電子發(fā)票（鐵路電子客票）
近日，國家稅務(wù)總局、財政部、中國國家鐵路集團有限公司發(fā)布公告，自2024年11月1日起，將在全國鐵路推廣全面數(shù)字化的客運電子發(fā)票——電子發(fā)票（鐵路電子客票）。旅客不再需要打印鐵路車票（紙質(zhì)報銷憑證），出行和報銷更便利。
電子發(fā)票（鐵路電子客票）
公告還提到，單位可基于電子發(fā)票（鐵路電子客票）開展無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲等業(yè)務(wù)，推動相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和“網(wǎng)上辦”。同時，鐵路客運在全面數(shù)字化的電子發(fā)票推行使用中設(shè)置了過渡期，過渡期內(nèi)“紙電并行”，旅客仍可使用鐵路車票（紙質(zhì)報銷憑證）報銷，單位也可憑鐵路車票（紙質(zhì)報銷憑證）入賬，過渡期截至2025年9月30日。
隨著電子火車票落地，數(shù)電票全面應(yīng)用時代也正加速到來，企業(yè)如何應(yīng)對“紙電并行”過渡期管理，以及數(shù)電票全面應(yīng)用所帶來的一系列挑戰(zhàn)？合思無需報銷的“消費-入賬-歸檔”解決方案給出答案。在這一方案加持下，企業(yè)將實現(xiàn)從消費、結(jié)算、入賬、存儲、歸檔等全流程自動化管理，實現(xiàn)真正意義上的業(yè)財融合。
01
數(shù)電票普及，挑戰(zhàn)當(dāng)前
數(shù)電票時代，企業(yè)需要重新審視當(dāng)前的財務(wù)、稅務(wù)管理模式，加快推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型以滿足財稅合規(guī)需要。同時，數(shù)電票的開具與接收，無紙化報銷、入賬、歸檔，對企業(yè)而言，既是機遇，也是挑戰(zhàn)。
挑戰(zhàn)一：發(fā)票端需全面升級改造，廣泛連接
在接收端，企業(yè)需要建立電子發(fā)票的接收機制，包括設(shè)置專門的郵箱、API接口或云平臺，以適應(yīng)數(shù)電票的接收、存儲、識別和上報。同時電子發(fā)票具有無限拷貝、多次提交的特點，如果報銷過程中系統(tǒng)不能及時驗真查重，會給財務(wù)人員帶來大量的比對與追討的工作。因此，企業(yè)還需要建立專門的數(shù)電票發(fā)票池，集中管理的能力，以便高效地存儲、檢索和管理大量的電子發(fā)票文件。
隨著數(shù)電票普及，稅務(wù)申報流程也需要相應(yīng)更新。企業(yè)需要確保能夠準確、及時地從電子發(fā)票系統(tǒng)中提取稅務(wù)信息，用于稅務(wù)申報和繳納。此外，企業(yè)還需要密切關(guān)注稅務(wù)法規(guī)的變化，確保其發(fā)票管理流程始終符合最新的稅務(wù)合規(guī)要求。
在過渡期內(nèi)，紙質(zhì)車票和電子發(fā)票同時使用，企業(yè)需要同時管理兩種憑證，增加了管理復(fù)雜性。紙質(zhì)憑證需要物理存儲和人工核對，而電子發(fā)票則需在數(shù)字平臺上處理，包括驗真、驗簽、解析和歸檔。這要求企業(yè)在不同系統(tǒng)間轉(zhuǎn)換，確保數(shù)據(jù)一致性和準確性，同時還需培訓(xùn)員工適應(yīng)新流程，增加了時間和資源成本。
02
合思無需報銷的“消費-入賬-歸檔”解決方案
為幫助企業(yè)應(yīng)對數(shù)電票全面應(yīng)用及因公消費管理的挑戰(zhàn)，合思重磅推出了無需報銷的“消費-入賬-歸檔”解決方案，重塑數(shù)電票時代下的企業(yè)業(yè)財管理新模式，助力其實現(xiàn)從消費到歸檔的全流程自動化管理。
? 獲票環(huán)節(jié)自動化：員工授權(quán)12306賬號，合思商城通過對公訂單信息匹配預(yù)開票的數(shù)據(jù)，鎖定對公行程（避開個人出行），并自動為員工發(fā)起開票操作，大大提高獲票效率并減少人為干預(yù)。同時，系統(tǒng)也可通過電子稅務(wù)局的全量發(fā)票自動采集接口直接獲取到開出的數(shù)電火車發(fā)票，并將PDF或OFD或XML格式的原文件直接推送到下一步，進行對賬結(jié)算及原文件入賬歸檔等工作。這種自動化流程減少了人工操作，提高了效率，確保了發(fā)票申請的準確性和及時性。
? 結(jié)算環(huán)節(jié)智能化：在結(jié)算報銷方面，即使企業(yè)用了TMC平臺，仍然無法避免員工拿在TMC平臺的公司支付的行程發(fā)票再次報銷，而合思系統(tǒng)底層風(fēng)控能力能夠適配這一場景。即通過發(fā)票風(fēng)控引擎與訂單風(fēng)控引擎雙重匹配、比對，識別出重復(fù)報銷發(fā)票，自動打回。這一功能將有效地自動規(guī)避公司支付的訂單被再次報銷的風(fēng)險。
? 入賬環(huán)節(jié)高效化：做賬時，合思系統(tǒng)不僅自動關(guān)聯(lián)賬單明細、交易記錄與數(shù)電發(fā)票，還能通過EAI Pro工具，將生成的會計憑證自動推送至核算系統(tǒng)，自動入賬和制證。這種自動化入賬流程提高了財務(wù)處理的效率和準確性，減少了財務(wù)人員的工作壓力。
? 歸檔環(huán)節(jié)合規(guī)化：歸檔環(huán)節(jié)，合思檔案提供了穩(wěn)定、高效、安全、合規(guī)的單套制管理方案。這意味著電子發(fā)票和相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)將被安全地存儲，同時滿足法規(guī)要求，便于未來的查詢和審計。
在合思無需報銷的“消費-入賬-歸檔”解決方案加持下，企業(yè)將實現(xiàn)從智能獲票、高效結(jié)算、精準入賬到合規(guī)歸檔的全流程自動化管理，大幅提高了財務(wù)管理的效率和準確性，輕松應(yīng)對數(shù)電票時代的挑戰(zhàn)。
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