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電子火車票來了,企業(yè)如何應(yīng)對數(shù)電票挑戰(zhàn)?
2024-09-12 財務(wù)干貨

近日,國家稅務(wù)總局、財政部、中國國家鐵路集團有限公司發(fā)布公告,自2024年11月1日起,將在全國鐵路推廣全面數(shù)字化的客運電子發(fā)票——電子發(fā)票(鐵路電子客票)。旅客不再需要打印鐵路車票(紙質(zhì)報銷憑證),出行和報銷更便利。


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電子發(fā)票(鐵路電子客票)


公告還提到,單位可基于電子發(fā)票(鐵路電子客票)開展無紙化報銷、入賬、歸檔、存儲等業(yè)務(wù),推動相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型和“網(wǎng)上辦”。同時,鐵路客運在全面數(shù)字化的電子發(fā)票推行使用中設(shè)置了過渡期,過渡期內(nèi)“紙電并行”,旅客仍可使用鐵路車票(紙質(zhì)報銷憑證)報銷,單位也可憑鐵路車票(紙質(zhì)報銷憑證)入賬,過渡期截至2025年9月30日。


隨著電子火車票落地,數(shù)電票全面應(yīng)用時代也正加速到來,企業(yè)如何應(yīng)對“紙電并行”過渡期管理,以及數(shù)電票全面應(yīng)用所帶來的一系列挑戰(zhàn)?合思無需報銷的“消費-入賬-歸檔”解決方案給出答案。在這一方案加持下,企業(yè)將實現(xiàn)從消費、結(jié)算、入賬、存儲、歸檔等全流程自動化管理,實現(xiàn)真正意義上的業(yè)財融合。


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01

數(shù)電票普及,挑戰(zhàn)當(dāng)前


數(shù)電票時代,企業(yè)需要重新審視當(dāng)前的財務(wù)、稅務(wù)管理模式,加快推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型以滿足財稅合規(guī)需要。同時,數(shù)電票的開具與接收,無紙化報銷、入賬、歸檔,對企業(yè)而言,既是機遇,也是挑戰(zhàn)。


挑戰(zhàn)一:發(fā)票端需全面升級改造,廣泛連接

在開具端,企業(yè)需要對其發(fā)票管理系統(tǒng)進行數(shù)字化升級改造,以實現(xiàn)發(fā)票的自動生成、審核、開具和發(fā)送。通常情況下,開具端需要與財務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等無縫集成,確保發(fā)票信息的準確性和一致性。


在接收端,企業(yè)需要建立電子發(fā)票的接收機制,包括設(shè)置專門的郵箱、API接口或云平臺,以適應(yīng)數(shù)電票的接收、存儲、識別和上報。同時電子發(fā)票具有無限拷貝、多次提交的特點,如果報銷過程中系統(tǒng)不能及時驗真查重,會給財務(wù)人員帶來大量的比對與追討的工作。因此,企業(yè)還需要建立專門的數(shù)電票發(fā)票池,集中管理的能力,以便高效地存儲、檢索和管理大量的電子發(fā)票文件。


  挑戰(zhàn)二:及時提取數(shù)電票信息納稅申報,合規(guī)要求更高

隨著數(shù)電票普及,稅務(wù)申報流程也需要相應(yīng)更新。企業(yè)需要確保能夠準確、及時地從電子發(fā)票系統(tǒng)中提取稅務(wù)信息,用于稅務(wù)申報和繳納。此外,企業(yè)還需要密切關(guān)注稅務(wù)法規(guī)的變化,確保其發(fā)票管理流程始終符合最新的稅務(wù)合規(guī)要求。


  挑戰(zhàn)三:建立更高效的內(nèi)部審批報銷流程,挖掘數(shù)據(jù)價值
數(shù)電票的推廣為企業(yè)提供了一個簡化內(nèi)部審批、報銷流程的機會。即企業(yè)可以通過建立電子審批流程,實現(xiàn)發(fā)票的快速審核和報銷。既能提高了工作效率,還能減少了人工錯誤和虛假發(fā)票的可能性。同時,企業(yè)還可以利用數(shù)據(jù)分析工具,對報銷數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控和分析,以優(yōu)化其財務(wù)管理策略。


  挑戰(zhàn)四:過渡期內(nèi)“紙電并行,企業(yè)管理難度大

在過渡期內(nèi),紙質(zhì)車票和電子發(fā)票同時使用,企業(yè)需要同時管理兩種憑證,增加了管理復(fù)雜性。紙質(zhì)憑證需要物理存儲和人工核對,而電子發(fā)票則需在數(shù)字平臺上處理,包括驗真、驗簽、解析和歸檔。這要求企業(yè)在不同系統(tǒng)間轉(zhuǎn)換,確保數(shù)據(jù)一致性和準確性,同時還需培訓(xùn)員工適應(yīng)新流程,增加了時間和資源成本。



02

合思無需報銷的“消費-入賬-歸檔”解決方案


為幫助企業(yè)應(yīng)對數(shù)電票全面應(yīng)用及因公消費管理的挑戰(zhàn),合思重磅推出了無需報銷的“消費-入賬-歸檔”解決方案,重塑數(shù)電票時代下的企業(yè)業(yè)財管理新模式,助力其實現(xiàn)從消費到歸檔的全流程自動化管理。


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 獲票環(huán)節(jié)自動化:員工授權(quán)12306賬號,合思商城通過對公訂單信息匹配預(yù)開票的數(shù)據(jù),鎖定對公行程(避開個人出行),并自動為員工發(fā)起開票操作,大大提高獲票效率并減少人為干預(yù)。同時,系統(tǒng)也可通過電子稅務(wù)局的全量發(fā)票自動采集接口直接獲取到開出的數(shù)電火車發(fā)票,并將PDF或OFD或XML格式的原文件直接推送到下一步,進行對賬結(jié)算及原文件入賬歸檔等工作。這種自動化流程減少了人工操作,提高了效率,確保了發(fā)票申請的準確性和及時性。


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 結(jié)算環(huán)節(jié)智能化:在結(jié)算報銷方面,即使企業(yè)用了TMC平臺,仍然無法避免員工拿在TMC平臺的公司支付的行程發(fā)票再次報銷,而合思系統(tǒng)底層風(fēng)控能力能夠適配這一場景。即通過發(fā)票風(fēng)控引擎與訂單風(fēng)控引擎雙重匹配、比對,識別出重復(fù)報銷發(fā)票,自動打回。這一功能將有效地自動規(guī)避公司支付的訂單被再次報銷的風(fēng)險。


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 入賬環(huán)節(jié)高效化:做賬時,合思系統(tǒng)不僅自動關(guān)聯(lián)賬單明細、交易記錄與數(shù)電發(fā)票,還能通過EAI Pro工具,將生成的會計憑證自動推送至核算系統(tǒng),自動入賬和制證。這種自動化入賬流程提高了財務(wù)處理的效率和準確性,減少了財務(wù)人員的工作壓力。


 歸檔環(huán)節(jié)合規(guī)化:歸檔環(huán)節(jié),合思檔案提供了穩(wěn)定、高效、安全、合規(guī)的單套制管理方案。這意味著電子發(fā)票和相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)將被安全地存儲,同時滿足法規(guī)要求,便于未來的查詢和審計。

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在合思無需報銷的“消費-入賬-歸檔”解決方案加持下,企業(yè)將實現(xiàn)從智能獲票、高效結(jié)算、精準入賬到合規(guī)歸檔的全流程自動化管理,大幅提高了財務(wù)管理的效率和準確性,輕松應(yīng)對數(shù)電票時代的挑戰(zhàn)。







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