在連鎖經(jīng)營(yíng)模式中，公司總部對(duì)旗下各門(mén)店實(shí)施統(tǒng)一管理，面臨開(kāi)票主體多、發(fā)票開(kāi)具分散、管理分散等難題。在數(shù)電票試點(diǎn)全面推廣的新時(shí)期，又是在紙電發(fā)票共存的過(guò)渡階段，連鎖經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)的發(fā)票合規(guī)高效管理更難上加難。
哪些難題讓財(cái)務(wù)更困擾？我們調(diào)研了合思服務(wù)的連鎖經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)客戶企業(yè)，答案竟是門(mén)店發(fā)票回收。基于與多家全國(guó)連鎖經(jīng)營(yíng)企業(yè)共同探索，合思推出「門(mén)店發(fā)票回收解決方案」，全面解決連鎖經(jīng)營(yíng)行業(yè)發(fā)票管理難題。
| 財(cái)務(wù)Mary：來(lái)自某連鎖服飾企業(yè)
催門(mén)店交發(fā)票真是太頭疼了！賣(mài)場(chǎng)的員工白天工作時(shí)不能及時(shí)看手機(jī)，通常到晚上10點(diǎn)多下班才回消息。聊天窗口變成留言板，明明是一個(gè)公司，我卻感覺(jué)有時(shí)差！
| 財(cái)務(wù)Jack：來(lái)自某零食品牌企業(yè)
發(fā)票抬頭發(fā)了幾百次，每次開(kāi)票還是來(lái)找我要；員工經(jīng)常開(kāi)錯(cuò)發(fā)票類型，很多款項(xiàng)付出去了，商場(chǎng)卻不能及時(shí)回發(fā)票，門(mén)店人員也不記得催?？偛康呢?cái)務(wù)要管那么多門(mén)店，哪能挨個(gè)催、挨個(gè)記錄呀！
| 財(cái)務(wù)Susan：來(lái)自某餐飲品牌企業(yè)
最可怕的是，亂成一團(tuán)的發(fā)票直接寄到總部，單據(jù)不打印、發(fā)票不整理。總部的財(cái)務(wù)們都在“玩拼圖游戲”，發(fā)票找單據(jù)，再整理歸檔，我們實(shí)在太難了！
回收門(mén)店發(fā)票真的這么難嗎？答案是肯定的。企業(yè)在缺乏信息化系統(tǒng)介入時(shí)，總部和門(mén)店分隔兩地，需要付出大量的溝通成本、時(shí)間成本進(jìn)行信息核對(duì)、同步。此外，門(mén)店的報(bào)銷處理人員通常缺乏基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)知識(shí)，要從原本繁忙的工作中抽身完成開(kāi)票、整理、貼票、郵寄、上報(bào)等一系列工作，更非易事。
尤其在數(shù)電票的政策趨勢(shì)下，企業(yè)更需要具備數(shù)字化的發(fā)票管理平臺(tái)，用于開(kāi)具和接收發(fā)票、入賬以及歸檔等工作。如果回收門(mén)店發(fā)票，門(mén)店無(wú)需打印單據(jù)、貼票、整理，財(cái)務(wù)收單自動(dòng)匹配單據(jù)，將會(huì)變成什么樣呢？
基于合思「門(mén)店發(fā)票回收解決方案」，可通過(guò)發(fā)票袋回收門(mén)店發(fā)票，免整理免貼票免打??；異地單據(jù)寄送節(jié)點(diǎn)自動(dòng)提醒發(fā)票回收，財(cái)務(wù)收單掃碼自動(dòng)匹配單據(jù)，完成異地門(mén)店高效收票。業(yè)務(wù)流程亮點(diǎn)如下：
· 門(mén)店店長(zhǎng)可在手機(jī)端發(fā)起報(bào)銷或付款申請(qǐng)，再通過(guò)OCR識(shí)別等方式上傳發(fā)票，經(jīng)財(cái)務(wù)初審?fù)ㄟ^(guò)后，單據(jù)達(dá)到寄送節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒門(mén)店經(jīng)理郵寄發(fā)票；
