作為一家擁有上萬名員工、3500+經(jīng)銷商、100萬+終端門店的連鎖食品集團，D企銷售網(wǎng)絡覆蓋全國，遠銷海外。隨著業(yè)務發(fā)展和國際化交流增多，高昂的差旅成本、冗長的報銷核算流程、頻繁的員工差旅投訴，倒逼企業(yè)重塑差旅流程。盡管D企早已接入了TMC系統(tǒng)，員工因公出行可在平臺上免墊資訂購“機酒火”，同時也能緩解財務審批、復核的壓力。但事實上，財務的工作并未變得輕松，反而更加復雜且繁瑣。
以上均是D企財務真實的工作感受。即使接入了數(shù)字化系統(tǒng)，但企業(yè)整體的工作效率并沒有提高。財務的工作時間、工作熱情被消耗，員工對于供應商也有怨言，例如旺季經(jīng)常訂不到酒店。因此，差旅成本已經(jīng)成為僅次于人力資源支出的第二大可控成本，而D企也深刻意識到差旅費控的重要性。
到底有沒有能讓員工舒適出差、財務高效入賬、有效管控差旅成本的方案？答案是“有！”——「合思無需報銷解決方案」
01
對賬單必須滿足財務核算標準，才能算提效！
大多數(shù)供應商給到的對賬單都需要財務二次加工，才能進行核算。通過excel整理后，再轉發(fā)給各成本中心負責人審核。這種作業(yè)方式并沒有起到降本增效的作用，反而增加了在手工記賬、調賬、紙質發(fā)票歸檔等工作的時間。
在無需報銷方案中，員工前期在合思費控申請時所填寫的費用類型、成本中心的信息，會在合思商城訂購時直接帶出。合思商城開具的對賬單包含費用類型、成本中心、單據(jù)ID、出行人信息、訂單信息等內(nèi)容，通過<對賬結算中心>在線拆分子對賬單，按照企業(yè)自身的管理要求，為費用管理負責人自動生成相應的賬單用于單據(jù)核對，僅需幾分鐘就可以完成對賬單的拆分，并一鍵分發(fā)給負責人審核，全程無需財務線下溝通，確保高效準確。
若企業(yè)在核對賬單時，發(fā)現(xiàn)異常賬單（如賬單明細中扣款錯誤、賬單明細歸屬期間錯誤），合思商城支持線上發(fā)起“賬單調整”申請，企業(yè)可直接將有問題的數(shù)據(jù)進行批量修改，賬單調整申請也將會發(fā)送至合思服務人員，進行確認；在合思確認后，可調整單據(jù)狀態(tài)。待財務確認修改后，即完成了異常賬單的調整。相較于線下頻繁地與供應商溝通確認，在線調整的方式更加透明、有效，便于跟蹤。
訂單確認后，合思商城的結算工作人員在為企業(yè)開票過程中，會將發(fā)票影像數(shù)據(jù)儲存在系統(tǒng)內(nèi)。財務一鍵獲取發(fā)票，發(fā)票數(shù)據(jù)自動綁定消費明細。若其中有缺失的發(fā)票，如火車票已被某位員工取走，財務可一鍵發(fā)起待辦催票，真正解放財務的精力。在后期的差旅數(shù)據(jù)報告中，也可調取缺票數(shù)據(jù)，對經(jīng)常自行取票的員工進行針對性“提醒”。
此時，財務的工作將變成什么樣？
無需等待紙票郵寄即可完成入賬；待紙質發(fā)票收到后，直接歸檔；核算、歸檔工作至少縮短了3個工作日，在不缺票的前提下，僅需1-2個工作日即可完成上個月的差旅結算、核算、歸檔工作。這才是真正的解放財務生產(chǎn)力、提高企業(yè)效率的數(shù)字化差旅方案！
02
量價齊升推高企業(yè)差旅成本
『省』真的很重要！
經(jīng)歷疫情“黑天鵝”對企業(yè)經(jīng)營的挑戰(zhàn)，當前企業(yè)對于費用管控的意識愈發(fā)強烈。根據(jù)未來財務人研究院聯(lián)手合思共同編制的《2023費控及差旅趨勢分析報告》顯示，2023上半年差旅業(yè)務井噴式增長，差旅費用管控成為管理者關注的重點話題。合思率先實現(xiàn)全鏈路L4級無需報銷解決方案，到底可以給企業(yè)帶來什么？
多角度的成本節(jié)省
差旅成本除了員工訂購消費的顯性成本外，還有流程運轉、協(xié)同溝通、票據(jù)核查等隱性成本。
員工訂購時，合思商城聚合多家供應商比價、最大限度的進行協(xié)議托管，為企業(yè)盡可能爭取低價。
差標設置時，商城提供前后2小時低價航班推薦、同行人同住的多種差標管控方式，為企業(yè)降低差旅成本。
無需報銷場景下，員工僅需事前申請+免墊資訂購。出差中無需收集發(fā)票。出差后無需貼票報銷，最大程度釋放員工精力；財務月底統(tǒng)一對賬結算，最快2小時即可完成入賬歸檔。任何形式的催辦、提醒均可通過系統(tǒng)完成。這仿佛為企業(yè)量身定制了私人秘書，讓全公司都體會到數(shù)字化、自動化帶來的便利。
消費即合規(guī)，免去企業(yè)超標風險
在真實差旅場景中，員工出差住酒店，難免會出現(xiàn)超標預訂、虛報費用等“灰色地帶”。這些“灰色地帶”不僅給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失，還隱藏審計合規(guī)風險。而通過無需報銷方案，申請校驗行程真實性、預定校驗費用合規(guī)性、統(tǒng)一開票保障票據(jù)合法性。
通過數(shù)據(jù)優(yōu)化管理手段
企業(yè)采用各種各樣的流程手段、規(guī)章制度，最終都是為了企業(yè)效益最大化服務。管理是動態(tài)調整的過程，即需要結合企業(yè)不同發(fā)展階段進行針對性的策略調整。而有效的管理手段一定是結合企業(yè)自身業(yè)務狀態(tài)的，即是“本土化”的。數(shù)據(jù)是指引管理手段優(yōu)化的最有效的工具，通過差旅數(shù)據(jù)分析，合思已服務超過數(shù)千家客戶，幫助它們調整優(yōu)化企業(yè)的差標、管控規(guī)則、協(xié)議酒店，讓企業(yè)的差旅降本再創(chuàng)新記錄。
03
實踐案例
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