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合思x良之隆 | 用了“無需報(bào)銷”,這家食材供應(yīng)鏈企業(yè)年均節(jié)省近百萬人力成本
2024-10-11 行業(yè)洞察

業(yè)務(wù)挑戰(zhàn)

挑戰(zhàn)一

預(yù)算下發(fā)、調(diào)整、管控依賴人工

良之隆門店眾多,集團(tuán)預(yù)算目標(biāo)的制定、下達(dá)及分析依賴人工操作;若有預(yù)算調(diào)整,版本眾多難以追溯。每月、每季度對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行統(tǒng)計(jì)或歸集的過程,表格處理量大。為確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,財(cái)務(wù)復(fù)核工作量較多。

解決方案

通過系統(tǒng)下發(fā)預(yù)算,預(yù)算數(shù)據(jù)可視化管理。支持周期控制、累計(jì)控制等多種控制方式,可按部門科目等多種維度分解,不同層級設(shè)置不同強(qiáng)弱管理。預(yù)算支持多種編制流程,自動核算上報(bào)金額,提高預(yù)算編制效率。


挑戰(zhàn)二

門店難管理,結(jié)賬追票難

多門店管理壓力大,良之隆采取財(cái)務(wù)“駐場”模式,全國各級分子公司派駐財(cái)務(wù)人員處理當(dāng)?shù)貓?bào)銷、核算以及稅務(wù)等工作。人工成本極大,門店效率完全依賴于財(cái)務(wù)處理。各店租金/裝修等合同付款進(jìn)度難查,發(fā)票難追。

解決方案

合同臺賬。實(shí)現(xiàn)付款過程管理/發(fā)票追票/合同原件儲存&查閱等。審批流、支付流、賬務(wù)流實(shí)現(xiàn)“三流合一”??偛看罱ㄘ?cái)務(wù)核算共享中心,服務(wù)全國80%以上門店的核算&稅務(wù)工作,結(jié)賬周期壓縮3天內(nèi)。


民以食為天,在這家企業(yè)看來“讓天下沒有難做的菜”就是自己最大的愿景。從2000年,武漢良之隆食材股份有限公司(以下簡稱良之隆)第一家門店在華南海鮮市場開業(yè),到2003年進(jìn)駐上海,跨出全國連鎖經(jīng)營第一步。

從一家初創(chuàng)地域性企業(yè)發(fā)展成為全國連鎖的大型餐飲食材供應(yīng)鏈公司,一路走來,良之隆深刻體會到客戶對優(yōu)質(zhì)供應(yīng)鏈和食材產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化的渴望,以解決生產(chǎn)經(jīng)營過程中問題。例如前廳環(huán)節(jié)中:食材口感不新鮮、菜品口味波動大、菜單更新頻率低、出菜等候時(shí)間長。后廚環(huán)節(jié)中:供應(yīng)商食材質(zhì)量不穩(wěn)定、廚師個(gè)人決定菜品口味、菜品研發(fā)非標(biāo),周期難控、備菜耗時(shí)低效,出菜慢等問題。

因此,在提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品的同時(shí),幫助中大型餐飲客戶實(shí)現(xiàn)食材產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)化+優(yōu)質(zhì)供應(yīng)鏈的增值服務(wù)需求,是良之隆一直努力的方向。

科技是創(chuàng)新生產(chǎn)力,作為一家食材供應(yīng)鏈企業(yè),良之隆非常重視技術(shù)創(chuàng)新,且持續(xù)投入。吳明芳表示,良之隆建立了品牌研發(fā)中心與產(chǎn)品研發(fā)中心兩大核心部門,全面負(fù)責(zé)新產(chǎn)品的立項(xiàng)、研發(fā)和上市。僅2018年,就申請了發(fā)明專利5項(xiàng),外形專利10余項(xiàng)。從2019年至2021年間,累計(jì)申報(bào)50項(xiàng)發(fā)明專利、23項(xiàng)實(shí)用新型專利、9項(xiàng)軟件著作權(quán)。

2022年,良之隆與高校的食品技術(shù)學(xué)院聯(lián)合創(chuàng)建了共享研發(fā)平臺。研究重點(diǎn)側(cè)重于湖北淡水魚產(chǎn)品的技術(shù)研究與產(chǎn)品研發(fā),并將逐步將研究對象擴(kuò)展至肉類、其他水產(chǎn)類。

