業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)
挑戰(zhàn)一
預(yù)算下發(fā)、調(diào)整、管控依賴人工
良之隆門店眾多，集團(tuán)預(yù)算目標(biāo)的制定、下達(dá)及分析依賴人工操作；若有預(yù)算調(diào)整，版本眾多難以追溯。每月、每季度對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行統(tǒng)計(jì)或歸集的過程，表格處理量大。為確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，財(cái)務(wù)復(fù)核工作量較多。
解決方案
通過系統(tǒng)下發(fā)預(yù)算，預(yù)算數(shù)據(jù)可視化管理。支持周期控制、累計(jì)控制等多種控制方式，可按部門科目等多種維度分解，不同層級設(shè)置不同強(qiáng)弱管理。預(yù)算支持多種編制流程，自動核算上報(bào)金額，提高預(yù)算編制效率。
挑戰(zhàn)二
門店難管理，結(jié)賬追票難
多門店管理壓力大，良之隆采取財(cái)務(wù)“駐場”模式，全國各級分子公司派駐財(cái)務(wù)人員處理當(dāng)?shù)貓?bào)銷、核算以及稅務(wù)等工作。人工成本極大，門店效率完全依賴于財(cái)務(wù)處理。各店租金/裝修等合同付款進(jìn)度難查，發(fā)票難追。
解決方案
合同臺賬。實(shí)現(xiàn)付款過程管理/發(fā)票追票/合同原件儲存&查閱等。審批流、支付流、賬務(wù)流實(shí)現(xiàn)“三流合一”?？偛看罱ㄘ?cái)務(wù)核算共享中心，服務(wù)全國80%以上門店的核算&稅務(wù)工作，結(jié)賬周期壓縮3天內(nèi)。
民以食為天，在這家企業(yè)看來“讓天下沒有難做的菜”就是自己最大的愿景。從2000年，武漢良之隆食材股份有限公司（以下簡稱良之隆）第一家門店在華南海鮮市場開業(yè)，到2003年進(jìn)駐上海，跨出全國連鎖經(jīng)營第一步。
從一家初創(chuàng)地域性企業(yè)發(fā)展成為全國連鎖的大型餐飲食材供應(yīng)鏈公司，一路走來，良之隆深刻體會到客戶對優(yōu)質(zhì)供應(yīng)鏈和食材產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化的渴望，以解決生產(chǎn)經(jīng)營過程中問題。例如前廳環(huán)節(jié)中：食材口感不新鮮、菜品口味波動大、菜單更新頻率低、出菜等候時(shí)間長。后廚環(huán)節(jié)中：供應(yīng)商食材質(zhì)量不穩(wěn)定、廚師個(gè)人決定菜品口味、菜品研發(fā)非標(biāo)，周期難控、備菜耗時(shí)低效，出菜慢等問題。
因此，在提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品的同時(shí)，幫助中大型餐飲客戶實(shí)現(xiàn)食材產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化+優(yōu)質(zhì)供應(yīng)鏈的增值服務(wù)需求，是良之隆一直努力的方向。
科技是創(chuàng)新生產(chǎn)力，作為一家食材供應(yīng)鏈企業(yè)，良之隆非常重視技術(shù)創(chuàng)新，且持續(xù)投入。吳明芳表示，良之隆建立了品牌研發(fā)中心與產(chǎn)品研發(fā)中心兩大核心部門，全面負(fù)責(zé)新產(chǎn)品的立項(xiàng)、研發(fā)和上市。僅2018年，就申請了發(fā)明專利5項(xiàng)，外形專利10余項(xiàng)。從2019年至2021年間，累計(jì)申報(bào)50項(xiàng)發(fā)明專利、23項(xiàng)實(shí)用新型專利、9項(xiàng)軟件著作權(quán)。
2022年，良之隆與高校的食品技術(shù)學(xué)院聯(lián)合創(chuàng)建了共享研發(fā)平臺。研究重點(diǎn)側(cè)重于湖北淡水魚產(chǎn)品的技術(shù)研究與產(chǎn)品研發(fā)，并將逐步將研究對象擴(kuò)展至肉類、其他水產(chǎn)類。
不止于食材產(chǎn)品方面，良之隆也在積極利用數(shù)字化工具進(jìn)行管理服務(wù)創(chuàng)新。企業(yè)自研的食材供應(yīng)鏈SaaS云服務(wù)平臺，將企業(yè)與終端客戶間所涉及的商流、貨流、資金流及票物流等信息相互打通，通過SaaS技術(shù)產(chǎn)品及線下倉配一體化服務(wù)，讓企業(yè)的運(yùn)營效率更高。
