字化轉型的關鍵一環(huán),也是最不可或缺的一塊拼圖。

合思檔案上線管理價值

  • 統一存儲:打破數據孤島,整合憑證、單據、合同、回單等四證,統一儲存,統一標準,統一管理。

  • 業(yè)務證據鏈完整:會計資料之間關系的搭建,實現以業(yè)務為核心的證據鏈條,實現業(yè)財一體的雙向穿透,還原業(yè)務全貌。

  • 數據共享,一站式查閱:以聚合化,結構化,業(yè)務化的檔案數據呈現會記資料的結構樹,查閱業(yè)務全貌便捷高效。

  • 全生命周期管理:原文件獨立數字化管理,會記資料的建立、查閱、借閱、銷毀全生命周期可控,有效減低財務管控風險。

合思檔案上線經濟價值

通過合思檔案,預估每年可以節(jié)約30萬+的成本。對于金牌來說,降本增效只是合思檔案的附加價值,更重要的是,保障企業(yè)的財務檔案合規(guī),降低企業(yè)風險,通過數字化轉型,服務于企業(yè)的每一個未來財務人,提高效率,擴大效益!


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