· 門(mén)店在收到郵寄提醒后，需將發(fā)票放入企業(yè)專屬發(fā)票袋中，免整理貼票、免打印單據(jù)。同時(shí)將發(fā)票袋編碼、快遞單號(hào)填入單據(jù)中。需要重點(diǎn)關(guān)注的是，這里的發(fā)票袋編碼就是該筆單據(jù)發(fā)票的“身份證”，即通過(guò)編碼可迅速定位單據(jù)，實(shí)現(xiàn)單據(jù)與發(fā)票自動(dòng)匹配。
· 對(duì)于總部，財(cái)務(wù)人員收到發(fā)票快遞后，掃描快遞單號(hào)即可識(shí)別該發(fā)票所對(duì)應(yīng)的單據(jù)信息；掃描發(fā)票袋二維碼，實(shí)現(xiàn)單據(jù)與發(fā)票自動(dòng)關(guān)聯(lián)與綁定。
· 合思費(fèi)控支持多種規(guī)則校驗(yàn)發(fā)票，如敏感字校驗(yàn)、發(fā)票連號(hào)等，輔助財(cái)務(wù)人員自動(dòng)完成發(fā)票驗(yàn)真查重、價(jià)稅分離等工作；通過(guò)發(fā)票池一鍵篩選缺票的單據(jù)，發(fā)送提醒；連接地稅平臺(tái)免跳轉(zhuǎn)查閱非增值稅發(fā)票。
綜上，通過(guò)發(fā)票袋回收門(mén)店發(fā)票，可實(shí)現(xiàn)免整理、免貼票、免打印的極致體驗(yàn)；異地單據(jù)寄送，自動(dòng)提醒發(fā)票回收；財(cái)務(wù)收單時(shí)，掃碼自動(dòng)匹配單據(jù)。在這一解決方案加持下，連鎖經(jīng)營(yíng)業(yè)態(tài)的異地門(mén)店收票工作流程變得更加簡(jiǎn)單和絲滑。
以合思某食品連鎖經(jīng)營(yíng)企業(yè)為例，其在全國(guó)擁有2000+門(mén)店。此前，該企業(yè)在回收門(mén)店發(fā)票過(guò)程中長(zhǎng)期受困，例如因聯(lián)系不上門(mén)店工作人員導(dǎo)致發(fā)票長(zhǎng)時(shí)間不能入賬、歸檔。在引入合思「門(mén)店發(fā)票回收解決方案」后，該企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)票與單據(jù)的自動(dòng)匹配，不僅節(jié)約了財(cái)務(wù)與門(mén)店時(shí)間成本，同時(shí)有效避免發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)。
60%：經(jīng)估算，該方案約節(jié)省員工60%的開(kāi)票、貼票、郵寄時(shí)間。同時(shí)，可在不了解發(fā)票管理制度的前提下，完成開(kāi)票。
70%：系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別發(fā)票與單據(jù)，避免財(cái)務(wù)人員反復(fù)核對(duì)，約節(jié)省財(cái)務(wù)70%以上的匹配校驗(yàn)時(shí)間。
90%：預(yù)置多種發(fā)票校驗(yàn)規(guī)則，有效避免錯(cuò)票、重票、假票等情況，為企業(yè)降低超90%的發(fā)票風(fēng)險(xiǎn)。
值得關(guān)注的是，數(shù)電票作為一種全新的發(fā)票格式，依然可以沿用現(xiàn)有的合思發(fā)票管理流程，與其他類型發(fā)票一樣通過(guò)導(dǎo)入驗(yàn)真后，進(jìn)入發(fā)票臺(tái)賬統(tǒng)一管理。
在數(shù)電票新形勢(shì)下，企業(yè)更需要一套能完整解決發(fā)票的開(kāi)具、接收、入賬、歸檔的全流程解決方案，不僅可以完成數(shù)電票的在線開(kāi)具、接收，還可把數(shù)電票與其業(yè)務(wù)單據(jù)、付款記錄、記賬憑證智能匹配，通過(guò)發(fā)票管理平臺(tái)維護(hù)數(shù)電票內(nèi)相關(guān)信息，最終存入電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)電票的全生命周期管理。
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