談到未來的發(fā)展時(shí)，吳明芳表示，良之隆一直在努力向三四線市場下沉，通過尋訪合伙人和配送服務(wù)合作商，在各地建立供應(yīng)配送網(wǎng)絡(luò)，增加渠道豐富性。同時(shí)，拓展團(tuán)餐與婚宴市場，做好“預(yù)制菜”的研發(fā)推廣，通過持續(xù)優(yōu)化產(chǎn)品品類和結(jié)構(gòu)，始終保持產(chǎn)品競爭力。
此外，利用信息技術(shù)優(yōu)化線上商城、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)BI系統(tǒng)等建設(shè)與投入，通過挖掘數(shù)據(jù)背后的意義來更好地指導(dǎo)經(jīng)營。
可以看出，良之隆在發(fā)展中非常重視數(shù)字技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用。其實(shí)，早在2016年時(shí)良之隆就已開始布局?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型，打造線上、線下業(yè)務(wù)有機(jī)融合與支持的運(yùn)營生態(tài)體系，并先后自研了業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。
數(shù)字技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中占據(jù)了主導(dǎo)力量，尤其是財(cái)務(wù)數(shù)字化費(fèi)控系統(tǒng)作用正在被無限放大。在沒有引入財(cái)務(wù)費(fèi)控系統(tǒng)前，良之隆的財(cái)務(wù)工作存在著一些效率不高的場景，費(fèi)控目標(biāo)的制定與執(zhí)行大部分采用的是傳統(tǒng)手工方式。
吳明芳表示，良之隆屬于全國性企業(yè)，各分子公司數(shù)量眾多，預(yù)算目標(biāo)制定、下達(dá)，以及預(yù)算達(dá)成的歸集、分析過程中，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)表格量很大。一旦分子公司對預(yù)算做出修改，極容易導(dǎo)致版本眾多而追溯困難的局面。
每月、每季度對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行統(tǒng)計(jì)或歸集的過程，同樣也是很大表格處理量。為確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，財(cái)務(wù)復(fù)核的工作量也很大?？梢哉f，預(yù)算制定、上傳下達(dá)、統(tǒng)計(jì)歸集執(zhí)行結(jié)果耗費(fèi)了財(cái)務(wù)人員大量的工作時(shí)間，特殊節(jié)點(diǎn)的加班不可避免，重復(fù)性勞動較多，職業(yè)幸福感不強(qiáng)。
因此，良之隆上下急需一款優(yōu)秀的財(cái)務(wù)費(fèi)控系統(tǒng)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)：
● 能夠?qū)⑵髽I(yè)所有費(fèi)控目標(biāo)，包括執(zhí)行過程，通過線上系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)可視化管理。
● 在整體審批流程中，系統(tǒng)要具備發(fā)票自動驗(yàn)證、歸集能力，以及后臺發(fā)票數(shù)據(jù)庫功能。
● 實(shí)現(xiàn)各類型合同的線上管理，并實(shí)時(shí)歸集供應(yīng)鏈合同的執(zhí)行進(jìn)度。
● 以費(fèi)控系統(tǒng)為紐帶，實(shí)現(xiàn)審批流、支付流、賬務(wù)流的實(shí)時(shí)互通。
最終，以整體預(yù)算管理數(shù)字化為起點(diǎn)，為今后業(yè)、票、財(cái)、稅、檔一體化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)優(yōu)化職能與結(jié)構(gòu)，真正實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理向全面數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型。
隨著良之隆與合思開展合作，企業(yè)的財(cái)務(wù)費(fèi)控體系建設(shè)取得了顯著成效，吳明芳表示，從2021年11月項(xiàng)目啟動，到同年12月第一批試點(diǎn)上線，再到次年1月全國范圍試點(diǎn)驗(yàn)收，項(xiàng)目整體進(jìn)展順利。
