近年來，越來越多企業(yè)意識到建設電子會計檔案的重要性，但在實際操作中，大多數企業(yè)采用的是“雙軌制+雙套制”的檔案管理系統(tǒng)，這不僅會導致工作量比傳統(tǒng)方式更高、流程也更復雜。以至于許多企業(yè)在完成電子會計檔案的建設后卻陷入了“買而不用”的困境。合思會計檔案系統(tǒng)采用“單軌制+單套制”為企業(yè)減負，推動了電子會計檔案系統(tǒng)的真正落地。
數字化時代，將檔案裝訂成冊、并進行編碼打標簽的傳統(tǒng)會計檔案管理方式已經逐漸退出了歷史舞臺。圈內人一直認為，這樣的方式在未來發(fā)展是沒有出路的，更先進的電子化管理方式必將成為主流。
合思會計檔案系統(tǒng)的出現(xiàn)打破了“雙軌制+雙套制”現(xiàn)狀，將線上線下流程并存的檔案管理方式優(yōu)化為電子檔案。為此，合思會計檔案系統(tǒng)率先采用了“單軌制+單套制”，并通過這一路徑實現(xiàn)電子會計檔案的核心應用價值——會計檔案不打印。企業(yè)在引進合思會計檔案系統(tǒng)之后，電子文件、紙質文件將全部實行電子歸檔，僅保留紙質原文件及少量的具有永久保存價值的電子會計檔案紙質打印件，作為備查。
合思會計檔案管理系統(tǒng)所采用的“單軌制+單套制”是企業(yè)電子會計檔案管理的最高形態(tài)，這一點已成為業(yè)內共識，但有很多企業(yè)無法擺脫紙質檔案管理階段，究其根本原因，在于企業(yè)自身無法明確會計檔案中哪一部分是可以不打印的，哪一部分是需要打印出來的。合思會計檔案管理系統(tǒng)提示，企業(yè)內部生成的電子版原文件可以不打印，外部來源的可靠的電子原文件也不需要打印，只有具有永久保存價值的才需要打印。
可以看出，在電子會計原始文件越來越多的情況下，合思會計檔案管理系統(tǒng)真正可以實現(xiàn)高效管理檔案，幫助企業(yè)降本增效。同時合思會計檔案管理系統(tǒng)減少了紙張的浪費，幫助企業(yè)更好節(jié)能減排，綠色發(fā)展。
通過全面閉環(huán)的數字化檔案管理系統(tǒng)，合思會計電子檔案系統(tǒng)可以讓企業(yè)電子會計文件始終以電子狀態(tài)平穩(wěn)運行，以電子存檔方式最終完成歸檔。合思會計電子檔案系統(tǒng)幫助企業(yè)實現(xiàn)了以數字化思維去管理、利用檔案，保證電子會計檔案準確性、完整性、可用性、安全性全面落地。
在采集方面，合思會計電子檔案系統(tǒng)通過電子原文件校驗、業(yè)務質檢、四性檢測等檢測方案，保障檔案數據的真實完整和合規(guī)；在整理制檔方面，合思會計電子檔案系統(tǒng)以元數據管理和規(guī)則引擎的組合應用替換人工整理組裝，制檔過程防篡改和數據泄露；在數據安全方面，合思會計電子檔案系統(tǒng)采用在線備份、異地備份、容災備份、定期檢測、數據恢復、數據加密等安全機制，確保電子會計檔案電子化存儲安全；在調取利用方面，合思會計電子檔案系統(tǒng)利用環(huán)節(jié)以線上利用為主，紙檔只做備查，讓電子會計檔案真正發(fā)揮高效、共享、全面的價值。
隨著全電時代的到來，電子文件越來越普及，合思會計檔案管理系統(tǒng)可助力企業(yè)實現(xiàn)財務檔案全量數字化，達成企業(yè)財務檔案管理工作中“降本增效”的目標，實現(xiàn)真正的“無需歸檔”。
精彩活動早知道
關注“未來財務人研究院”公眾號