不止于食材產(chǎn)品方面,良之隆也在積極利用數(shù)字化工具進(jìn)行管理服務(wù)創(chuàng)新。企業(yè)自研的食材供應(yīng)鏈SaaS云服務(wù)平臺,將企業(yè)與終端客戶間所涉及的商流、貨流、資金流及票物流等信息相互打通,通過SaaS技術(shù)產(chǎn)品及線下倉配一體化服務(wù),讓企業(yè)的運(yùn)營效率更高。

談到未來的發(fā)展時(shí),吳明芳表示,良之隆一直在努力向三四線市場下沉,通過尋訪合伙人和配送服務(wù)合作商,在各地建立供應(yīng)配送網(wǎng)絡(luò),增加渠道豐富性。同時(shí),拓展團(tuán)餐與婚宴市場,做好“預(yù)制菜”的研發(fā)推廣,通過持續(xù)優(yōu)化產(chǎn)品品類和結(jié)構(gòu),始終保持產(chǎn)品競爭力。

此外,利用信息技術(shù)優(yōu)化線上商城、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)BI系統(tǒng)等建設(shè)與投入,通過挖掘數(shù)據(jù)背后的意義來更好地指導(dǎo)經(jīng)營。

可以看出,良之隆在發(fā)展中非常重視數(shù)字技術(shù)的創(chuàng)新應(yīng)用。其實(shí),早在2016年時(shí)良之隆就已開始布局?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型,打造線上、線下業(yè)務(wù)有機(jī)融合與支持的運(yùn)營生態(tài)體系,并先后自研了業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。

數(shù)字技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中占據(jù)了主導(dǎo)力量,尤其是財(cái)務(wù)數(shù)字化費(fèi)控系統(tǒng)作用正在被無限放大。在沒有引入財(cái)務(wù)費(fèi)控系統(tǒng)前,良之隆的財(cái)務(wù)工作存在著一些效率不高的場景,費(fèi)控目標(biāo)的制定與執(zhí)行大部分采用的是傳統(tǒng)手工方式。

吳明芳表示,良之隆屬于全國性企業(yè),各分子公司數(shù)量眾多,預(yù)算目標(biāo)制定、下達(dá),以及預(yù)算達(dá)成的歸集、分析過程中,產(chǎn)生的數(shù)據(jù)表格量很大。一旦分子公司對預(yù)算做出修改,極容易導(dǎo)致版本眾多而追溯困難的局面。

每月、每季度對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行統(tǒng)計(jì)或歸集的過程,同樣也是很大表格處理量。為確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性,財(cái)務(wù)復(fù)核的工作量也很大??梢哉f,預(yù)算制定、上傳下達(dá)、統(tǒng)計(jì)歸集執(zhí)行結(jié)果耗費(fèi)了財(cái)務(wù)人員大量的工作時(shí)間,特殊節(jié)點(diǎn)的加班不可避免,重復(fù)性勞動較多,職業(yè)幸福感不強(qiáng)。

因此,良之隆上下急需一款優(yōu)秀的財(cái)務(wù)費(fèi)控系統(tǒng),幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn):

 ● 能夠?qū)⑵髽I(yè)所有費(fèi)控目標(biāo),包括執(zhí)行過程,通過線上系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)可視化管理。

 ● 在整體審批流程中,系統(tǒng)要具備發(fā)票自動驗(yàn)證、歸集能力,以及后臺發(fā)票數(shù)據(jù)庫功能。

 ● 實(shí)現(xiàn)各類型合同的線上管理,并實(shí)時(shí)歸集供應(yīng)鏈合同的執(zhí)行進(jìn)度。

 ● 以費(fèi)控系統(tǒng)為紐帶,實(shí)現(xiàn)審批流、支付流、賬務(wù)流的實(shí)時(shí)互通。

最終,以整體預(yù)算管理數(shù)字化為起點(diǎn),為今后業(yè)、票、財(cái)、稅、檔一體化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ),幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)優(yōu)化職能與結(jié)構(gòu),真正實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理向全面數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型。

隨著良之隆與合思開展合作,企業(yè)的財(cái)務(wù)費(fèi)控體系建設(shè)取得了顯著成效,吳明芳表示,從2021年11月項(xiàng)目啟動,到同年12月第一批試點(diǎn)上線,再到次年1月全國范圍試點(diǎn)驗(yàn)收,項(xiàng)目整體進(jìn)展順利。

在短短三個(gè)月內(nèi),企業(yè)所有費(fèi)控目標(biāo)的制定與預(yù)算執(zhí)行全部實(shí)現(xiàn)了可視化管理;審批流程中,發(fā)票得以自動驗(yàn)真并自動歸集到發(fā)票池中;利用“合同臺賬”功能,各類型合同執(zhí)行情況一目了然;審批流、支付流、賬務(wù)流實(shí)現(xiàn)“三流合一”。