在短短三個(gè)月內(nèi)，企業(yè)所有費(fèi)控目標(biāo)的制定與預(yù)算執(zhí)行全部實(shí)現(xiàn)了可視化管理；審批流程中，發(fā)票得以自動驗(yàn)真并自動歸集到發(fā)票池中；利用“合同臺賬”功能，各類型合同執(zhí)行情況一目了然；審批流、支付流、賬務(wù)流實(shí)現(xiàn)“三流合一”。
預(yù)算執(zhí)行相關(guān)數(shù)據(jù)的收集和分析效率大幅提升。目前，良之隆集團(tuán)上下全部以合思的數(shù)據(jù)報(bào)表為預(yù)算管理數(shù)據(jù)的統(tǒng)一出口，減少了預(yù)算數(shù)據(jù)核對時(shí)的溝通成本?；诮y(tǒng)一的數(shù)據(jù)共識，良之隆采取的反饋、應(yīng)對舉措也高度統(tǒng)一，達(dá)到了通過數(shù)據(jù)共識來指引行為共識的管理效果。
報(bào)銷處理時(shí)間明顯縮短，原先的手工校驗(yàn)發(fā)票、核對金額等步驟全部由系統(tǒng)處理完成。過去員工報(bào)銷周期普遍在兩周左右，現(xiàn)在已縮減至一周以內(nèi)。吳明芳展望，隨著良之隆與合思合作持續(xù)深入，可進(jìn)一步引入自動化審批程序，將報(bào)銷周期壓縮至以天計(jì)算，甚至可能實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的實(shí)時(shí)在線報(bào)銷打款。
財(cái)務(wù)處理效率方面，過去全國單據(jù)依賴手工審批，耗費(fèi)較多工時(shí)處理，引入合思系統(tǒng)后，單據(jù)處理時(shí)間顯著縮短。
基于合思系統(tǒng)，良之隆財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)在轉(zhuǎn)型優(yōu)化、提升效率方面，也邁開了步伐。在良之隆實(shí)施財(cái)務(wù)核算共享中心的過程中，合思系統(tǒng)發(fā)揮了重要作用?；谪?cái)務(wù)核算共享中心的建設(shè)，良之隆財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)從全國近70人的隊(duì)伍調(diào)整至50人左右，財(cái)務(wù)編制整體優(yōu)化20%以上。如果按年計(jì)費(fèi)，財(cái)務(wù)人員的人力成本節(jié)省近百萬。
吳明芳進(jìn)一步表示，隨著增值稅電子發(fā)票的進(jìn)一步普及，公司也將考慮引入合思旗下的電子會計(jì)檔案管理平臺，將費(fèi)控管理與檔案管理相結(jié)合，建立起業(yè)、財(cái)、稅、票、檔一體化的管理模式，為全面“無紙化”做好準(zhǔn)備。
雖然財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)整體編制得到優(yōu)化，但服務(wù)能力卻得到增強(qiáng)。吳明芳表示，此前良之隆采取財(cái)務(wù)“駐場”模式，全國各級分子公司都派駐了財(cái)務(wù)人員，處理當(dāng)?shù)貓?bào)銷、核算以及稅務(wù)等工作。
而在引進(jìn)合思系統(tǒng)后，審批流、支付流、賬務(wù)流得以線上打通。公司在武漢總部搭建了財(cái)務(wù)核算共享中心，全國超過80%以上門店的核算與稅務(wù)工作納入到共享中心完成。
基于核算共享中心建立，核算標(biāo)準(zhǔn)化、同質(zhì)化的工作能夠通過規(guī)?；奶幚硖嵘?。同時(shí)，共享中心對于統(tǒng)一核算政策執(zhí)行的完整性、有效性，均提供了流程保障。此前，良之隆全國各地門店結(jié)賬周期需要延遲5至7天，而現(xiàn)在核算效率提升后，結(jié)賬周期已壓縮到3天內(nèi)。
隨著核算等機(jī)械性工作被系統(tǒng)取代，財(cái)務(wù)人員將有更多時(shí)間精力去向注重業(yè)財(cái)融合服務(wù)的財(cái)務(wù)BP崗位轉(zhuǎn)型。
被“解放”的良之隆財(cái)務(wù)人員，已將工作重點(diǎn)由核算管理轉(zhuǎn)向經(jīng)營分析與輔助決策；各分子公司的應(yīng)收、庫存、固定資產(chǎn)管理；核心制度的落地執(zhí)行；門店現(xiàn)場人員培訓(xùn)；信息化工程輔助實(shí)施這五大層面中。
目前，良之隆與合思的合作已啟動6個(gè)月，未來隨著電子發(fā)票、電子檔案的普及，雙方合作建設(shè)將持續(xù)深入。合思也將利用“無需報(bào)銷”解決方案，針對各行各業(yè)不同管理需求，量身打造更多專業(yè)化解決方案，讓更多企業(yè)突破費(fèi)控管理瓶頸，獲得財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型最佳方案。
