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合思×之平物業(yè) | “檔案 + 收入 + 成本” 三維數(shù)字化突圍

“以專業(yè)之心,筑品質(zhì)服務(wù)”,之平物業(yè)自 2004 年成立以來,始終深耕物業(yè)管理領(lǐng)域,為超 200 個項目提供專業(yè)服務(wù)。面對物業(yè)行業(yè) “規(guī)模大、利潤薄、區(qū)域分散” 的特點,之平物業(yè)率先引入合思電子會計檔案系統(tǒng),破解檔案管理難題,推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,成為行業(yè)智慧管理標(biāo)桿。

  • 70%

    檔案整理耗時減少

  • 80%

    倉儲空間占用降低

  • 12萬元/年

    綜合成本減少

公司介紹

之平管理由陳之平先生創(chuàng)辦,是一家專注于物業(yè)管理及服務(wù)的專業(yè)機構(gòu)。旗下?lián)碛凶庸?70+家組織,是中國物業(yè)行業(yè)百強企業(yè),更是粵港澳大灣區(qū)物業(yè)服務(wù)力百強企業(yè)。2004年創(chuàng)立于深圳,為各類型不動產(chǎn)擁有者、房地產(chǎn)企業(yè)及公共機構(gòu)等提供專業(yè)的物業(yè)管理、生活服務(wù)以及有關(guān)企業(yè)運營、組織和技術(shù)方面的顧問咨詢服務(wù)。之平管理核心團隊擁有近三十年的物業(yè)管理服務(wù)專業(yè)經(jīng)驗,一直致力于幫助不動產(chǎn)擁有者營造更美好的生活場景,以助力價值增長。

業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)
挑戰(zhàn)一
實物管理難題,跨區(qū)域協(xié)同低效

175 家組織的檔案均需打印為紙質(zhì)文件,人工整理、裝訂、上架工作量巨大,倉儲依賴紙箱和鐵架,空間占用大且查找不便。財務(wù)檔案存放在重慶倉庫,與深圳管理團隊及全國分子公司物理距離遠,文件郵寄成本高、傳遞慢。

解決方案

采用 “電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔” 模式,集成金蝶云星空、合同供應(yīng)鏈系統(tǒng)等數(shù)據(jù),自動采集會計憑證、發(fā)票、業(yè)務(wù)單據(jù)等電子文件,僅保留年報等永久保存的紙質(zhì)檔案。

合思檔案>
挑戰(zhàn)二
業(yè)務(wù)系統(tǒng)割裂,數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)困難

前端業(yè)務(wù)鏈不完整,金蝶云星空、合同供應(yīng)鏈系統(tǒng)等數(shù)據(jù)分散,發(fā)票、銀行回單與憑證手工匹配易出錯,電子文件存儲風(fēng)險高。

解決方案

采用 “電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔” 模式,集成金蝶云星空、合同供應(yīng)鏈系統(tǒng)等數(shù)據(jù),自動采集會計憑證、發(fā)票、業(yè)務(wù)單據(jù)等電子文件,僅保留年報等永久保存的紙質(zhì)檔案。定義檔案關(guān)聯(lián)規(guī)則,自動匹配憑證、發(fā)票、業(yè)務(wù)單據(jù)等數(shù)據(jù),形成結(jié)構(gòu)化檔案組;支持全文檢索、多層穿透查詢,一鍵追溯全業(yè)務(wù)鏈條數(shù)據(jù)。

合思檔案>
挑戰(zhàn)三
檔案利用不便

查詢需跨系統(tǒng)切換,借閱依賴實物傳遞,無法滿足多部門同時使用需求,審計和數(shù)據(jù)追溯耗時費力。

解決方案

通過掃碼或手動錄入標(biāo)識字段實現(xiàn)檔案裝盒,系統(tǒng)記錄檔案物理位置,支持快速定位和移動上架,減少人工操作誤差。電子檔案支持在線調(diào)閱、輔助審計,借閱流程線上化,自動記錄借閱信息并設(shè)置權(quán)限時效,確保數(shù)據(jù)安全可控。

合思檔案>

“以專業(yè)之心,筑品質(zhì)服務(wù)”,作為中國物業(yè)行業(yè)百強企業(yè),之平物業(yè)自 2004 年成立以來,始終以專業(yè)服務(wù)深耕物業(yè)管理領(lǐng)域,業(yè)務(wù)覆蓋全國 14 個區(qū)域超 200 個項目。然而在行業(yè)增速放緩、存量競爭加劇的背景下,其傳統(tǒng)管理模式逐漸顯露出多重瓶頸:全國 175 家組織的檔案依賴紙質(zhì)打印裝訂,重慶倉庫的跨區(qū)域管理導(dǎo)致倉儲與郵寄成本高企,人工整理效率低下且出錯率達 5%;收入結(jié)構(gòu)過度依賴物業(yè)費,增值服務(wù)與公共資源運營價值待挖掘;人力成本占比超 60%,設(shè)施維護被動響應(yīng)推高應(yīng)急支出;多系統(tǒng)數(shù)據(jù)孤島問題突出,跨區(qū)域?qū)徟c檔案調(diào)閱耗時費力,難以支撐規(guī)模化擴張需求。合思為物業(yè)行業(yè)定制的數(shù)字化解決方案,為之平物業(yè)構(gòu)建起從業(yè)務(wù)場景到管理效能的全鏈條升級路徑。


