“以專業(yè)之心，筑品質(zhì)服務(wù)”，作為中國物業(yè)行業(yè)百強企業(yè)，之平物業(yè)自 2004 年成立以來，始終以專業(yè)服務(wù)深耕物業(yè)管理領(lǐng)域，業(yè)務(wù)覆蓋全國 14 個區(qū)域超 200 個項目。然而在行業(yè)增速放緩、存量競爭加劇的背景下，其傳統(tǒng)管理模式逐漸顯露出多重瓶頸：全國 175 家組織的檔案依賴紙質(zhì)打印裝訂，重慶倉庫的跨區(qū)域管理導(dǎo)致倉儲與郵寄成本高企，人工整理效率低下且出錯率達 5%；收入結(jié)構(gòu)過度依賴物業(yè)費，增值服務(wù)與公共資源運營價值待挖掘；人力成本占比超 60%，設(shè)施維護被動響應(yīng)推高應(yīng)急支出；多系統(tǒng)數(shù)據(jù)孤島問題突出，跨區(qū)域?qū)徟c檔案調(diào)閱耗時費力，難以支撐規(guī)模化擴張需求。合思為物業(yè)行業(yè)定制的數(shù)字化解決方案，為之平物業(yè)構(gòu)建起從業(yè)務(wù)場景到管理效能的全鏈條升級路徑。
在檔案管理方面，通過深度集成金蝶云星空、合同供應(yīng)鏈系統(tǒng)，合思電子會計檔案系統(tǒng)自動采集 20.6 萬張記賬憑證、12.7 萬張銀行回單等數(shù)據(jù)，實現(xiàn) “業(yè)務(wù)發(fā)生即數(shù)據(jù)歸檔”，其中采購場景中采購合同、訂單、入庫單、發(fā)票等全流程數(shù)據(jù)自動關(guān)聯(lián)，借助 OCR 技術(shù)自動識別發(fā)票信息并查重驗真，異常單據(jù)自動觸發(fā)預(yù)警以確保四單一致性，報銷場景下人人報銷數(shù)據(jù)同步至檔案系統(tǒng)，員工移動端提交報銷單后系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)消費記錄與電子發(fā)票，實現(xiàn) “消費即歸檔” 并徹底告別傳統(tǒng)繁瑣流程。
系統(tǒng)上線后，之平物業(yè)的管理效率發(fā)生質(zhì)的飛躍，15 人檔案團隊工作量減少 70%，憑證整理時間從 2 小時縮短至 10 分鐘，跨區(qū)域查詢與審計調(diào)閱實現(xiàn) “秒級響應(yīng)”，單套制管理使紙質(zhì)檔案打印量減少 80%、年節(jié)省紙張超 90 萬張，費用報銷周期從 5 天縮短至 2 天，財務(wù)審核工作量減少 60%，銀企直聯(lián)付款準(zhǔn)確率達 100%。數(shù)據(jù)賦能層面，系統(tǒng)內(nèi)置四部委電子檔案管理規(guī)范，自動校驗檔案合規(guī)性使發(fā)票重復(fù)報銷等風(fēng)險降低 95%，通過區(qū)塊鏈技術(shù)存證公共收益數(shù)據(jù)確保審計可追溯，全業(yè)務(wù)鏈數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)實時生成費用報銷趨勢等分析報表，推動公共能耗成本下降 8%、采購成本降低 5%，截至 2024 年底 18 萬份附件歸檔準(zhǔn)確率達 99.9%。
在收入側(cè)數(shù)字化管理層面，合思也積極助力志平物業(yè)構(gòu)建多元收入體系：通過合思商城聚合家政、托育、維修等高頻生活服務(wù)，打造 “物業(yè) + 生活服務(wù)” 生態(tài)。針對公共資源運營場景，系統(tǒng)通過臺賬實時追蹤廣告位、車位、快遞柜等租賃數(shù)據(jù)，自動生成收益報表并公示，如電梯廣告收入通過合同管理模塊自動關(guān)聯(lián)訂單與收款記錄，收入透明度提升后業(yè)主投訴率下降 40%。此外，系統(tǒng)支持政府補貼及專項收入管理，助力企業(yè)申報保障房補貼、綠色社區(qū)獎勵，探索 “物業(yè) + 養(yǎng)老”“物業(yè) + 社區(qū)治理” 等融合模式，拓寬收入來源。
支出側(cè)管理中，合思聚焦成本精細化控制：針對人力成本占比高的痛點，系統(tǒng)支持非核心業(yè)務(wù)（如保潔、綠化、電梯維保）外包管理，通過競爭性招標(biāo)流程降低外包成本 10%-15%，同時建立外包合同臺賬實現(xiàn)費用動態(tài)管控；內(nèi)部通過 “師徒制” 培訓(xùn)體系及企業(yè)文化建設(shè)，將年均離職率從 25% 降至 18%，招聘成本減少約 5 萬元 / 年。在設(shè)施維護領(lǐng)域，通過設(shè)備全生命周期管理臺賬，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)傳感器實時監(jiān)測電梯、消防設(shè)備狀態(tài)，以預(yù)防性維護（如電梯每月 2 次維保）替代應(yīng)急維修，設(shè)備故障率下降 30%，維修成本降低 25%，且維保工單自動觸發(fā)、記錄實時上傳，確保合規(guī)性。針對零星采購墊資及備用金管理難題，系統(tǒng)建立備用金與借款臺賬，引入虛擬卡模式實現(xiàn)資金流向透明化，規(guī)避墊資風(fēng)險與合規(guī)漏洞，同時通過預(yù)算分析優(yōu)化費用結(jié)構(gòu)，提升資金使用效率。
從深圳到全國，從傳統(tǒng)物業(yè)到智慧管理，之平物業(yè)的實踐為行業(yè)提供了可復(fù)制的轉(zhuǎn)型模板，通過 “檔案電子化、收入多元化、成本精細化、管理智能化” 的組合策略，實現(xiàn)規(guī)模擴張與精細化管理的平衡。未來，隨著二期優(yōu)化計劃推進，雙方將進一步深挖數(shù)據(jù)價值，推動物業(yè)行業(yè)從 “人力密集型” 向 “人機協(xié)同型”“數(shù)據(jù)驅(qū)動型” 轉(zhuǎn)型。
