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數(shù)電票趨勢下連鎖經(jīng)營門店發(fā)票如何管?這套解決方案很給力!
2023-07-10 財務干貨

在連鎖經(jīng)營模式中,公司總部對旗下各門店實施統(tǒng)一管理,面臨開票主體多、發(fā)票開具分散、管理分散等難題。在數(shù)電票試點全面推廣的新時期,又是在紙電發(fā)票共存的過渡階段,連鎖經(jīng)營業(yè)態(tài)的發(fā)票合規(guī)高效管理更難上加難。

哪些難題讓財務更困擾?我們調(diào)研了合思服務的連鎖經(jīng)營業(yè)態(tài)客戶企業(yè),答案竟是門店發(fā)票回收。基于與多家全國連鎖經(jīng)營企業(yè)共同探索,合思推出「門店發(fā)票回收解決方案」,全面解決連鎖經(jīng)營行業(yè)發(fā)票管理難題。

 | 財務Mary:來自某連鎖服飾企業(yè)

催門店交發(fā)票真是太頭疼了!賣場的員工白天工作時不能及時看手機,通常到晚上10點多下班才回消息。聊天窗口變成留言板,明明是一個公司,我卻感覺有時差!

 | 財務Jack:來自某零食品牌企業(yè)

發(fā)票抬頭發(fā)了幾百次,每次開票還是來找我要;員工經(jīng)常開錯發(fā)票類型,很多款項付出去了,商場卻不能及時回發(fā)票,門店人員也不記得催??偛康呢攧找苣敲炊嚅T店,哪能挨個催、挨個記錄呀!

 | 財務Susan:來自某餐飲品牌企業(yè)

最可怕的是,亂成一團的發(fā)票直接寄到總部,單據(jù)不打印、發(fā)票不整理??偛康呢攧諅兌荚凇巴嫫磮D游戲”,發(fā)票找單據(jù),再整理歸檔,我們實在太難了!

回收門店發(fā)票真的這么難嗎?答案是肯定的。企業(yè)在缺乏信息化系統(tǒng)介入時,總部和門店分隔兩地,需要付出大量的溝通成本、時間成本進行信息核對、同步。此外,門店的報銷處理人員通常缺乏基礎的財務知識,要從原本繁忙的工作中抽身完成開票、整理、貼票、郵寄、上報等一系列工作,更非易事。

尤其在數(shù)電票的政策趨勢下,企業(yè)更需要具備數(shù)字化的發(fā)票管理平臺,用于開具和接收發(fā)票、入賬以及歸檔等工作。如果回收門店發(fā)票,門店無需打印單據(jù)、貼票、整理,財務收單自動匹配單據(jù),將會變成什么樣呢?

01 門店發(fā)票回收,讓業(yè)務流程更絲滑

基于合思「門店發(fā)票回收解決方案」,可通過發(fā)票袋回收門店發(fā)票,免整理免貼票免打?。划惖貑螕?jù)寄送節(jié)點自動提醒發(fā)票回收,財務收單掃碼自動匹配單據(jù),完成異地門店高效收票。業(yè)務流程亮點如下:

  1. ·  門店店長可在手機端發(fā)起報銷或付款申請,再通過OCR識別等方式上傳發(fā)票,經(jīng)財務初審通過后,單據(jù)達到寄送節(jié)點,系統(tǒng)將自動提醒門店經(jīng)理郵寄發(fā)票;

  2. ·  門店在收到郵寄提醒后,需將發(fā)票放入企業(yè)專屬發(fā)票袋中,免整理貼票、免打印單據(jù)。同時將發(fā)票袋編碼、快遞單號填入單據(jù)中。需要重點關注的是,這里的發(fā)票袋編碼就是該筆單據(jù)發(fā)票的“身份證”,即通過編碼可迅速定位單據(jù),實現(xiàn)單據(jù)與發(fā)票自動匹配。

  3. ·  對于總部,財務人員收到發(fā)票快遞后,掃描快遞單號即可識別該發(fā)票所對應的單據(jù)信息;掃描發(fā)票袋二維碼,實現(xiàn)單據(jù)與發(fā)票自動關聯(lián)與綁定。

  4. ·  合思費控支持多種規(guī)則校驗發(fā)票,如敏感字校驗、發(fā)票連號等,輔助財務人員自動完成發(fā)票驗真查重、價稅分離等工作;通過發(fā)票池一鍵篩選缺票的單據(jù),發(fā)送提醒;連接地稅平臺免跳轉(zhuǎn)查閱非增值稅發(fā)票。

綜上,通過發(fā)票袋回收門店發(fā)票,可實現(xiàn)免整理、免貼票、免打印的極致體驗;異地單據(jù)寄送,自動提醒發(fā)票回收;財務收單時,掃碼自動匹配單據(jù)。在這一解決方案加持下,連鎖經(jīng)營業(yè)態(tài)的異地門店收票工作流程變得更加簡單和絲滑。

02 節(jié)省70%校驗時間,降低90%發(fā)票風險

以合思某食品連鎖經(jīng)營企業(yè)為例,其在全國擁有2000+門店。此前,該企業(yè)在回收門店發(fā)票過程中長期受困,例如因聯(lián)系不上門店工作人員導致發(fā)票長時間不能入賬、歸檔。在引入合思「門店發(fā)票回收解決方案」后,該企業(yè)實現(xiàn)發(fā)票與單據(jù)的自動匹配,不僅節(jié)約了財務與門店時間成本,同時有效避免發(fā)票風險。

60%:經(jīng)估算,該方案約節(jié)省員工60%的開票、貼票、郵寄時間。同時,可在不了解發(fā)票管理制度的前提下,完成開票。

70%:系統(tǒng)自動識別發(fā)票與單據(jù),避免財務人員反復核對,約節(jié)省財務70%以上的匹配校驗時間。

90%:預置多種發(fā)票校驗規(guī)則,有效避免錯票、重票、假票等情況,為企業(yè)降低超90%的發(fā)票風險。

值得關注的是,數(shù)電票作為一種全新的發(fā)票格式,依然可以沿用現(xiàn)有的合思發(fā)票管理流程,與其他類型發(fā)票一樣通過導入驗真后,進入發(fā)票臺賬統(tǒng)一管理。

在數(shù)電票新形勢下,企業(yè)更需要一套能完整解決發(fā)票的開具、接收、入賬、歸檔的全流程解決方案,不僅可以完成數(shù)電票的在線開具、接收,還可把數(shù)電票與其業(yè)務單據(jù)、付款記錄、記賬憑證智能匹配,通過發(fā)票管理平臺維護數(shù)電票內(nèi)相關信息,最終存入電子檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)數(shù)電票的全生命周期管理。

未來財務用合思,讓有限更有效.
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