在檔案管理方面,通過深度集成金蝶云星空、合同供應(yīng)鏈系統(tǒng),合思電子會計檔案系統(tǒng)自動采集 20.6 萬張記賬憑證、12.7 萬張銀行回單等數(shù)據(jù),實現(xiàn) “業(yè)務(wù)發(fā)生即數(shù)據(jù)歸檔”,其中采購場景中采購合同、訂單、入庫單、發(fā)票等全流程數(shù)據(jù)自動關(guān)聯(lián),借助 OCR 技術(shù)自動識別發(fā)票信息并查重驗真,異常單據(jù)自動觸發(fā)預(yù)警以確保四單一致性,報銷場景下人人報銷數(shù)據(jù)同步至檔案系統(tǒng),員工移動端提交報銷單后系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)消費記錄與電子發(fā)票,實現(xiàn) “消費即歸檔” 并徹底告別傳統(tǒng)繁瑣流程。


系統(tǒng)上線后,之平物業(yè)的管理效率發(fā)生質(zhì)的飛躍,15 人檔案團隊工作量減少 70%,憑證整理時間從 2 小時縮短至 10 分鐘,跨區(qū)域查詢與審計調(diào)閱實現(xiàn) “秒級響應(yīng)”,單套制管理使紙質(zhì)檔案打印量減少 80%、年節(jié)省紙張超 90 萬張,費用報銷周期從 5 天縮短至 2 天,財務(wù)審核工作量減少 60%,銀企直聯(lián)付款準(zhǔn)確率達 100%。數(shù)據(jù)賦能層面,系統(tǒng)內(nèi)置四部委電子檔案管理規(guī)范,自動校驗檔案合規(guī)性使發(fā)票重復(fù)報銷等風(fēng)險降低 95%,通過區(qū)塊鏈技術(shù)存證公共收益數(shù)據(jù)確保審計可追溯,全業(yè)務(wù)鏈數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)實時生成費用報銷趨勢等分析報表,推動公共能耗成本下降 8%、采購成本降低 5%,截至 2024 年底 18 萬份附件歸檔準(zhǔn)確率達 99.9%。



在收入側(cè)數(shù)字化管理層面,合思也積極助力志平物業(yè)構(gòu)建多元收入體系:通過合思商城聚合家政、托育、維修等高頻生活服務(wù),打造 “物業(yè) + 生活服務(wù)” 生態(tài)。針對公共資源運營場景,系統(tǒng)通過臺賬實時追蹤廣告位、車位、快遞柜等租賃數(shù)據(jù),自動生成收益報表并公示,如電梯廣告收入通過合同管理模塊自動關(guān)聯(lián)訂單與收款記錄,收入透明度提升后業(yè)主投訴率下降 40%。此外,系統(tǒng)支持政府補貼及專項收入管理,助力企業(yè)申報保障房補貼、綠色社區(qū)獎勵,探索 “物業(yè) + 養(yǎng)老”“物業(yè) + 社區(qū)治理” 等融合模式,拓寬收入來源。



支出側(cè)管理中,合思聚焦成本精細化控制:針對人力成本占比高的痛點,系統(tǒng)支持非核心業(yè)務(wù)(如保潔、綠化、電梯維保)外包管理,通過競爭性招標(biāo)流程降低外包成本 10%-15%,同時建立外包合同臺賬實現(xiàn)費用動態(tài)管控;內(nèi)部通過 “師徒制” 培訓(xùn)體系及企業(yè)文化建設(shè),將年均離職率從 25% 降至 18%,招聘成本減少約 5 萬元 / 年。在設(shè)施維護領(lǐng)域,通過設(shè)備全生命周期管理臺賬,結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)傳感器實時監(jiān)測電梯、消防設(shè)備狀態(tài),以預(yù)防性維護(如電梯每月 2 次維保)替代應(yīng)急維修,設(shè)備故障率下降 30%,維修成本降低 25%,且維保工單自動觸發(fā)、記錄實時上傳,確保合規(guī)性。針對零星采購墊資及備用金管理難題,系統(tǒng)建立備用金與借款臺賬,引入虛擬卡模式實現(xiàn)資金流向透明化,規(guī)避墊資風(fēng)險與合規(guī)漏洞,同時通過預(yù)算分析優(yōu)化費用結(jié)構(gòu),提升資金使用效率。



從深圳到全國,從傳統(tǒng)物業(yè)到智慧管理,之平物業(yè)的實踐為行業(yè)提供了可復(fù)制的轉(zhuǎn)型模板,通過 “檔案電子化、收入多元化、成本精細化、管理智能化” 的組合策略,實現(xiàn)規(guī)模擴張與精細化管理的平衡。未來,隨著二期優(yōu)化計劃推進,雙方將進一步深挖數(shù)據(jù)價值,推動物業(yè)行業(yè)從 “人力密集型” 向 “人機協(xié)同型”“數(shù)據(jù)驅(qū)動型” 轉(zhuǎn)型。


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