在連鎖經(jīng)營模式中，公司總部對旗下各門店實施統(tǒng)一管理，面臨開票主體多、發(fā)票開具分散、管理分散等難題。在數(shù)電票試點全面推廣的新時期，又是在紙電發(fā)票共存的過渡階段，連鎖經(jīng)營業(yè)態(tài)的發(fā)票合規(guī)高效管理更難上加難。
哪些難題讓財務更困擾？我們調(diào)研了合思服務的連鎖經(jīng)營業(yè)態(tài)客戶企業(yè)，答案竟是門店發(fā)票回收。基于與多家全國連鎖經(jīng)營企業(yè)共同探索，合思推出「門店發(fā)票回收解決方案」，全面解決連鎖經(jīng)營行業(yè)發(fā)票管理難題。
| 財務Mary：來自某連鎖服飾企業(yè)
催門店交發(fā)票真是太頭疼了！賣場的員工白天工作時不能及時看手機，通常到晚上10點多下班才回消息。聊天窗口變成留言板，明明是一個公司，我卻感覺有時差！
| 財務Jack：來自某零食品牌企業(yè)
發(fā)票抬頭發(fā)了幾百次，每次開票還是來找我要；員工經(jīng)常開錯發(fā)票類型，很多款項付出去了，商場卻不能及時回發(fā)票，門店人員也不記得催?？偛康呢攧找苣敲炊嚅T店，哪能挨個催、挨個記錄呀！
| 財務Susan：來自某餐飲品牌企業(yè)
最可怕的是，亂成一團的發(fā)票直接寄到總部，單據(jù)不打印、發(fā)票不整理?？偛康呢攧諅兌荚凇巴嫫磮D游戲”，發(fā)票找單據(jù)，再整理歸檔，我們實在太難了！
回收門店發(fā)票真的這么難嗎？答案是肯定的。企業(yè)在缺乏信息化系統(tǒng)介入時，總部和門店分隔兩地，需要付出大量的溝通成本、時間成本進行信息核對、同步。此外，門店的報銷處理人員通常缺乏基礎的財務知識，要從原本繁忙的工作中抽身完成開票、整理、貼票、郵寄、上報等一系列工作，更非易事。
尤其在數(shù)電票的政策趨勢下，企業(yè)更需要具備數(shù)字化的發(fā)票管理平臺，用于開具和接收發(fā)票、入賬以及歸檔等工作。如果回收門店發(fā)票，門店無需打印單據(jù)、貼票、整理，財務收單自動匹配單據(jù)，將會變成什么樣呢？
基于合思「門店發(fā)票回收解決方案」，可通過發(fā)票袋回收門店發(fā)票，免整理免貼票免打?。划惖貑螕?jù)寄送節(jié)點自動提醒發(fā)票回收，財務收單掃碼自動匹配單據(jù)，完成異地門店高效收票。業(yè)務流程亮點如下：
· 門店店長可在手機端發(fā)起報銷或付款申請，再通過OCR識別等方式上傳發(fā)票，經(jīng)財務初審通過后，單據(jù)達到寄送節(jié)點，系統(tǒng)將自動提醒門店經(jīng)理郵寄發(fā)票；
· 門店在收到郵寄提醒后，需將發(fā)票放入企業(yè)專屬發(fā)票袋中，免整理貼票、免打印單據(jù)。同時將發(fā)票袋編碼、快遞單號填入單據(jù)中。需要重點關注的是，這里的發(fā)票袋編碼就是該筆單據(jù)發(fā)票的“身份證”，即通過編碼可迅速定位單據(jù)，實現(xiàn)單據(jù)與發(fā)票自動匹配。
· 對于總部，財務人員收到發(fā)票快遞后，掃描快遞單號即可識別該發(fā)票所對應的單據(jù)信息；掃描發(fā)票袋二維碼，實現(xiàn)單據(jù)與發(fā)票自動關聯(lián)與綁定。
· 合思費控支持多種規(guī)則校驗發(fā)票，如敏感字校驗、發(fā)票連號等，輔助財務人員自動完成發(fā)票驗真查重、價稅分離等工作；通過發(fā)票池一鍵篩選缺票的單據(jù)，發(fā)送提醒；連接地稅平臺免跳轉(zhuǎn)查閱非增值稅發(fā)票。
綜上，通過發(fā)票袋回收門店發(fā)票，可實現(xiàn)免整理、免貼票、免打印的極致體驗；異地單據(jù)寄送，自動提醒發(fā)票回收；財務收單時，掃碼自動匹配單據(jù)。在這一解決方案加持下，連鎖經(jīng)營業(yè)態(tài)的異地門店收票工作流程變得更加簡單和絲滑。
以合思某食品連鎖經(jīng)營企業(yè)為例，其在全國擁有2000+門店。此前，該企業(yè)在回收門店發(fā)票過程中長期受困，例如因聯(lián)系不上門店工作人員導致發(fā)票長時間不能入賬、歸檔。在引入合思「門店發(fā)票回收解決方案」后，該企業(yè)實現(xiàn)發(fā)票與單據(jù)的自動匹配，不僅節(jié)約了財務與門店時間成本，同時有效避免發(fā)票風險。
60%：經(jīng)估算，該方案約節(jié)省員工60%的開票、貼票、郵寄時間。同時，可在不了解發(fā)票管理制度的前提下，完成開票。
70%：系統(tǒng)自動識別發(fā)票與單據(jù)，避免財務人員反復核對，約節(jié)省財務70%以上的匹配校驗時間。
90%：預置多種發(fā)票校驗規(guī)則，有效避免錯票、重票、假票等情況，為企業(yè)降低超90%的發(fā)票風險。
值得關注的是，數(shù)電票作為一種全新的發(fā)票格式，依然可以沿用現(xiàn)有的合思發(fā)票管理流程，與其他類型發(fā)票一樣通過導入驗真后，進入發(fā)票臺賬統(tǒng)一管理。
在數(shù)電票新形勢下，企業(yè)更需要一套能完整解決發(fā)票的開具、接收、入賬、歸檔的全流程解決方案，不僅可以完成數(shù)電票的在線開具、接收，還可把數(shù)電票與其業(yè)務單據(jù)、付款記錄、記賬憑證智能匹配，通過發(fā)票管理平臺維護數(shù)電票內(nèi)相關信息，最終存入電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)電票的全生命周期管理。
精彩活動早知道
關注“未來財務人研究院”公眾號