預(yù)算執(zhí)行相關(guān)數(shù)據(jù)的收集和分析效率大幅提升。目前,良之隆集團(tuán)上下全部以合思的數(shù)據(jù)報(bào)表為預(yù)算管理數(shù)據(jù)的統(tǒng)一出口,減少了預(yù)算數(shù)據(jù)核對時(shí)的溝通成本?;诮y(tǒng)一的數(shù)據(jù)共識,良之隆采取的反饋、應(yīng)對舉措也高度統(tǒng)一,達(dá)到了通過數(shù)據(jù)共識來指引行為共識的管理效果。

報(bào)銷處理時(shí)間明顯縮短,原先的手工校驗(yàn)發(fā)票、核對金額等步驟全部由系統(tǒng)處理完成。過去員工報(bào)銷周期普遍在兩周左右,現(xiàn)在已縮減至一周以內(nèi)。吳明芳展望,隨著良之隆與合思合作持續(xù)深入,可進(jìn)一步引入自動化審批程序,將報(bào)銷周期壓縮至以天計(jì)算,甚至可能實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)的實(shí)時(shí)在線報(bào)銷打款。

財(cái)務(wù)處理效率方面,過去全國單據(jù)依賴手工審批,耗費(fèi)較多工時(shí)處理,引入合思系統(tǒng)后,單據(jù)處理時(shí)間顯著縮短。

基于合思系統(tǒng),良之隆財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)在轉(zhuǎn)型優(yōu)化、提升效率方面,也邁開了步伐。在良之隆實(shí)施財(cái)務(wù)核算共享中心的過程中,合思系統(tǒng)發(fā)揮了重要作用?;谪?cái)務(wù)核算共享中心的建設(shè),良之隆財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)從全國近70人的隊(duì)伍調(diào)整至50人左右,財(cái)務(wù)編制整體優(yōu)化20%以上。如果按年計(jì)費(fèi),財(cái)務(wù)人員的人力成本節(jié)省近百萬。

吳明芳進(jìn)一步表示,隨著增值稅電子發(fā)票的進(jìn)一步普及,公司也將考慮引入合思旗下的電子會計(jì)檔案管理平臺,將費(fèi)控管理與檔案管理相結(jié)合,建立起業(yè)、財(cái)、稅、票、檔一體化的管理模式,為全面“無紙化”做好準(zhǔn)備。

雖然財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)整體編制得到優(yōu)化,但服務(wù)能力卻得到增強(qiáng)。吳明芳表示,此前良之隆采取財(cái)務(wù)“駐場”模式,全國各級分子公司都派駐了財(cái)務(wù)人員,處理當(dāng)?shù)貓?bào)銷、核算以及稅務(wù)等工作。

而在引進(jìn)合思系統(tǒng)后,審批流、支付流、賬務(wù)流得以線上打通。公司在武漢總部搭建了財(cái)務(wù)核算共享中心,全國超過80%以上門店的核算與稅務(wù)工作納入到共享中心完成。

基于核算共享中心建立,核算標(biāo)準(zhǔn)化、同質(zhì)化的工作能夠通過規(guī)?;奶幚硖嵘?。同時(shí),共享中心對于統(tǒng)一核算政策執(zhí)行的完整性、有效性,均提供了流程保障。此前,良之隆全國各地門店結(jié)賬周期需要延遲5至7天,而現(xiàn)在核算效率提升后,結(jié)賬周期已壓縮到3天內(nèi)。

隨著核算等機(jī)械性工作被系統(tǒng)取代,財(cái)務(wù)人員將有更多時(shí)間精力去向注重業(yè)財(cái)融合服務(wù)的財(cái)務(wù)BP崗位轉(zhuǎn)型。

被“解放”的良之隆財(cái)務(wù)人員,已將工作重點(diǎn)由核算管理轉(zhuǎn)向經(jīng)營分析與輔助決策;各分子公司的應(yīng)收、庫存、固定資產(chǎn)管理;核心制度的落地執(zhí)行;門店現(xiàn)場人員培訓(xùn);信息化工程輔助實(shí)施這五大層面中。

目前,良之隆與合思的合作已啟動6個(gè)月,未來隨著電子發(fā)票、電子檔案的普及,雙方合作建設(shè)將持續(xù)深入。合思也將利用“無需報(bào)銷”解決方案,針對各行各業(yè)不同管理需求,量身打造更多專業(yè)化解決方案,讓更多企業(yè)突破費(fèi)控管理瓶頸,獲得財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型最佳方案。


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